• Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • STAP-budget
  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
Salaris Vanmorgen

  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
Aanmelden nieuwsbriefGratis deelnemen met het STAP-budgett
  • Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • STAP-budget
Home » Personeelsdossiers: wat zijn de voorwaarden volgens AVG?

Personeelsdossiers: wat zijn de voorwaarden volgens AVG?

Nieuws

Werkgevers verwerken veel persoonsgegevens van werknemers. Deze zijn vaak opgenomen in een personeelsdossier. Welke voorwaarden gelden hiervoor?

17 februari 2021 door Salaris Vanmorgen

Werkgevers mogen alleen een personeelsdossier aanleggen als dat noodzakelijk is om een arbeidsovereenkomst uit te voeren. Daarbij moeten zij rekening houden met de privacy van de werknemers.

Voorwaarden personeelsdossier

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) geven de voorwaarden voor het aanleggen van personeelsdossiers.

Werkgevers:

  • zijn verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier;
  • mogen niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is, en de gegevens moeten relevant zijn;
  • moeten de werknemers informeren, onder meer over welke gegevens zij verzamelen, voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond;
  • moeten de persoonsgegevens passend beveiligen, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen;
  • mogen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is;
  • moeten werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien – dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier – en eventueel te rectificeren te beperken of te verwijderen;
  • moeten werknemers afzonderlijk wijzen op het recht van bezwaar bij de verwerking van gegevens op grond van het gerechtvaardigd belang;
  • moeten werknemers in voorkomende gevallen de mogelijkheid bieden hun recht op dataportabiliteit (recht om gegevens over te dragen) uit te oefenen.

    Let op:
    de werknemer kan niet alle soorten gegevens laten overdragen. Het gaat alleen om digitale gegevens. Papieren dossiers vallen er dus niet onder. Daarnaast gaat het om persoonsgegevens die een organisatie óf met zijn toestemming verwerkt óf om een overeenkomst met de werknemer uit te voeren.

Welke gegevens in personeelsdossier?

Welke gegevens mag de werkgever opnemen in het personeelsdossier?

De hoofdregel is dat de werkgever alleen gegevens in het personeelsdossier mag opnemen die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier.

In het personeelsdossier bewaart de werkgever de gegevens die hij nodig heeft om de arbeidsovereenkomst met de werknemer te kunnen uitvoeren. Een goed personeelsdossier bevat alle actuele gegevens op basis waarvan de werkgever zijn beslissingen over de werkgever kan onderbouwen, bijvoorbeeld salarisverhoging of ontslag.

 

Bepaalde gegevens heeft de werkgever nodig om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het betalen van belasting en premies. Andere gegevens zijn belangrijk voor bijvoorbeeld het personeelsbeleid.

Inhoud personeelsdossier

De werkgever mag onder meer de volgende gegevens in het personeelsdossier opnemen:

  • klachten;
  • waarschuwingen;
  • verzuimfrequentie (hoe vaak de werknemer er niet is);
  • verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken die door de werknemer voor akkoord of gezien zijn getekend;
  • een kopie van het identiteitsbewijs;
  • het burgerservicenummer (BSN);
  • persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende.

Medische gegevens

De werkgever mag de medische gegevens van werknemers in principe niet opnemen in het personeelsdossier.

Strafrechtelijke gegevens

De werkgever mag strafrechtelijke persoonsgegevens alleen onder strikte voorwaarden verwerken:

  • de verwerking van deze gegevens is noodzakelijk om de belangen van de werkgever te beschermen;
  • het gaat om strafbare feiten die zijn of worden gepleegd jegens de werkgever of jegens zijn werknemers;
  • de verwerking vindt plaats volgens de regels die zijn vastgesteld in overeenstemming met de Wet op de ondernemingsraden.

Gegevens over ras

De werkgever mag alleen gegevens over het ras in het personeelsdossier opnemen als dat nodig is om de werknemer te kunnen identificeren of om een voorkeursbeleid (positieve discriminatie) toe te passen.

Toegang tot personeelsdossier

Het personeelsdossier is alleen toegankelijk voor personen voor wie toegang tot deze gegevens noodzakelijk is om hun werkzaamheden te kunnen doen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de directe leidinggevende of medewerkers van de afdeling personeelszaken.

