En hoe zit het met elke nieuwe IKV en het verstrekken van een jaaropgave, het maken van loonstaten en het vragen om een kopie van het identiteitsbewijs?
Het Besluit IKV regelt per 1 januari 2023 wanneer een werkgever een IKV moet gebruiken, wanneer deze moet worden beëindigd en in welke gevallen een andere IKV moet worden gebruikt bij een doorlopende rechtsbetrekking.
Inhoudelijk wijzigt er niet veel. Nog steeds moet per rechtsbetrekking een IKV worden aangemaakt. De belangrijkste wijziging is dat de regels over de IKV zijn opgenomen in een besluit. De uitzondering dat opvolgende rechtsbetrekkingen in één IKV mogen worden aangeleverd, komt te vervallen.
Verder mag de IKV van een uitkeringsrecht niet langer worden samengevoegd met de IKV van de dienstbetrekking. Het al bestaande advies om deze twee rechtsbetrekkingen als aparte IKV’s aan te leveren wordt nu een verplichting.
Bij zwangerschap bijvoorbeeld betaalt de werkgever het loon door en wordt in de huidige praktijk vaak
de Wazo-uitkering niet afzonderlijk geadministreerd en aangegeven in de aangifte loonheffingen.
Met het besluit inzake de IKV moet de Wazo-uitkering in een aparte IKV in de loonaangifte worden opgenomen, waarbij een eventuele aanvulling op de uitkering in een rubriek in de IKV van de dienstbetrekking moet worden aangegeven.
Heffingsregels
Een IKV is de administratieve verwerking van een rechtsbetrekking in de administratie en heeft geen invloed op de fiscale heffingsregels, zoals de samenvoegingsbepalingen en voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR). De heffingsregels zijn van toepassing ongeacht het aantal IKV’s dat de werkgever voor een werknemer gebruikt.
Hierna volgt een antwoord op de volgende vragen:
- Moet bij elke nieuwe IKV een nieuwe loonstaat worden gemaakt?
- Moeten bij meerdere IKV’s in een jaar meerdere jaaropgaven worden verstrekt aan de werknemer?
- Moet bij elke nieuwe IKV opnieuw een identiteitsbewijs worden gevraagd aan de werknemer?
- Een werkgever heeft volgtijdelijk of gelijktijdig verschillende arbeidsovereenkomsten met een werknemer. De werkgever betaalt een éénmalige beloning of toeslag aan de werknemer. In welke IKV moet de werkgever dit verantwoorden?
- Moet de werkgever per IKV een aparte loonstrook maken en verstrekken?
Loonstaat
Per werknemer moet een loonstaat worden aangelegd overeenkomstig het door de inspecteur verstrekte model (of ander model met dezelfde gegevens). Er is geen wettelijke verplichting om een loonstaat per IKV aan te leggen. Ook is er geen verplichting om de bedragen per IKV te vermelden in de loonstaat.
Jaaropgave
De werkgever moet aan de werknemer jaarlijks opgave verstrekken van het genoten loon en de ingehouden belasting, premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw en de
verrekende arbeidskorting en de door de werkgever verschuldigde premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw. Er is geen wettelijke verplichting om dat per IKV te doen.
De werkgever mag meerdere IKV’s van een werknemer in de jaaropgave van die werknemer vermelden of de IKV’s van die werknemer samentellen.
Identiteitsbewijs
De identiteit van de werknemer moet worden vastgesteld, vóórdat hij gaat werken en een goed leesbare kopie van het identiteitsbewijs worden bewaard in de loonadministratie. Het is niet noodzakelijk om voor elke nieuwe IKV opnieuw een identiteitsbewijs te vragen en opnieuw een kopie op te slaan.
Loon verantwoorden
De werkgever moet loon verantwoorden in de IKV van de arbeidsovereenkomst waaruit het loon voortvloeit. Dit geldt ook voor een éénmalige beloning of een toeslag die de werkgever betaalt aan
de werknemer. Ontvangt de werknemer bijvoorbeeld een winstuitkering die gebaseerd is op de
arbeidsovereenkomst waarvoor de werkgever IKV 1 gebruikt, dan moet de werkgever die
winstuitkering ook in deze IKV opgeven.
Is niet vast te stellen welke IKV de basis is voor de loonbetaling, dan mag de winstuitkering evenredig verdeeld worden over de beide IKV’s. Dit kan naar rato van het loon, de verloonde uren of de contractueel overeengekomen uren, waarbij sprake moet zijn van een bestendige gedragslijn.
Loonstrook
De regels over de IKV hebben geen invloed op de loonstrook of de loonstroken die de werkgever aan de werknemer moet verstrekken. De werkgever moet bij elke voldoening van het loon een loonstrook verstrekken. Daarin moet hij een aantal aspecten van de arbeidsovereenkomst en het loon vermelden.
Indien in een periode sprake is van twee arbeidsovereenkomsten en dus ook twee IKV’s zal de werkgever in de loonstrook de gegevens moeten vermelden per arbeidsovereenkomst voor zover verschillend. Aan die verplichting kan hij voldoen door dan twee loonstroken te verstrekken. Dit geldt ook als de werkgever naast het loon een uitkering namens het UWV doorbetaalt en hij dus twee IKV’s maakt.
Bron: Kennisdocument IKV
