De werkgever mag een percentage van het totale fiscale loon (de vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor de werknemers.
Vrije ruimte
Met ingang van 2020 is de vrije ruimte vergroot. In verband hiermee is voor de berekening van de vrije ruimte een tweeschijvenstelsel ingevoerd:
- tot en met het fiscale loon van € 400.000 een vrije ruimte van 1,7 procent.
- over het meerdere van het fiscale loon een vrije ruimte van 1,2 procent.
Vanwege de coronacrisis is de vrije ruimte in 2020 en 2021 verder verhoogd naar 3 procent van de loonsom voor de eerste €400.000 van de loonsom. Tot dit bedrag zijn alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers onbelast en hoeft de werkgever ook geen belasting af te dragen.
In 2022 gaat de vrije ruimte weer omlaag. De vrije ruimte wordt dan berekend als 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 plus 1,18 procent van het restant van die loonsom.
Vrije ruimte werkkostenregeling omhoog in 2021 en omlaag in 2022
Eindheffing
Als de werkgever met alle vergoedingen en verstrekkingen in het jaar 2021 boven de vrije ruimte van 3 procent uitkomt, betaal je 80 procent loonbelasting over het meerdere via een eindheffing. De vergoeding of verstrekking blijft voor de werknemers belastingvrij.
Gebruikelijk
Als je iets in de werkkostenregeling wilt onderbrengen, moet dit voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Dit betekent dat de vergoeding of verstrekking niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.
Het moet dus gebruikelijk zijn dat de werknemer vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang onbelast krijgt en dat de werkgever de loonbelasting/premie volksverzekeringen via de eindheffing voor zijn rekening neemt.
Voorbeeld bonus
De werkgever geeft een aantal werknemers elk jaar een belaste bonus van €6.000. Deze werknemers krijgen dan netto elk ongeveer €3.000. Dit jaar geef je dezelfde werknemers dezelfde bonus, maar dan onbelast. Iedere werknemer krijgt dan netto €6.000. Je mag de bonus dan niet aanwijzen als eindheffingsloon, omdat dit ongebruikelijk is.
€2.400 per jaar
Een doelmatigheidsgrens van €2.400 geldt per werknemer per jaar. Tot dit bedrag gaat de Belastingdienst ervan uit dat een vergoeding of verstrekking voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium en hoef je in principe geen naheffingen te verwachten.
Let op: het bedrag van €2.400 geldt in alle redelijkheid, dus bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, of als stagiair.
Wat telt (niet) mee?
Voor de doelmatigheidsgrens van € 2.400 per kalenderjaar tellen (gerichte en andere) vrijstellingen niet mee.
Alleen de bedragen die daadwerkelijk (belast) loon zijn en je toewijst aan de vrije ruimte tellen mee voor deze €2.400. Wat je dan per kalenderjaar overhoudt, €2.400 -/- aangewezen (belast) eindheffingsloon, mag nog benut worden en is dan niet ongebruikelijk.
Wat betekent dit in de praktijk?
Concreet:
- €0,25 netto per km. €0,19 cent telt dan niet. Maar als €0,06 wordt aangewezen als vrije ruimte-bestanddeel telt deze wel voor die €2.400.
- Waarde gehouden personeelsfeest excl. maaltijd op terrein werkgever telt niet voor die 2.400.
- Waarde extern gehouden personeelsfeest, omgeslagen per werknemer, aangewezen als vrije ruimte telt wel voor die 2.400.
Bij het aantonen per werknemer dat die €2.400 niet is overschreden, vervalt een stuk van de administratieve lastenverlichting. Je zult dan toch bij de betreffende medewerkers aan moeten tonen wat voor hen persoonlijk al is toegewezen aan de vrije ruimte of niet. Dan weet je hoeveel ruimte je nog hebt binnen de doelmatigheidsgrens.
Let op: het veelvuldig benutten van de €2.400 doelmatigheidsgrens verhoogt de kans op het overschrijden van de vrije ruimte en dus op een eindheffing van 80 procent. De doelmatigheidsgrens vormt daar geen uitzondering op.
Uitspraak hof
Hof Den Haag oordeelt in een recente uitspraak dat de werkgever niet aan de gebruikelijkheidstoets voldoet.
Werknemers van het bedrijf die lid zijn van de groepsraad hebben in het kader van het aandelenplan om niet aandelen netto toegekend gekregen. De werkgever heeft de aandelen aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de zin van de werkkostenregeling. De Inspecteur heeft de aanwijzing niet gevolgd en een naheffingsaanslag LB opgelegd.
De stelling dat de omvang van de verstrekkingen geen rol mag spelen bij de vraag of voldaan is onjuist. De toets heeft niet alleen betrekking op de gebruikelijkheid van het verstrekken van dit loonbestanddeel maar ook op de gebruikelijkheid het aan te wijzen onder de werkkostenregeling.
Niet gebruikelijk is dat andere werknemers binnen het concern (geen leden van de groepsraad) recht hebben op dezelfde soort loonbestanddelen, in dezelfde orde van grootte en dat deze ook netto worden verstrekt en aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de zin van de werkkostenregeling. Die gebruikelijkheid is wel aanwezig binnen de functiecategorie van de groepsraadleden, maar blijft daartoe beperkt.
De Inspecteur heeft na verwijzing een vragenlijst aan 88 bedrijven gestuurd. De uitkomst van het onderzoek laat zien dat meer dan de helft van de aangeschreven bedrijven, waaronder dus ook beursgenoteerde, bonussen verstrekt, maar niet dat zij die verstrekking doen in de omvang en onder de aanwijzing zoals de werkgever dat in 2012 en 2013 aan de leden van de groepsraad heeft gedaan.
De door de werkgever verstrekte aandelen kwalificeren niet als eindheffingsbestanddelen. De naheffingsaanslag wordt gehandhaafd.
