Transitiekosten zijn kosten die gemaakt zijn in verband met (dreigend) ontslag. Ze zijn gemaakt om (een periode van) werkloosheid na het einde van het contract te voorkomen (of te verkorten).
Transitiekosten zijn bijvoorbeeld de kosten voor (om)scholing of een outplacementtraject bij ontslag. Als de werkgever en werknemer een langere opzegtermijn afspreken dan de wettelijke of eerder overeengekomen opzegtermijn en is de werknemer die periode vrijgesteld van het verrichten van arbeid, dan zijn de kosten daarvan ook transitiekosten.
Inzetbaarheidskosten zijn kosten die al eerder tijdens het dienstverband gemaakt zijn om de inzetbaarheid van de werknemer binnen of buiten de organisatie van de werkgever te bevorderen.
Hieronder valt bijvoorbeeld een cursus coachingsvaardigheden die een accountant wil volgen, terwijl zijn huidige functie daartoe geen aanleiding geeft.
Andere functie
Inzetbaarheidskosten die zijn gericht op een andere functie bij een andere werkgever, maar ook kosten die zijn gericht op een andere functie bij de eigen onderneming van de werkgever mogen in
mindering worden gebracht. Dit laatste geldt sinds 1 juli 2020.
Kosten die worden gemaakt voor het vervullen van de huidige functie van de werknemer mogen niet in mindering worden gebracht.
Kosten die de werkgever maakt op grond van wettelijke verplichtingen, zoals de re-integratie van een arbeidsongeschikte werknemer in het eerste of tweede spoor, of in het kader van herplaatsing
kunnen ook niet in mindering worden gebracht.
Inzetbaarheidskosten moeten in een periode van maximaal 5 jaar voor het einde van het contract zijn gemaakt. Hebben de werkgever en werknemer zelf schriftelijk andere afspraken vastgelegd
over de periode? Dan geldt de afgesproken (kortere dan wel langere) periode.
Duale opleidingen
Onder inzetbaarheidskosten vallen ook kosten van duale opleidingen, zoals opleidingen in het kader van de beroepsbegeleidende leerweg (bbl).
Onder de kosten van de opleiding wordt verstaan: alle kosten die de werkgever daarvoor maakt tijdens de gehele periode waarin iemand de opleiding volgt, bijvoorbeeld begeleidingskosten.
In dit geval mag de werkgever de kosten van opleidingen in mindering brengen als sprake is van een contract dat uitsluitend is aangegaan om een dergelijke opleiding te kunnen volgen.
De werkgever mag de kosten alleen in mindering brengen op het deel van de transitievergoeding dat is opgebouwd in de periode waarin de werknemer de opleiding volgde.
Is het contract na afronding van de opleiding aansluitend of binnen uiterlijk zes maanden voortgezet? Dan kunnen de kosten niet in mindering worden gebracht. Hier geldt niet het vereiste dat de kosten voor inzetbaarheid in een periode van maximaal 5 jaar voor het einde van het contract gemaakt moeten zijn.
Voorwaarden in mindering brengen
De volgende voorwaarden gelden zowel voor het in mindering kunnen brengen op de transitievergoeding van transitie- als inzetbaarheidskosten.
1 Gespecificeerd en schriftelijk medegedeeld
Kosten kunnen alleen in mindering worden gebracht als ze zijn gespecificeerd voordat ze zijn gemaakt en de werkgever de werknemer schriftelijk heeft geïnformeerd over de specificatie. Voorafgaande (mededeling over) specificatie is niet nodig als het gaat om kosten voor een duale opleiding.
2 Schriftelijke instemming
De werknemer moet vooraf schriftelijk instemmen met het in mindering brengen van de kosten op zijn transitievergoeding.
Als de werkgever kosten maakt om te voldoen aan collectieve afspraken, zoals afspraken in een cao of afspraken die zijn gemaakt met de ondernemingsraad, over bijvoorbeeld het aanbieden van een outplacementtraject, dan is instemming van de werknemer niet nodig. Instemming is ook niet nodig als het gaat om kosten voor een duale opleiding.
3 Kosten gemaakt door werkgever
De kosten moeten zijn gemaakt door de werkgever die de transitievergoeding moet betalen. Als de kosten zijn gemaakt door een werkgever, die door een andere werkgever is opgevolgd dan kunnen deze niet in mindering worden gebracht.
Van opvolgend werkgeverschap is sprake als de werknemer achtereenvolgens in dienst is geweest van verschillende werkgevers en deze werkgevers ten aanzien van de verrichte arbeid redelijkerwijs geacht moeten worden elkaars opvolger te zijn. Daarbij is het niet van belang of de opvolgende werkgever inzicht had in de hoedanigheid en geschiktheid van de werknemer.