Regeling toegang personeelsdossier

Soms zijn er binnen een organisatie specifieke regelingen over wie toegang heeft tot personeelsdossiers. Zo kan binnen de organisatie geregeld zijn dat alleen personen die (extra) gescreend zijn, toegang hebben tot personeelsdossiers.

Personeelsdossiers digitaliseren

De werkgever mag het personeelsdossier digitaliseren. Maar de werkgever mag het originele papieren dossier pas vernietigen als hij zorgt voor goede beveiliging van het digitale dossier.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt beveiligingseisen aan zowel een digitaal als een papieren personeelsdossier. De werkgever moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat slechts een beperkt aantal mensen toegang heeft tot het personeelsdossier.

Andere beveiligingsmaatregelen

Verder vraagt een digitaal dossier andere beveiligingsmaatregelen dan een papieren dossier. Denk hierbij bijvoorbeeld aan firewalls als beveiligingsmaatregel wanneer het personeelsinformatiesysteem gekoppeld is aan het internet, zoals bij de mogelijkheid voor werknemers om online hun personeelsdossier in te zien.

Gegevens reiskostenvergoeding

Voor het bepalen van de reiskostenvergoeding mag de werkgever niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is. De werkgever heeft alleen het woonadres nodig.

De werkgever mag hierbij niet vragen naar bijvoorbeeld het koop- of huurcontract van de woning. Hier staat namelijk ook andere (persoonlijke) informatie op, die niet relevant is voor het bepalen van de reiskostenvergoeding. De werkgever heeft voor dit doel genoeg aan het woonadres uit het personeelsdossier of een uittreksel uit het bevolkingsregister waarop het adres staat.

Gegevens bewaren

Hoe lang mag de werkgever gegevens in het personeelsdossier bewaren?

Dat hangt af van het soort gegevens. De werkgever is wettelijk verplicht sommige gegevens uit het personeelsdossier een bepaalde tijd te bewaren.

De werkgever moet gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, 7 jaar bewaren nadat de werknemer uit dienst is. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs moet de werkgever 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaren.

Geen wettelijke bewaartermijnen

Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van 2 jaar nadat het dienstverband is beëindigd. Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet de werkgever ze direct verwijderen.

Voorbeelden van dit soort gegevens zijn:

  • verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken;
  • arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin;
  • correspondentie over benoeming;
  • promotie;
  • degradatie en ontslag;
  • afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad;
  • getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.

Langer bewaren

De werkgever kan gegevens van de (ex-)werknemer langer bewaren als er een arbeidsconflict met de werknemer is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.

Personeelsdossier naar andere organisatie

Mag de werkgever het personeelsdossier overdragen aan een andere organisatie?

Dit mag bij een faillissement, fusie of overname. Maar om de privacy te beschermen moet de werkgever zich hierbij wel aan de volgende voorwaarden houden:

  • De werkgever kondigt de overdracht aan, bijvoorbeeld via intranet of het personeelsblad.
  • De werkgever mag niet meer gegevens verstrekken dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of aanstelling als ambtenaar. De werkgever moet daarom het personeelsdossier opschonen en alle oude en niet meer relevante gegevens verwijderen.
  • De werknemer krijgt de mogelijkheid om het personeelsdossier in te zien en eventueel bepaalde gegevens te laten corrigeren, beperken of verwijderen. Ook kan hij in voorkomende gevallen bezwaar maken.

Personeelsdossier inzien

Kan een werknemer zijn personeelsdossier inzien en/of gegevens laten corrigeren, beperken of verwijderen?

Ja, dat kan. De werknemer heeft het recht om het personeelsdossier in te zien. Ook kan hij een verzoek doen om gegevens in het personeelsdossier te laten corrigeren, beperken of verwijderen. Ook kan hij in voorkomende gevallen bezwaar maken.

Bron: Autoriteit Persoonsgegevens

 

Categorie: Nieuws Tags: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), personeelsdossiers, persoonsgegevens

Tags: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), personeelsdossiers, persoonsgegevens

Gerelateerde artikelen

17 januari 2023

AVG en verplichtingen voor de werkgever: hoe zit het precies?

16 december 2022

Zakelijke inbox delen met onderzoekers is geen schending van AVG

28 november 2022

Dossier AVG in werksituaties – praktische en verdiepende informatie

8 november 2022

Foto werknemer op website werkgever plaatsen: mag dat?

