Een werkgever mag met een werknemer onder voorwaarden afspraken maken over terugbetaling van studiekosten, die in eerste instantie door de werkgever zijn voldaan. De kantonrechter oordeelt in een recente uitspraak of de werkgever heeft voldaan aan de voorwaarden voor terugvordering van de door de werkgever gemaakte studiekosten.
Wat is de situatie?
De werkgever houdt zich onder meer bezig met het adviseren van bedrijven en organisaties op het gebied van privacy en gegevensbescherming. Als onderdeel van haar activiteiten verzorgt de werkgever verschillende opleidingen waaronder een opleiding tot Functionaris voor Gegevensbescherming (FG). Dit is een geaccrediteerde HBO-opleiding die bestaat uit 30 modules à € 500 per module.
Eind 2016 zijn de werkgever en de werknemer in gesprek geraakt over de mogelijkheid dat de werknemer bij de werkgever in dienst zou treden. Voorwaarde voor indiensttreding bij de werkgever was het volgen van de opleiding FG .
De werkgever heeft op 29 december 2016 aan de werknemer een brief gestuurd waarin onder meer het volgende staat:
“Naar aanleiding van enkele gesprekken (…) zend ik je bijgaand een voorstel voor een arbeidsovereenkomst en het daarbij behorende reglement toe. Tevens ontvang je separaat een studieovereenkomst.
(…)
Voor de deelname aan de FG-leergang worden geen kosten in rekening gebracht. Wel is een studieregeling van toepassing.
Indien je het er mee eens bent dan verzoek ik je, bij wege van aanvaarding van het aanbod, de arbeidsovereenkomst, alsmede het reglement arbeidsvoorwaarden en een studieregeling getekend te retourneren”
De werknemer heeft de brief en de daarbij gevoegde arbeidsovereenkomst ondertekend en aan de werkgever retour gezonden.
De werknemer is op 1 februari 2017 in dienst getreden bij de werkgever. Het betrof een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd tot 1 februari 2018.
De werknemer heeft tijdens het dienstverband (een deel van) de opleiding FG gevolgd. De werknemer heeft in totaal 13 modules gevolgd.
Op 4 juli 2017 heeft de werknemer een email aan de werkgever gestuurd waarin zij voor zover hier van belang, het volgende schrijft:
“In mijn contract staat dat er een studie overeenkomst van toepassing is. Bij het tekenen van mijn contract is geen studieovereenkomst voorgelegd. (…) Tot op heden is er geen contact meer geweest tussen ons over een eventuele studieovereenkomst. Collega’s die ik heb gesproken die ook de opleiding volgen of hebben gevolgd hebben geen studieovereenkomst, daarom ben ik ervan uitgegaan dat er (nog) geen behoefte is om nadere afspraken te maken. Mocht dat anders zijn dan ga ik ervan uit dat daar binnenkort contact over opgenomen wordt. “
De werkgever heeft op deze email als volgt gereageerd:
“Goed idee de werknemer ! [Y] plant functioneringsgesprekken in. Als het goed is, krijg je binnenkort een agendaverzoek. (…) ”
De werknemer heeft op 22 augustus 2018 de arbeidsovereenkomst met de werkgever opgezegd.
Op 14 juni 2019 is aan de werknemer een factuur gestuurd voor een bedrag van € 7.865 in verband met de deelname aan de leergang FG. De werknemer heeft deze factuur ondanks betalingsherinneringen niet betaald.
Vordering werkgever
De werkgever vordert dat de werknemer wordt veroordeeld om aan de werkgever te betalen een bedrag van € 8.633,25 te vermeerderen met de wettelijke rente over € 7.865 vanaf de dag der dagvaarding, alsmede de (na)kosten van de procedure, te vermeerderen met de wettelijke rente.
De werkgever legt aan de vordering ten grondslag dat met de werknemer een studieregeling is overeengekomen. In deze studieregeling is een terugbetalingsverplichting voor de opleiding opgenomen waarin een glijdende schaal is gehanteerd indien een dienstverband binnen twee jaar na het voltooien van de opleiding door de werknemer wordt beëindigd. De werknemer is uit dienst getreden nog voordat zij de opleiding FG had afgerond, zodat voor haar een terugbetalingsverplichting geldt.
De werkgever vordert volgens de in de studieregeling opgenomen glijdende schaal de volledige kosten van de genoten (13) modules. Ondanks aanmaning daartoe heeft de werkgever geen betaling kunnen verkrijgen van de werknemer zodat zij aanspraak maakt op buitengerechtelijke kosten en wettelijke rente.
Verweer werknemer
De werknemer voert verweer. Zij voert aan dat er geen studieregeling is overeen gekomen. Er is nooit (tot nu toe niet) een studieregeling met enige terugbetalingsverplichting verstrekt, laat staan dat zij daarmee akkoord is gegaan. In de brief van 29 december 2016 wordt wel verwezen naar een studieregeling die van toepassing zou zijn, maar wat de inhoud van deze studieregeling zou zijn volgt niet uit deze brief. Door deze verwijzing naar de studieregeling is dan ook geen studieregeling overeengekomen. de werknemer was ook niet op de hoogte van de kosten van de opleiding.