4 Kosten gemaakt voor werknemer
De kosten moeten daadwerkelijk zijn gemaakt voor de werknemer die de transitievergoeding ontvangt.
Als een werknemer geen gebruik heeft gemaakt van een bepaalde maatregel waar kosten tegenover staan, mag de werkgever deze kosten niet in mindering brengen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als de werknemer op grond van een sociaal plan recht heeft op een outplacementtraject, maar hiervan geen gebruik maakt.
5 Loonkosten
Loonkosten mogen niet in mindering worden gebracht. Dit geldt bijvoorbeeld voor loon dat de werknemer ontving in de periode waarin hij een cursus volgde.
Uitzondering: als de werkgever en werknemer een langere opzegtermijn afspraken dan de wettelijke of eerder overeengekomen opzegtermijn en was de werknemer die periode vrijgesteld van het verrichten van arbeid, dan mag de werkgever de bijkomende kosten (waaronder loon) in mindering brengen.
6 Redelijkheid kosten
De werkgever mag kosten alleen in mindering brengen als ze in redelijke verhouding staan tot het doel waarvoor ze zijn gemaakt.
7 Tijdens of na periode waarover transitievergoeding wordt berekend
Transitie- en inzetbaarheidskosten mag de werkgever alleen in mindering brengen op de transitievergoeding als deze zijn gemaakt tijdens of na de periode waarover de transitievergoeding wordt berekend.
Ook voorafgaande arbeidsovereenkomsten bij dezelfde werkgever kunnen meetellen voor de periode waarover de transitievergoeding wordt berekend. Dat is bijvoorbeeld het geval als een werknemer eerst een tijdelijk contract heeft bij een werkgever en vervolgens op een vast contract werkt bij diezelfde werkgever, en de periode tussen de contracten ten hoogste zes maanden bedraagt.
Inzetbaarheidskosten die de werkgever tijdens de eerdere arbeidsovereenkomst heeft gemaakt kunnen dus in mindering worden gebracht.
Ook kosten die ná ontslag worden gemaakt, bijvoorbeeld kosten voor (om)scholing, kunnen dus in mindering worden gebracht.
8 Kosten elders declareerbaar
Als de werkgever gemaakte transitie- of inzetbaarheids- kosten (gedeeltelijk) elders kan verhalen, bijvoorbeeld op een O&O-fonds, dan kunnen ze (voor dat deel) niet in mindering worden gebracht op de transitievergoeding. Deze voorwaarde geldt niet als het gaat om kosten voor een duale opleiding.
9 Kosten voor rekening werknemer
Als de werkgever gemaakte transitie- of inzetbaarheids- kosten (gedeeltelijk) op de werknemer kan verhalen, bijvoorbeeld in het kader van een studiekostenbeding, dan kunnen ze (voor dat deel) niet in mindering worden gebracht op de transitievergoeding.
Voorbeeld 1: werkgever en werknemer maken afspraken
De bruto transitievergoeding bedraagt € 5.000. De werknemer wordt ontslagen in verband met een reorganisatie. De werkgever en de werknemer hebben afgesproken dat de werknemer een outplacementtraject gaat doen, de werkgever dit traject betaalt en de kosten hiervoor in mindering worden gebracht op de transitievergoeding. Het outplacementtraject kost € 2.000.
Op welk bedrag brengt de werkgever de € 2.000 in mindering? Welk bedrag ontvangt de werknemer op zijn rekening?
De werkgever brengt de € 2.000 in mindering op de bruto transitievergoeding. Een bruto transitievergoeding van € 3.000 resteert. De bruto transitievergoeding betreft loon uit vroegere dienstbetrekking.
De werkgever zal op het bedrag van € 3.000 onder meer loonbelasting en premies volksverzekeringen inhouden. De werknemer ontvangt vervolgens het netto-equivalent op zijn rekening.
Voorbeeld 2: werkgever en werknemer maken geen afspraken
De bruto transitievergoeding bedraagt € 5.000. De werknemer wordt ontslagen in verband met een reorganisatie. De werkgever en de werknemer maken geen afspraken over een outplacementtraject. De werknemer wil zelf een outplacementtraject volgen en betaalt dit zelf. Dit traject kost € 2.000.
Welk bedrag ontvangt werknemer?
De werkgever maakt geen kosten voor het outplacementtraject, dus hij kan deze kosten niet in mindering brengen op de transitievergoeding.
De bruto transitievergoeding betreft loon uit vroegere dienstbetrekking. De werkgever zal op het bedrag van € 5.000 onder meer loonbelasting en premies volksverzekeringen inhouden. De werknemer ontvangt vervolgens het netto-equivalent op zijn rekening. De werknemer kan vervolgens met dit nettobedrag op eigen kosten een outplacementtraject volgen.
Factsheet WAB: de transitievergoeding, brochure 1 juli 2020
