Juist die koppeling met werk en loon maakt de vraag ‘Wanneer is een werknemer ziek?’ belangrijker dan de vraag op het eerste gezicht lijkt, zeker voor salarisadministrateurs die dit correct moeten verwerken.
In arbeidsrechtelijke zin gaat het namelijk niet alleen om de vraag of iemand medisch gezien klachten heeft, maar vooral om de vraag of die klachten hem verhinderen om zijn eigen werk te doen. Iemand kan zich lichamelijk niet fit voelen en toch inzetbaar zijn, terwijl iemand met een chronische aandoening prima kan functioneren zolang de werkzaamheden aansluiten bij de belastbaarheid. Het draait dus om de impact van de klachten op de eigen functie, omdat dit bepaalt wat er in het verzuimdossier en uiteindelijk in de loonadministratie moet gebeuren.
Drie voorwaarden
De wet sluit daarbij aan met drie punten die in de praktijk steeds terugkomen. Er moet sprake zijn van een medische oorzaak, zoals ziekte, een gebrek, of zwangerschap en bevalling. Door die oorzaak moet de werknemer zijn eigen werkzaamheden niet kunnen verrichten. En die ongeschiktheid moet in de praktijk te beoordelen zijn via de bedrijfsarts, die vertaalt wat iemand wel en niet kan, zonder dat de werkgever (en dus ook niet de salarisadministratie) medische details krijgt.
Ziekte of arbeidsongeschiktheid
Daarmee kom je meteen bij een veelvoorkomende verwarring: ziekte en arbeidsongeschiktheid worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze betekenen niet hetzelfde.
Ziekte gaat over de medische situatie. Arbeidsongeschiktheid gaat over de vraag of iemand door die medische situatie zijn eigen werk niet kan doen.
Je kunt dus best ziek zijn zonder arbeidsongeschikt te zijn voor de eigen functie, en je kunt arbeidsongeschikt zijn voor je eigen functie terwijl je misschien nog wel ander passend of aangepast werk kunt doen. Een praktische manier om dit te zien is om steeds de vraag te stellen: Kan de werknemer de bedongen arbeid nog uitvoeren, eventueel met tijdelijke aanpassingen?
Denk aan een medewerker met een arm in het gips die geen fysieke taken kan doen, maar mogelijk wel andere werkzaamheden kan oppakken als dat passend is. Dat maakt iemand niet ‘minder ziek‘, maar het zegt iets over de inzetbaarheid tijdens het verzuim, en dus over hoe het verzuimpercentage en de loondoorbetaling in de praktijk kunnen uitpakken.
Oorzaak en privacy
Tot slot nog twee punten die vaak spelen. De oorzaak van de klachten, privé- of werkgerelateerd, verandert in principe niets aan het uitgangspunt van loondoorbetaling zolang sprake is van arbeidsongeschiktheid door een medische oorzaak. En bij de ziekmelding hoort privacy: vraag niet naar diagnose of behandeling, maar richt je op bereikbaarheid, lopende afspraken en het volgen van het verzuimproces via arbodienst en bedrijfsarts. Voor salarisadministrateurs is dit extra relevant, omdat medische informatie niet thuishoort in payrollsystemen of loonmutaties.
Tip: stuur in het verzuimproces op duidelijkheid over mogelijkheden in plaats van op medische verklaringen. Dat voorkomt discussies, helpt je binnen de privacy kaders te blijven en versnelt meestal de route naar werkhervatting, met minder correcties achteraf in verzuimregistratie en loonverwerking.
Leg je casus voor in Pascal-AI en krijg binnen enkele seconden een helder antwoord, met verwijzingen naar relevante cao en wetgeving. Zo kun je sneller en zekerder richting je klant handelen. Maak nu een gratis een proefaccount aan via onze website.
