Tijdens de Nationale Salarisdag op 2 december 2021 hebben salarisadministrateurs veel vragen gesteld. Hierna vind je een aantal vragen van de deelnemers en antwoorden van Casper Mons over de werkkostenregeling (WKR).
Bonus
1 Als je normaal een bonus bruto betaalt en nu ineens netto vanuit de WKR (het bedrag blijft onder de 2.400 euro), mag dat?
Let goed op wat er over deze bonus is afgesproken. Als de bonus bruto is toegezegd mag je deze niet (zonder meer) aanwijzen in de vrije ruimte. De afspraak is immers bruto. Als er verder niets vast ligt over een brutobonus, zou je deze kunnen toewijzen aan de vrije ruimte. Zolang het totaal aangewezen bedrag in de vrije ruimte bij die medewerker onder de 2.400 euro blijft, gaat dit voor op de gebruikelijkheidstoets en levert het geen problemen op.
2 Als er in een cao (bouw-cao) een eenmalige bruto uitkering staat, mag deze dan niet in de vrije ruimte?
Omdat er een bruto uitkering is afgesproken mag je deze niet eenzijdig netto toewijzen in de vrije ruimte. Overleg dit met de (cao-partijen en) betreffende werknemer(s) en wijs dit niet zonder meer toe aan de vrije ruimte.
3 Mag bij een bonus van meer dan 2.400 euro het deel tot de grens van 2.400 euro dan wel ten laste van de vrije ruimte uitgekeerd worden of moet het geheel belast worden?
Je mag dan inderdaad splitsen. Zorg er voor dat je in totaal bij die werknemer niet meer aanwijst als op jaarbasis 2.400 euro.
4 Mag een bonus aan een stagiaire in de vrije ruimte worden meengenomen? De stagiaire krijgt een stagevergoeding.
Nee, deze is daarvan uitgezonderd. Bij een stagiaire mag dit niet. Zie paragraaf 4.2 Loon in het Handboek Loonheffingen 2021. Daar staat het volgende:
‘Het bedrag van € 2.400 geldt in alle redelijkheid. Dit bedrag geldt bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, of als stagiair.’
5 Stel werknemers hebben een bonus ontvangen enkele maanden geleden en bonus is aangewezen in vrije ruimte. Nu blijkt later in december dat vrije ruimte is overschreden waardoor 80 procent eindheffing verschuldigd is. Is het mogelijk om die bonussen achteraf te bruteren met terugwerkende kracht?
Nee, dat mag niet. Een eenmaal gemaakte keuze mag je niet met terugwerkende kracht corrigeren. Dat mag alleen als blijkt dat je aantoonbaar in strijdt hebt gehandeld met gemaakte afspraken. Bijvoorbeeld dat met een medewerker is afgesproken dat bij hem/haar nooit de kilometervergoeding aangewezen wordt in de vrije ruimte, maar dat dit toch is gebeurd. Dan mag dit worden gecorrigeerd omdat aantoonbaar een fout is gemaakt.
Bonus onbelast geven onder werkkostenregeling: hoe doe je dat?
Gebruikelijkheidstoets
6 Is de gebruikelijkheidstoets 2.400 euro maximaal of gemiddeld per persoon?
Maximaal per persoon. Kijk naar paragraaf 4.2 Loon in het Handboek Loonheffingen 2021. Daar staat:
‘Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwen wij als gebruikelijk.’
7 Als ik een bonus van 2.400 euro betaal, daarnaast reiskosten vergoed boven 0,19 euro en een kerstpakket van 45 euro kan ik dat niet allemaal onderbrengen in de vrije ruimte terwijl de reiskostenvergoeding en het kerstpakket redelijk gebruikelijk zijn. Moet bij betalingen onder 2.400 euro aan meerdere personeelsleden dan ook altijd het kerstpakket worden uitgesplitst?
Ja, je moet daadwerkelijk alles opzoeken wat de werknemer al persoonlijk toegewezen heeft gekregen in de vrije ruimte. Dat komt dan in mindering op die 2.400 euro zodat er minder over blijft.