De werknemer voert verder aan dat de werkgever zich niet als een goed werkgever heeft gedragen door de werknemer niet voorafgaand aan het tot stand komen van de arbeidsovereenkomst en het starten van de opleiding te wijzen op de exacte kosten daarvan en het risico van een terugbetalingsverplichting. Verder betreft het, aldus de werknemer , een interne opleiding, zodat de werkgever daarvoor ten onrechte het geldende commerciële tarief in rekening brengt in plaats van de werkelijke kosten. Ook betwist de werknemer dat de opleiding voor haar zeer waardevol is geweest, nu zij daarvoor geen diploma of getuigschrift heeft ontvangen. Daarnaast is er sprake van ongelijke behandeling van de werknemer nu bij andere medewerkers nooit studiekosten zijn teruggevorderd.
Oordeel kantonrechter
Beoordeeld moet worden of de werknemer gehouden is de door de werkgever gevorderde kosten van de door haar gevolgde opleiding aan de werkgever te vergoeden.
Op zich is het een werkgever toegestaan met een werknemer afspraken te maken over een eventuele terugbetaling van studiekosten, die aanvankelijk door de werkgever zijn voldaan. Daarvoor moet, gelet op vaste jurisprudentie van de Hoge Raad, aan een aantal voorwaarden worden voldaan.
Voorwaarden studieregeling
Het moet gaan om een regeling die:
- de tijdspanne vaststelt gedurende welke de werkgever geacht wordt baat te hebben van de door de werknemer tijdens diens studiewerkzaamheden verworven kennis en vaardigheden;
- bepaalt dat de werknemer, indien de dienstbetrekking eindigt, het loon over die periode aan de werkgever zou moeten terugbetalen, en
- deze terugbetalingsverplichting vermindert naar evenredigheid van het voortduren van de dienstbetrekking gedurende de onder 1. bedoelde tijdspanne.
Daarnaast heeft de Hoge Raad echter ook een aantal aanvullende voorwaarden gesteld, zoals de voorwaarde dat de terugbetalingsregeling met haar (financiële) gevolgen duidelijk moet zijn geweest voor de werknemer. Dit brengt tenminste met zich dat de werknemer uiterlijk ten tijde van het overeenkomen van de afspraken over (mogelijke terugbetaling van) opleidingskosten, deugdelijk (schriftelijk) moet zijn geïnformeerd over de hoogte van die kosten.
Naar het oordeel van de kantonrechter is in dit geval niet voldaan aan de voorwaarden voor terugvordering van de door de werkgever gemaakte studiekosten. Daarvoor is het volgende van belang.
Studieregeling niet gestuurd
In de brief van 29 december 2016 staat vermeld dat de werknemer de opleiding FG zal volgen waarvoor geen kosten in rekening worden gebracht. Daarachter staat wel dat er een studieregeling van toepassing is, maar op geen enkele wijze wordt daarbij vermeld dat deze inhoudt dat de kosten eventueel moeten worden terugbetaald en om welke kosten het daarbij gaat.
Uit het feit dat in de brief van 29 december 2016 staat vermeld dat de studieregeling separaat aan de werknemer zal worden gezonden, leidt de kantonrechter af dat deze niet bij de brief van 29 december 2016 is gevoegd, zodat de werknemer er op dat moment geen kennis van heeft kunnen nemen. Dat deze daarna alsnog aan de werknemer is toegestuurd, is gesteld noch gebleken. Dat dat niet het geval is volgt ook uit de email van de werknemer van 4 juli 2017, lang voordat van het beëindigen van het dienstverband en terugvorderen van de studiekosten sprake was.
In deze email wijst de werknemer de werkgever er op dat in haar contract wel staat dat er een studieovereenkomst van toepassing is maar dat aan haar geen studieovereenkomst is overgelegd. Toen zij daarnaar heeft gevraagd, zo schrijft zij, is gezegd dat daar later op zou worden teruggekomen, maar dat is niet gebeurd. In de reactie gaat de werkgever hier in het geheel niet op in, zodat de kantonrechter uitgaat van de juistheid van de email van de werknemer.
Niet deugdelijk geïnformeerd
Dit betekent dat de werknemer voor het sluiten van de arbeidsovereenkomst en voor de start van de opleiding de studieregeling niet heeft ontvangen. De werkgever stelt dat de inhoud daarvan wel mondeling met haar is gecommuniceerd, hetgeen door de werknemer wordt betwist. Volgens de kantonrechter is zelfs als de werkgever daarin gelijk heeft, geen sprake van het deugdelijk informeren van de werknemer.
In dat kader is van belang dat de kosten van de opleiding in verhouding tot het salaris van de werknemer aanzienlijk zijn, dat het een verplichte opleiding was en dat de werkgever met de werknemer een contract voor bepaalde tijd is overeengekomen waardoor de kans dat moet worden terugbetaald groter is.
Van een goed werkgever mag verwacht worden dat hij de werknemer vóór het aangaan van de afspraken de gevolgen daarvan, waaronder het financiële risico, duidelijk schriftelijk voorhoudt en vervolgens verifieert of daarover met de werknemer overeenstemming is bereikt. Dat is hier niet gebeurd.
De kantonrechter wijst de vorderingen van de werkgever af.
Uitspraak Rechtbank Den Haag, 7 februari 2021, ECLI:NL:RBDHA:2021:360