Hoofdsponsor

Werkgevers betalen meer loonkosten per minimumloner
Maak ruimte voor een starter: iedereen moet ergens beginnen!
Loondoorbetaling zieke AOW’er van 13 naar 6 weken: het wat en waarom
Vier salarissoftware trends voor 2023
Masterclass Arbeidsrecht en sociale zekerheid
Werknemers met financiële zorgen helpen: drie tips
‘Respijt voor NOW 1’ zet ondernemers op verkeerde been
Juiste informatie over transitievergoeding bij overgang van onderneming
Doorstuderen na VPS: wat kun je doen?

Partners

Werkgevers betalen meer loonkosten per minimumloner
Maak ruimte voor een starter: iedereen moet ergens beginnen!
Loondoorbetaling zieke AOW’er van 13 naar 6 weken: het wat en waarom
Vier salarissoftware trends voor 2023
Masterclass Arbeidsrecht en sociale zekerheid
Werknemers met financiële zorgen helpen: drie tips
‘Respijt voor NOW 1’ zet ondernemers op verkeerde been
Juiste informatie over transitievergoeding bij overgang van onderneming
Doorstuderen na VPS: wat kun je doen?

Meest gelezen berichten

  • Iedere werknemer minimaal 85 euro netto meer per maand in 2023
  • Loonbelastingtabellen 2023 beschikbaar – witte en groene tabellen
  • Wat verandert er op jouw loonstrook in 2023?
  • Uitkeringen als WIA, WW, Ziektewet en AOW stijgen per 1 januari 2023
  • Werknemer met modaal inkomen krijgt in 2023 netto 91 euro meer

NIRPA

Opleidingen

27
jan
Compensation & Benefits Consultant (CBC®)
Markus Verbeek Praehep
30
jan
Excel-training voor Financiële Professionals
Markus Verbeek Praehep
02
feb
Grensoverschrijdend Werken (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
06
feb
HBO Associate degree Payroll Services
Markus Verbeek Praehep
06
feb
Online Excel training voor de salarisadministrateur (basis)
MOCuitgevers
08
feb
HBO Bachelor Management Payroll Services
Markus Verbeek Praehep
09
feb
Online cursus Update loonheffingen en hybride werken
MOCuitgevers
10
feb
IB-geen Winst en Loonbelasting
Markus Verbeek Praehep
14
feb
Inkomstenbelasting voor de Salarisadministrateur (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
16
feb
Online cursus Wet bedrag ineens, RVU en verlofsparen
MOCuitgevers
17
feb
Loonbeslag, Beslagvrije Voet en Preferentie (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
20
feb
Manager Payroll Services & Benefits
Markus Verbeek Praehep
23
feb
Arbeidsrecht – Disfunctioneren (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
27
feb
Pensioenen (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
01
mrt
Post Bachelor Arbeidsrecht en Sociale Zekerheid
Markus Verbeek Praehep
03
mrt
Praktijkdiploma Loonadministratie (PDL®)
Markus Verbeek Praehep
06
mrt
Online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping)
MOCuitgevers
06
mrt
Tweedaagse online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping en specialisatie)
MOCuitgevers
07
mrt
Strategische Arbeidsvoorwaarden en Belonen
Markus Verbeek Praehep
09
mrt
Cursus Inkomstenbelasting voor de salarisadministrateur
MOCuitgevers
10
mrt
Training DGA voor Salarisadministrateurs en Beloningsadviseurs (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
13
mrt
Training HR voor Salarisadministrateurs (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
13
mrt
Cursus Internationaal / grensoverschrijdend werken
MOCuitgevers
16
mrt
Cursus Van salarisadministrateur naar beloningsadviseur (basis)
MOCuitgevers
16
mrt
Training Inkomstenbelasting, de Essentie
Markus Verbeek Praehep
20
mrt
Training Loonbelasting voor Financials, de Essentie
Markus Verbeek Praehep
21
mrt
Cursus Samenwerken financiële- en salarisadministratie
MOCuitgevers
22
mrt
Training Omzetbelasting, de Essentie
Markus Verbeek Praehep
27
mrt
Online Excel training voor salarisadministrateurs (specialisatie)
MOCuitgevers
30
mrt
Online training Power Query voor HR en salarisadministrateurs
MOCuitgevers
18
apr
Cursus Werkkostenregeling
MOCuitgevers
20
apr
Cursus DGA verlonen
MOCuitgevers
16
mei
Cursus Van salarisadministrateur naar beloningsadviseur (verdieping)
MOCuitgevers
06
jun
Cursus Werkkostenregeling bij gemeenten (introductie)
MOCuitgevers
06
jun
Online cursus Personeel en AVG/privacy
MOCuitgevers
15
jun
Online cursus Werkkostenregeling
MOCuitgevers