8 Mag je een medewerker 2.400 euro plus een kerstpakket geven of moet je het kerstpakket in mindering brengen?
Als je de gebruikelijkheidstoets wilt uitschakelen, moet je in totaal onder die 2.400 euro blijven. De waarde van het kerstpakket telt daarvoor mee. Als de gebruikelijkheidstoets niet aan de orde is, kun je rustig die 2.400 euro overschrijden met de waarde van het kerstpakket.
PCR-test
9 Een werknemer bezoekt klanten als onderdeel van zijn werk. Een van die klanten verplicht bezoekers een negatieve PCR-test te overleggen. Zijn dit kosten in vrije ruimte of andere categorie?
Hiervoor geldt een vrijstelling en deze kosten blijven daarmee buiten de vrije ruimte. Je kunt deze motiveren als kosten die vallen onder arbovoorzieningen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet. De werknemer mag hierin geen eigen bijdrage hebben. Het heeft voorkeur om deze PCR-testen op te nemen in het arboplan.
Kleine geschenkenregeling
10 Een bos bloemen als een werknemer nieuw in dienst komt. Is deze bos bloemen vrijgesteld op basis van sympathie of de kleine geschenkenregeling?
Nee, hiervoor geldt geen vrijstelling. Geen van beiden is van toepassing. Je zult deze bos bloemen moeten toewijzen aan de vrije ruimte.
11 Mag de werkgever op basis van de kleine geschenkenregeling een cadeaubon van 35 euro geven bij een verjaardag van een werknemer?
Een cadeaubon van 35 euro voor een verjaardag voldoet op twee punten niet aan de kleine geschenkenregeling (waardebon mag niet en meer dan 25 euro) en daarmee vervalt de vrijstelling. Deze cadeaubon moet voor de gehele waarde worden aangewezen in de vrije ruimte.
Lidmaatschap golfclub
12 Hoe zit het met lidmaatschap golfclub betaald door werkgever en voor bepaalde groep werknemers beschikbaar? Als ook met klanten een golfafspraak wordt gemaakt voor netwerken, mag dit dan onder PR-kosten?
Dit is altijd weer een onderwerp dat veel stof doet opwaaien. De Belastingdienst is bijna altijd van mening dat dit loon is voor de betreffende werknemer en dat daarom dit voordeel belast is of moet worden aangewezen in de vrije ruimte.
Boete voor auto
13 Een boete voor een auto die op naam van de werknemer staat, mag deze wel in vrije ruimte?
Nee, het is net andersom. Een boete van de auto van de zaak mag je aanwijzen in de vrije ruimte. Een boete van de privéauto van de werknemer mag je niet aanwijzen.
Fiets van de zaak
14 Heb je een cafetariaregeling nodig voor een leasefiets als je deze in de vrije ruimte wilt plaatsen?
Nee hoor, het aanbieden in een cafetariamodel maakt het voor de werkgever goedkoper omdat de werknemer er iets voor moet afstaan/inruilen. Een werkgever kan de fiets van de zaak echter ook gewoon geven en aanwijzen in de vrije ruimte. Vergeet daarbij niet de gebruikelijkheidstoets.
15 Een werkgever wil een fiets verstrekken/vergoeden via de cafetariaregeling, maar hij wil er geen kosten voor betalen. Hoe kun je dit het beste aanpakken?
Alle kosten die de werkgever heeft aan deze fiets kan de werkgever de werknemer laten betalen door middel van het inruilen van loon of andere arbeidsvoorwaarden. Dit geldt ook voor het gebruiken van een leasefietsconstructie.
Grootboekadministratie
16 In de grootboekadministratie boeken op de werkkostenregeling, is dat ook aanwijzen?
Ja, dat is ook aanwijzen. Als blijkt uit de administratie wat je er vooraf of op het genietingsmoment mee gedaan hebt, geldt dat als aanwijzen.
Werkkostenregeling: antwoorden op vragen van salarisadministrateurs
Kom ook naar de Cursus Werkkostenregeling op 5 april 2022 met Casper Mons
