Ov-bedrijven hebben verschillende producten om met het ov te kunnen reizen, zoals een abonnement dat recht geeft op vrij reizen, op een vast traject vrij reizen of op bepaalde momenten vrij reizen.
Recht op vrij reizen of korting
Een recht op vrij reizen of een recht op korting kan onder meer bestaan uit:
- een abonnement dat je voor de werknemer hebt afgesloten;
- een abonnement dat een werknemer zelf heeft afgesloten en kan declareren bij u, waarbij dit abonnement recht geeft op vrij reizen, op een vast traject vrij reizen of op bepaalde momenten vrij reizen of een recht op korting geeft bij reizen;
- de mogelijkheid, bijvoorbeeld met een mobiliteitskaart of mobiliteitsapp, die de werkgever een werknemer biedt om gebruik te maken van ov zonder een abonnement, maar waarbij de rekening van afzonderlijke reizen rechtstreeks door een extern (vervoer)bedrijf bij u in rekening wordt gebracht;
- de mogelijkheid, bijvoorbeeld met een mobiliteitskaart of mobiliteitsapp, die de werkgever een werknemer biedt om gebruik te maken van ov zonder een abonnement, maar waarbij de kosten voorafgaand door jou worden betaald, bijvoorbeeld door een bedrag aan saldo op zo’n reisproduct te (laten) laden.
Gerichte vrijstelling
De vergoeding, verstrekking en terbeschikkingstelling van een recht op vrij reizen en een recht op korting is gericht vrijgesteld als de werknemer het recht (ook) gebruikt voor zakelijke reizen, waaronder woon-werkverkeer.
Let op: de gerichte vrijstelling geldt niet voor gedeclareerde privéreizen die met een privéreisproduct (geen recht op vrij reizen en geen recht op korting) worden gemaakt.
Voorbeeld
De werknemer reist op eigen kosten met een mobiliteitskaart of mobiliteitsapp zonder een abonnement. De werknemer declareert de privéreiskosten die zijn gemaakt met de mobiliteitskaart of mobiliteitsapp bij de werkgever. Als je deze privéreiskosten vergoedt, is de vergoeding daarvan niet gericht vrijgesteld.
Let op: met een mobiliteitskaart of mobiliteitsapp kunnen mogelijk ook andere vormen van vervoer worden gefaciliteerd, zoals een taxi of fiets. Voor de fiscale behandeling van die voorzieningen gelden de regels die voor die vormen van vervoer gelden.
Sinds 1 januari 2025 geldt de gerichte vrijstelling ook voor buitenlands ov.
Vergoeden kosten ov (incl. recht op vrij reizen en korting)
Je kunt zakelijke kosten van de werknemer voor het ov onbelast vergoeden (er geldt een gerichte vrijstelling). Als je voldoet aan de voorwaarden gaat de Belastingdienst er tot en met het maximaal gericht vrijgestelde bedrag van uit dat je die vergoeding hebt aangewezen als eindheffingsloon.
Je hebt de volgende mogelijkheden:
- Als de werknemer op eigen kosten met het ov reist, mag je maximaal € 0,23 per kilometer onbelast vergoeden. Je kunt er ook voor kiezen om de werkelijke reiskosten te vergoeden. Ook dat mag onbelast. Daarbij hoef je geen rekening te houden met een vertragingsvergoeding die de vervoerder eventueel geeft aan de werknemer.
- Als de werknemer deels met eigen vervoer reist en deels per ov, mag je voor de volledige reisafstand een onbelaste vergoeding geven van maximaal € 0,23 per kilometer. Je mag ook de werkelijke ov-kosten onbelast vergoeden en daarnaast maximaal € 0,23 per kilometer voor de reizen met eigen vervoer onbelast vergoeden.
- Je mag de werknemer een onbelaste vaste vergoeding voor reizen geven als je kiest voor vergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer.
Als je de werkelijke ov-kosten onbelast wilt vergoeden, moet je aannemelijk maken dat de werknemer kosten heeft gemaakt voor zakelijke reizen met het ov. Je bewaart bij de administratie bijvoorbeeld de (kopieën van de) vervoerbewijzen of de overzichten van de reizen en kosten die zijn gemaakt met de mobiliteitskaart of mobiliteitsapp.
Vergoeden recht op vrij reizen of recht op korting
Vergoed je aan de werknemer de kosten van een recht op vrij reizen of een recht op korting? Als de werknemer het recht ook gebruikt voor zakelijke reizen, waaronder woon-werkverkeer, is de hele vergoeding gericht vrijgesteld. De mate van privégebruik is niet van belang en het privégebruik is niet belast.
Let op: bij het vergoeden van een recht op vrij reizen heeft de werknemer geen reiskosten. Daardoor kun je geen onbelaste reiskostenvergoeding geven voor deze reizen. Bij het vergoeden van een recht op korting heeft de werknemer mogelijk nog wel reiskosten. Je kunt de zakelijke reiskosten (na korting) gericht vrijgesteld vergoeden of verstrekken. Privéreiskosten die de werknemer bij de werkgever declareert (na korting), kun je niet gericht vrijgesteld vergoeden of verstrekken.
