Tijdens de online Nationale Salarisdag op 25 november 2020 zijn veel vragen gesteld. Bijgaand een aantal vragen van de deelnemers en antwoorden van Casper Mons over de werkkostenregeling (WKR).
Vraag 1. Een werknemer is gedetacheerd bij de opdrachtgever en de werknemer krijgt een cadeaubon. Waar wordt dit verwerkt en hoe?
Hiervoor zijn een aantal opties. Als de opdrachtgever een cadeaubon geeft aan deze bij hem gedetacheerde medewerker, maar ook aan zijn eigen medewerkers, dan is paragraaf 24.4 Eindheffing verstrekkingen aan anderen dan uw werknemers Handboek Loonheffingen van toepassing. Dit is echter geen verplichting. De vrije ruimte in de werkkostenregeling valt sowieso af omdat het geen eigen medewerker betreft.
Als alleen deze gedetacheerde kracht een cadeaubon ontvangt, of de opdrachtgever past de eindheffing van paragraaf 24.4 niet toe, dan zou de werkgever van deze gedetacheerde medewerker dit bedrag in de heffing kunnen betrekken. Maar wie geeft dit aan hem door? Tot slot kan (moet) dan de medewerker zelf de waarde van deze cadeaubon opgeven in zijn inkomstenbelasting. Maar wie zal dat daadwerkelijk doen?
Vraag 2. Kun je eenmalig een bonus onder de WKR uitbetalen? Bijvoorbeeld dit jaar betalen we de bonus voor de BHV-ers uit onder de WKR omdat we ruimte over hebben.
Ja dat mag, maar zorg ervoor dat je voor die medewerkers op kalenderjaarbasis onder die € 2.400 totale besteding aan vrije ruimte blijft in verband met de gebruikelijkheidstoets.
Bonus onbelast geven onder werkkostenregeling: hoe doe je dat?
Vraag 3. Als de werkgever aanbiedt om de kosten voor het inrichten van de werkplek thuis vanwege thuiswerken in verband met corona te vergoeden aan de werknemer. Kan dit in de vrije ruimte?
Ja, dat is geen probleem. Ik ga er dan echter wel van uit dat deze ruimte niet zelf voorzienend is en door de werkgever gehuurd wordt. Houdt dan echter wel rekening met de vrijstellingen die je kunt genieten onder de arbowetgeving (bijvoorbeeld bureau/stoel) en wijs die niet toe aan de vrije ruimte. Dat zou zonde zijn. Ook het beperkt noodzakelijkheidscriterium en het minimale zakelijk gebruik van 90 procent zou een vrijstelling kunnen opleveren.
Vraag 4. En het vergoeden van een groot beeldscherm thuis tot een bedrag van maximaal 150 euro. Is dit een gerichte vrijstelling vanwege het noodzakelijkheidsbeginsel?
Als je dit scherm kunt laten vallen onder de arboverplichtingen van de werkgever heb je een vrijstelling te pakken. Kosten van dit beeldscherm zijn dan wel volledig voor de werkgever. Daarnaast zou je het beeldscherm inderdaad onder het beperkt noodzakelijkheidscriterium aan de computer kunnen linken. Dit beeldscherm blijft dan echter wel eigendom van de werkgever.
Vraag 5. Werknemers werken allemaal thuis en de werkgever organiseert een online personeelsuitje. Valt dit onder de vrijstelling?
Nee, want dit is gehouden buiten de werkplek. Daarbij ga ik er van uit dat de werknemers niet thuiswerken in een zelfvoorzienende ruimte die door de werkgever bij hem thuis gehuurd wordt. Deze kosten vallen dus in de vrije ruimte omdat je ze waarschijnlijk niet gaat belasten bij de werknemers.
Vraag 6. Een klant heeft de zorgbonus plus 80 procent gehad voor de overschrijding van de WKR. Is het nu zo dat als de werkgever minder hoeft af te dragen dat hij een gedeelte moet terugbetalen van de zorgbonus?
