• Nieuws
  • Corona
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Event
  • Kennisdocs
  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
Salaris Vanmorgen

  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
Aanmelden nieuwsbrief
  • Nieuws
  • Corona
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Event
  • Kennisdocs
Home » Personeelsdossiers: wat zijn de voorwaarden volgens AVG?

Personeelsdossiers: wat zijn de voorwaarden volgens AVG?

Nieuws

Werkgevers verwerken veel persoonsgegevens van werknemers. Deze zijn vaak opgenomen in een personeelsdossier. Welke voorwaarden gelden hiervoor?

17 februari 2021 door Salaris Vanmorgen

Werkgevers mogen alleen een personeelsdossier aanleggen als dat noodzakelijk is om een arbeidsovereenkomst uit te voeren. Daarbij moeten zij rekening houden met de privacy van de werknemers.

Voorwaarden personeelsdossier

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) geven de voorwaarden voor het aanleggen van personeelsdossiers.

Werkgevers:

  • zijn verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier;
  • mogen niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is, en de gegevens moeten relevant zijn;
  • moeten de werknemers informeren, onder meer over welke gegevens zij verzamelen, voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond;
  • moeten de persoonsgegevens passend beveiligen, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen;
  • mogen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is;
  • moeten werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien – dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier – en eventueel te rectificeren te beperken of te verwijderen;
  • moeten werknemers afzonderlijk wijzen op het recht van bezwaar bij de verwerking van gegevens op grond van het gerechtvaardigd belang;
  • moeten werknemers in voorkomende gevallen de mogelijkheid bieden hun recht op dataportabiliteit (recht om gegevens over te dragen) uit te oefenen.

    Let op:
    de werknemer kan niet alle soorten gegevens laten overdragen. Het gaat alleen om digitale gegevens. Papieren dossiers vallen er dus niet onder. Daarnaast gaat het om persoonsgegevens die een organisatie óf met zijn toestemming verwerkt óf om een overeenkomst met de werknemer uit te voeren.

Welke gegevens in personeelsdossier?

Welke gegevens mag de werkgever opnemen in het personeelsdossier?

De hoofdregel is dat de werkgever alleen gegevens in het personeelsdossier mag opnemen die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier.

In het personeelsdossier bewaart de werkgever de gegevens die hij nodig heeft om de arbeidsovereenkomst met de werknemer te kunnen uitvoeren. Een goed personeelsdossier bevat alle actuele gegevens op basis waarvan de werkgever zijn beslissingen over de werkgever kan onderbouwen, bijvoorbeeld salarisverhoging of ontslag.

 

Bepaalde gegevens heeft de werkgever nodig om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het betalen van belasting en premies. Andere gegevens zijn belangrijk voor bijvoorbeeld het personeelsbeleid.

Inhoud personeelsdossier

De werkgever mag onder meer de volgende gegevens in het personeelsdossier opnemen:

  • klachten;
  • waarschuwingen;
  • verzuimfrequentie (hoe vaak de werknemer er niet is);
  • verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken die door de werknemer voor akkoord of gezien zijn getekend;
  • een kopie van het identiteitsbewijs;
  • het burgerservicenummer (BSN);
  • persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende.

Medische gegevens

De werkgever mag de medische gegevens van werknemers in principe niet opnemen in het personeelsdossier.

Strafrechtelijke gegevens

De werkgever mag strafrechtelijke persoonsgegevens alleen onder strikte voorwaarden verwerken:

  • de verwerking van deze gegevens is noodzakelijk om de belangen van de werkgever te beschermen;
  • het gaat om strafbare feiten die zijn of worden gepleegd jegens de werkgever of jegens zijn werknemers;
  • de verwerking vindt plaats volgens de regels die zijn vastgesteld in overeenstemming met de Wet op de ondernemingsraden.