Vergoeden mobiliteitskaart of mobiliteitsapp
Vergoed je de werknemer de kosten van een mobiliteitskaart of mobiliteitsapp? De gerichte vrijstelling geldt niet voor gedeclareerde privéreizen die met een privéreisproduct (geen recht op vrij reizen en geen recht op korting) worden gemaakt.
Voorbeeld
De werknemer reist op eigen kosten met een mobiliteitskaart of mobiliteitsapp zonder een abonnement. De werknemer declareert de privéreiskosten die zijn gemaakt met de mobiliteitskaart of mobiliteitsapp bij de werkgever.
Als je deze privéreiskosten vergoedt, is de vergoeding daarvan niet gericht vrijgesteld. Vergoed je meer dan wat gericht is vrijgesteld? Dan tel je de vergoeding bij het loon van de werknemer. Je mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.
Geen zakelijk gebruik
Gebruikt de werknemer het recht op vrij reizen of het recht op korting niet voor zakelijke reizen, dan is de factuurwaarde loon van de werknemer. Je kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.
Verstrekken vervoerbewijzen (incl. recht op vrij reizen en korting)
De werknemer kan voor zakelijke reizen en voor woon-werkverkeer per ov reizen met vervoerbewijzen die je hem verstrekt. Je kunt dat bijvoorbeeld doen in de vorm van het verstrekken van losse kaartjes of een recht op vrij reizen of een recht op korting. Er is dan sprake van vervoer vanwege de werkgever.
Je mag de losse kaartjes onbelast aan de werknemer verstrekken (er geldt een gerichte vrijstelling). De werknemer heeft geen reiskosten. Daardoor kun je geen onbelaste reiskostenvergoeding geven voor deze reizen. Je kunt wel een onbelaste vergoeding geven van maximaal € 0,23 per kilometer voor de reizen waarvoor de vervoerbewijzen niet gelden, bijvoorbeeld de reizen van en naar het station of de bus- of tramhalte.
Verstrekken recht op vrij reizen of recht op korting
Verstrek je aan de werknemer een recht op vrij reizen of een recht op korting? Als de werknemer het recht ook gebruikt voor zakelijke reizen (waaronder woon-werkverkeer), is de verstrekking gericht vrijgesteld. De mate van privégebruik is niet van belang en het privégebruik is niet belast.
Let op: bij het verstrekken van een recht op vrij reizen heeft de werknemer geen reiskosten voor die reizen. Daardoor kun je geen onbelaste reiskostenvergoeding geven voor deze reizen. Bij het verstrekken van een recht op korting heeft de werknemer mogelijk nog wel reiskosten. Je kunt de zakelijke reiskosten (na korting) gericht vrijgesteld vergoeden of verstrekken. Privéreiskosten die de werknemer bij de werkgever declareert (na korting), kun je niet gericht vrijgesteld vergoeden of verstrekken.
Geen zakelijk gebruik
Gebruikt de werknemer het recht op vrij reizen of het recht op korting niet voor zakelijke reizen, dan is de factuurwaarde loon van de werknemer. Je kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon
Ter beschikking stellen van vervoerbewijzen
De werknemer kan voor zakelijke reizen en voor woon-werkverkeer per ov reizen met vervoerbewijzen die je hem ter beschikking stelt. Je kunt dat doen in de vorm van het ter beschikking stellen van een recht op vrij reizen of een recht op korting. Er is dan sprake van vervoer vanwege de werkgever.
Ter beschikking stellen van recht op vrij reizen of recht op korting
Stel je aan de werknemer een recht op vrij reizen of een recht op korting ter beschikking? Als de werknemer het recht ook gebruikt voor zakelijke reizen, waaronder woon-werkverkeer, is de terbeschikkingstelling gericht vrijgesteld. De mate van privégebruik is niet van belang en het privégebruik is niet belast.
Let op: bij het ter beschikking stellen van een recht op vrij reizen heeft de werknemer geen reiskosten voor die reizen. Daardoor kun je geen onbelaste reiskostenvergoeding geven voor deze reizen. Bij het ter beschikking stellen van een recht op korting heeft de werknemer mogelijk nog wel reiskosten. Je kunt de zakelijke reiskosten (na korting) gericht vrijgesteld vergoeden of verstrekken. Privéreiskosten die de werknemer bij de werkgever declareert (na korting), kun je niet gericht vrijgesteld vergoeden of verstrekken.
Er kan ook sprake zijn van terbeschikkingstelling van een recht op vrij reizen of recht op korting, als dit product op naam van de werknemer staat.
Geen zakelijk gebruik
Gebruikt de werknemer het recht op vrij reizen of het recht op korting niet voor zakelijke reizen, dan is de factuurwaarde loon van de werknemer. Je kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.
Vervoer van en naar station of halte
Voor reizen met een eigen vervoermiddel van de werknemer van zijn woning of een vaste plaats van werkzaamheden naar bijvoorbeeld een station of bus- of tramhalte, mag je maximaal € 0,23 per kilometer onbelast vergoeden. Bij gebruik van een taxi mag je de werkelijke taxikosten onbelast vergoeden.
Bron: Handboek Loonheffingen 2025