Hieronder een toelichting op het terugbetalen van de gecompenseerde 80 procent eindheffing over de zorgbonus, indien blijkt dat (een deel van) de vrije ruimte nog beschikbaar was voor de zorgbonus.
Bron: Subsidieregeling bonus zorgprofessionals COVID-19, Staatscourant 2020, 48058
Uit artikel 4 lid b blijkt dat eindheffing 80 procent deels moet worden terugbetaald als blijkt dat een deel van de zorgbonus niet belast is met 80 procent eindheffing.
Uit artikel 4 lid c blijkt dat de eindheffing 75 procent definitief gegeven is.
Uit artikel 6 lid a blijkt dat indien de gedeclareerde zorgbonus minder is dan € 25.000, deze subsidie ambtshalve wordt vastgesteld. Een nadere onderbouwing door de aanvrager is voor alsnog niet nodig.
Uit artikel 6 lid b en c blijkt dat als de gedeclareerde zorgbonus (subsidie) meer is dan € 25.000 er altijd verantwoording van deze kosten moet volgen. Dus naast de bonus ook het werkelijk betaalde bedrag aan eindheffing.
In artikel 11 lid 4 wordt terugverwezen naar artikel 6 lid a (zorgbonus tot € 25.000) en aangegeven dat er een verplichte melding door de aanvrager moet worden gedaan indien er niet volledig 80 procent eindheffing is afgedragen over de zorgbonus. Oftewel dit moet dan worden terugbetaald.
Uit artikel 12 blijkt dat voor de zorgbonus/ subsidie tot € 25.000, bij geen bijzonderheden, verder alleen op verzoek van de minister een specificatie moet worden gegeven van de kostenopbouw.
Uit artikel 13 lid 3 blijkt dat er altijd een onderbouwing moet worden aangeleverd bij een zorgbonus/ subsidie van tussen de € 25.000 en € 125.000.
Uit artikel 14 lid 3 blijkt dat er altijd een onderbouwing moet worden aangeleverd bij een zorgbonus/ subsidie van meer dan € 125.000.
Tot slot blijkt uit artikel 15 voor de GGD nog een afwijkende procedure bij een bedrag aan zorgbonus/ subsidie van € 125.000 of hoger.
Vraag 7. Hoe zit het met een werknemer die met pensioen gaat wat geschenken betreft?
Dat is loon. Toewijzen aan de vrije ruimte. Ik ga ervan uit dat de kleine geschenkenregeling hier niet van toepassing is.
Vraag 8 . Als iemand al uit dienst is en de werkgever geeft hem na uitdiensttreding een waardebon van 1.000 euro. Mag dit in de vrije ruimte? De werknemer was al uit dienst ten tijde van de gift.
Ligt genuanceerd. De afrekening vakantiedagen en vakantiebijslag wordt ook meestal pas betaald na uitdiensttreding, maar is gewoon nog een voordeel uit huidige dienstbetrekking. Zo zou ik deze 1.000 euro ook zien. Dus toewijzen aan de vrije ruimte.
Vraag 9. Is de factuurwaarde maximaal 25 euro inclusief verzendkosten?
Nee, exclusief verzendkosten. Die tellen voor de kleine geschenkenregeling niet mee voor dit bedrag en blijven buiten beschouwing.
Vraag 10. Valt een kleine Sinterklaas/Paasattentie voor het personeel ook onder de kleine geschenkenregeling?
Nee, want dit is geen persoonlijke feestdag maar een soort van landelijke feestdag.
Vraag 11. Als 15 vakantiedagen voor mij 2.200 euro waard is, mag ik dan met de werkgever afspreken dat hij mij tegen inlevering van 15 dagen een bedrag van 2.000 euro betaalt wat ik in de vrije ruimte mag doen, zodat dit netto voor mij is?
Ja, dat zou mogen voor alleen bovenwettelijke vakantiedagen. Het kost echter veel vrije ruimte. En als je collega’s dit dan ook zouden willen, kan ik dat niet weigeren als goed werkgever en kost het me straks nog 80 procent extra aan eindheffing. Maar het zou mogen, mits je maar van die € 2.400 op jaarbasis besteedt aan vrije ruimte weg blijft in verband met de gebruikelijkheidstoets.