Gegevens over ras

De werkgever mag alleen gegevens over het ras in het personeelsdossier opnemen als dat nodig is om de werknemer te kunnen identificeren of om een voorkeursbeleid (positieve discriminatie) toe te passen.

Toegang tot personeelsdossier

Het personeelsdossier is alleen toegankelijk voor personen voor wie toegang tot deze gegevens noodzakelijk is om hun werkzaamheden te kunnen doen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de directe leidinggevende of medewerkers van de afdeling personeelszaken.

Regeling toegang personeelsdossier

Soms zijn er binnen een organisatie specifieke regelingen over wie toegang heeft tot personeelsdossiers. Zo kan binnen de organisatie geregeld zijn dat alleen personen die (extra) gescreend zijn, toegang hebben tot personeelsdossiers.

Personeelsdossiers digitaliseren

De werkgever mag het personeelsdossier digitaliseren. Maar de werkgever mag het originele papieren dossier pas vernietigen als hij zorgt voor goede beveiliging van het digitale dossier.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt beveiligingseisen aan zowel een digitaal als een papieren personeelsdossier. De werkgever moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat slechts een beperkt aantal mensen toegang heeft tot het personeelsdossier.

Andere beveiligingsmaatregelen

Verder vraagt een digitaal dossier andere beveiligingsmaatregelen dan een papieren dossier. Denk hierbij bijvoorbeeld aan firewalls als beveiligingsmaatregel wanneer het personeelsinformatiesysteem gekoppeld is aan het internet, zoals bij de mogelijkheid voor werknemers om online hun personeelsdossier in te zien.

Gegevens reiskostenvergoeding

Voor het bepalen van de reiskostenvergoeding mag de werkgever niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is. De werkgever heeft alleen het woonadres nodig.

De werkgever mag hierbij niet vragen naar bijvoorbeeld het koop- of huurcontract van de woning. Hier staat namelijk ook andere (persoonlijke) informatie op, die niet relevant is voor het bepalen van de reiskostenvergoeding. De werkgever heeft voor dit doel genoeg aan het woonadres uit het personeelsdossier of een uittreksel uit het bevolkingsregister waarop het adres staat.

Gegevens bewaren

Hoe lang mag de werkgever gegevens in het personeelsdossier bewaren?

Dat hangt af van het soort gegevens. De werkgever is wettelijk verplicht sommige gegevens uit het personeelsdossier een bepaalde tijd te bewaren.

De werkgever moet gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, 7 jaar bewaren nadat de werknemer uit dienst is. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs moet de werkgever 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaren.

Geen wettelijke bewaartermijnen

Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van 2 jaar nadat het dienstverband is beëindigd. Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet de werkgever ze direct verwijderen.

Voorbeelden van dit soort gegevens zijn:

  • verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken;
  • arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin;
  • correspondentie over benoeming;
  • promotie;
  • degradatie en ontslag;
  • afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad;
  • getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.

Langer bewaren

De werkgever kan gegevens van de (ex-)werknemer langer bewaren als er een arbeidsconflict met de werknemer is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.

Personeelsdossier naar andere organisatie

Mag de werkgever het personeelsdossier overdragen aan een andere organisatie?

Dit mag bij een faillissement, fusie of overname. Maar om de privacy te beschermen moet de werkgever zich hierbij wel aan de volgende voorwaarden houden:

  • De werkgever kondigt de overdracht aan, bijvoorbeeld via intranet of het personeelsblad.
  • De werkgever mag niet meer gegevens verstrekken dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of aanstelling als ambtenaar. De werkgever moet daarom het personeelsdossier opschonen en alle oude en niet meer relevante gegevens verwijderen.
  • De werknemer krijgt de mogelijkheid om het personeelsdossier in te zien en eventueel bepaalde gegevens te laten corrigeren, beperken of verwijderen. Ook kan hij in voorkomende gevallen bezwaar maken.

Personeelsdossier inzien

Kan een werknemer zijn personeelsdossier inzien en/of gegevens laten corrigeren, beperken of verwijderen?