Vacatures

Salarisadministrateur
Flynth
Senior salarisadministrateur Bussum
Moore MTH
Salarisadministrateur Den Haag
Verbond van Verzekeraars
Payroll consultant Zoetermeer
a/s Works
(senior) Loonadviseur
Scab
Ervaren salarisadministrateur
HLB Witlox Van den Boomen
Vacature Salarisadministrateur
WEA Deltaland
Traineeship HR Payroll Consultant | Randstad – Randstad
a/s Works
Intern salarisadministrateur / payroll specialist
HLB Witlox Van den Boomen
Senior salarisadviseur (Raalte)
De Jong & Laan
Salarisadviseur (Harderwijk)
De Jong & Laan
Specialist loonheffingen (Hoogeveen/Groningen)
De Jong & Laan
Professional – Loonadministrateur
Van Oers
Fiscount zoekt een specialist sociale zekerheid
Fiscount
(senior) Loonadministrateur
Scab
Senior Salarisspecialist
Infacto
Salaris/HR adviseur
Bentecera
Professional – Loonadministrateur
Van Oers Accountancy & Advies
Payroll Specialist – B&S Dordrecht
Strictly People
Consultant HRM (AFAS)
a/s WORKS
Salarisadministrateur (m/v/x) 16 tot 40 uur mogelijk. Remote, hybride of in Den Haag
Duits-Nederlandse Handelskamer
Traineeship Loonadministratie & Advies
Scab
Ervaren medewerker administratieve dienstverlening Nieuwegein, 32-40 uur
van helder
Payroll consulent (32-40 uur)
BROADSTREET
Medior Salarisspecialist
Infacto
Teamleider Salarisadvies
HLB Witlox Van den Boomen
Payroll Professional
CROP
Salarisprofessional
HLB Witlox Van den Boomen
Parttime/Fulltime Salarisadministrateur- Denekamp
De Kok
Salarisadministrateur / AFAS Payroll Barendrecht e.o.
Visser & Visser
Senior Salarisadministrateur
Flynth
Junior salarisadministrateur
Moore MTH
(Sr.) Loonadministrateur
Scab
Salarisadviseur (Hoogeveen)
de Jong & Laan
Professional salarisadministrateur
Bentecera
Salarisadministrateur 24-40 uur per week in Ridderkerk (€2.600-€ 3.800)
Lansigt accountants en belastingadviseurs
Senior Payroll Specialist
Randstad Groep Nederland
Assistent Salarisadministrateur Heerlen
RSM Netherlands Loonadviesgroep B.V.
Salarisadministrateur – ISS Utrecht
Strictly People
Adviseur Digital HRM
HLB Witlox Van den Boomen
Salarisadministrateur
Flynth
Vacature Salarisadministrateur Regio Rotterdam Rijnmond en Breda
a/s WORKS
Salarisadministrateur
RSM Netherlands Loonadviesgroep B.V.
Traineeship HR-payroll consultant | Regio Apeldoorn
a/s WORKS
Professional – Loonadministrateur Onderwijs
Van Oers Accountancy & Advies
Junior Functioneel Beheerder (AFAS) – Arnhem
Strictly People
HR adviseur (extern)
Scab
Salarisadministrateur – Intergamma Leusden
Strictly People
Senior Salarisadministrateur Eindhoven
KSS (onderdeel van Wij zijn Jong)
Salarisadministrateur – UMC Utrecht
Strictly People
(Ervaren) Salarisadministrateur parttime/fulltime
Payroll Totaal
Senior Salarisadministrateur
Flynth
Medior salarisadministrateur
Moore MTH
Specialist arbeidsrecht
Fiscount
Assistent Salarisadministrateur Alkmaar
RSM Netherlands Loonadviesgroep B.V.
Salarisadministrateur
Ruigrok

Vriend van Salaris Vanmorgen

abonneer nieuwsbrief FV

Salaris Vanmorgen (SV) is het platform voor salarisadministrateurs met nieuws en verdieping op het gebied van salarisadministratie.

Salaris Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Cedeo erkend

Categorie

  • Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • STAP-budget

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers Vanmorgen
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
logo FV