Vraag 12. De € 2.400 geldt deze alleen voor vrije ruimte of is dit in totaal voor de WKR inclusief vrijstellingen?
Geldt alleen voor de echt bestede vrije ruimte. Vrijstellingen tellen niet mee.
Vraag 13. Mag je bij een kerstpakket van 50 euro, 25 euro in de kleine geschenkenregeling stoppen en de rest in de vrije ruimte?
Nee, kerst is geen persoonlijke feestdag. En de totale waarde mag daarnaast voor de kleine geschenkenregeling ook niet hoger zijn dan die € 25.
Vraag 14. Kunnen we ook een deel van de eindejaarsuitkering toewijzen aan de vrije ruimte? Dus eindejaarsuitkering € 3.000, waarvan € 2.000 ten laste van de vrije ruimte komt?
Ja, dat mag, mits je maar van die € 2.400 op jaarbasis besteedt aan vrije ruimte wegblijft in verband met de gebruikelijkheidstoets. Let op: er zijn cao’s of regelingen die bewust spreken over een bruto uitkering. Stem dan goed af met (cao) partijen of het dan wel in de vrije ruimte afgerekend mag worden.
Vraag 15. Dus bij bonus van €2.800 voor een werknemer het onbenutte deel van de beschikbare ruimte van werkgever – van stel € 1.500 – volledig benutten en de rest als belaste bonus van € 1.300 verlonen bij de werknemer?
Ja, dat mag, mits je maar bij de werknemer van die € 2.400 op jaarbasis besteedt aan vrije ruimte wegblijft in verband met de gebruikelijkheidstoets.
Vraag 16. Geldt de € 2.400 per werknemer of per inhoudingsplichtige?
Per werknemer individueel € 2.400. Let wel op bij een stagiaire of een oproepkracht. Deze € 2.400 moet wel in verhouding staan tot wat ze verdienen. Zie daarvoor het Handboek Loonheffingen. In paragraaf 4.2 staat: Het bedrag van € 2.400 geldt in alle redelijkheid. Dit bedrag geldt bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, of als stagiair.
Vraag 17. Hoe ga je om met facturen die op naam staan van de partner, we zien dit veel bij thuiswerkzaken als stoel/scherm/bureau bij bol.com?
Je zou in de declaratie voorwaarden op kunnen nemen dat de bon/factuur op de naam van de medewerker moet staan. Anders wordt deze door de werkgever afgewezen. Het belangrijkste is echter dat de werknemer de aangeschafte spullen daadwerkelijk zelf zakelijk gebruikt.
Vraag 18. Is een overzicht in Excel voldoende om aan te wijzen?
Als uit je administratie maar duidelijk blijkt dat je het hebt aangewezen als vrije ruimte kan dat ook via een overzicht in Excel.
Vraag 19. Hoe ga je om met de restwaarde van de vergoedingen bij uit dienst?
Deze door de werknemer laten overnemen/betalen tegen de economische waarde. Anders laten inleveren bij de werkgever of de waarde tot het loon rekenen of toewijzen aan de vrije ruimte. Let dan wel op de doelmatigheidsgrens van € 2.400.
Vraag 20. Komt het verjaardagscadeau van 25 euro ten laste van 2.400 euro?
Nee, als deze voldoet aan de kleine geschenkenregeling dan is het een vrijstelling.
Vraag 21. Voor het noodzakelijkheidscriterium: kun je een vast bedrag geven waar de werknemer een computer voor koopt om thuis mee te kunnen werken. Of moet de werknemer eerst de factuur overleggen en vergoed je het bedrag dat op de factuur staat?
Dat laatste heeft de voorkeur, maar andersom kan ook als de vergoeding dan maar overeenkomt met de factuur die later aan de werkgever wordt overhandigd.
Je salariskennis weer up-to-date voor 2021: hoe zit dat precies?