Ja, dat kan. De werknemer heeft het recht om het personeelsdossier in te zien. Ook kan hij een verzoek doen om gegevens in het personeelsdossier te laten corrigeren, beperken of verwijderen. Ook kan hij in voorkomende gevallen bezwaar maken.

Bron: Autoriteit Persoonsgegevens

 

Categorie: Nieuws Tags: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), personeelsdossiers, persoonsgegevens

Tags: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), personeelsdossiers, persoonsgegevens

Gerelateerde artikelen

4 maart 2021

Uitvraag AVG en gegevensverwerking zieke werknemers

4 maart 2021

Bijzondere persoonsgegevens volgens de AVG: hoe zit dat?

1 maart 2021

Autoriteit Persoonsgegevens: explosieve groei datadiefstal in 2020

23 februari 2021

Controle van werknemers: wat mag (niet) volgens AVG?

Hoofdsponsor

Transitievergoeding: van regels tot praktische rekenvoorbeelden
Einde vaste reiskostenvergoeding, registreer in Nmbrs® kantoordagen
Welke HR-diensten levert jouw accountants- of administratiekantoor? – Onderzoek
Verkiezingen voor de salarisadministrateur: kies maar!
Wet flexibel werken – absoluut recht op thuiswerken na wetswijziging?
Toch eerder stoppen met werken?
Clubhouse voor salarisadministrateurs: doe mee!
Quoratio Groep
Sazas

Partners

Transitievergoeding: van regels tot praktische rekenvoorbeelden
Einde vaste reiskostenvergoeding, registreer in Nmbrs® kantoordagen
Welke HR-diensten levert jouw accountants- of administratiekantoor? – Onderzoek
Verkiezingen voor de salarisadministrateur: kies maar!
Wet flexibel werken – absoluut recht op thuiswerken na wetswijziging?
Toch eerder stoppen met werken?
Clubhouse voor salarisadministrateurs: doe mee!
Quoratio Groep
Sazas

Meest gelezen berichten

  • Aangifte inkomstenbelasting 2020 doen vanaf 1 maart 2021
  • Aangifte inkomstenbelasting vanaf 1 maart 2020
  • Jubileumuitkering onbelast: hoe zit het precies?
  • Loonbelastingtabellen 2021 – witte en groene tabellen
  • Weinig baankans als administratieve kracht, wel als salarisadministrateur

Opleidingen

Vacatures

Salarisadministrateur (m/v)
WEA Accountants & Adviseurs
Teamleider Werkgeversservice 32-40 uur
acconavm
Senior Salarisadministrateur 32-40 uur
acconavm
Coördinator Salarisadministrateur – Workstead Renswoude
Strictly People
Senior Salarisadministrateur – FysioHolland Nieuwegein
Strictly People- FysioHolland Nieuwegein
Payroll Consultant – Work>flows Etten-Leur
Strictly People
Yuki Back Office medewerker 16-24 uur per week
Van de Kamp & Van Gelder
Professional – Loonadministrateur
Van Oers Accountancy & Advies
International Payroll Specialist SUZOHAPP De Meern/Poznan/Salford
Strictly People
Yuki Back Office manager – 24 uur per week
Van de Kamp & Van Gelder
Salarisadministrateur (parttime) – ONS Zwolle
Strictly People
Salarisadministrateur 32-40 uur
De Hooge Waerder
Ervaren Salarisadministrateur – Van Herwijnen Kreston 32-39 uur
Van Herwijnen Kreston
Professional – Loonadministrateur Onderwijs
Van Oers Accountancy & Advies

Vriend van Salaris Vanmorgen

abonneer nieuwsbrief FV

Salaris Vanmorgen (SV) is het platform voor salarisadministrateurs met nieuws en verdieping op het gebied van salarisadministratie.

Salaris Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Corona
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Event
  • Kennisdocs

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers Vanmorgen
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
logo FV