Een accountantskantoor moet een fikse schadevergoeding betalen wegens een fout in de salarisadministratie. Het accountantskantoor heeft de controleverplichting geschonden en niet gehandeld als een zorgvuldig opdrachtnemer.
Bij een beveiligingsbedrijf werd jarenlang te veel salaris uitbetaald aan afroepkrachten. Een administratiekantoor had de salarisadministratie van de klant uitbesteed aan een accountantskantoor, en daarom was het de vraag wie er nu verantwoordelijk is voor de misser.
De rechtbank Zeeland-West-Brabant oordeelt dat op het accountantskantoor de plicht rustte om bij aanvang van de opdracht te controleren of de gegevens die werden ontvangen overeenstemden met de cao. Die taak is niet uitgevoerd, constateert de rechtbank.
Ook werd het administratiekantoor niet geïnformeerd over de fout in de salarisadministratie toen die in 2014 door een medewerkster werd ontdekt. Als gevolg van deze fouten is het accountantskantoor toerekenbaar tekortgeschoten in de nakoming van de verplichting om te handelen als een goed opdrachtnemer.
Loonadministratie via accountantskantoor
Een administratiekantoor had eind 2013 een overeenkomst gesloten waarbij het de verplichting op zich nam om per 1 januari 2014 de loonadministratie voor het beveiligingsbedrijf te verzorgen. Voor de uitvoering daarvan werd een accountantskantoor ingeschakeld, dat de salarisadministratie van alle klanten van het administratiekantoor verzorgde.
Ten onrechte adv-toeslag uitgekeerd
In 2019 gaf het beveiligingsbedrijf een ander bedrijf de opdracht om de salarisadministratie uit te voeren en toen kwam de fout aan het licht. Bij een controle van de salarisgegevens werd geconstateerd dat over de periode januari 2014 tot en met mei 2019 ten onrechte 5% adv-toeslag was uitgekeerd. Als gevolg van een cao-wijziging was de toeslag per loonperiode 10 2013 komen te vervallen.
Wie is aansprakelijk? Administratie- of accountantskantoor?
Het administratiekantoor werd aansprakelijk gesteld voor de fout in de loonadministratie, en door de rechtbank veroordeeld tot € 67.033,01 aan schadevergoeding. Daarop spande het administratiekantoor op haar beurt weer een zaak aan tegen het accountantskantoor.
Bij de rechtbank betwist het accountantskantoor dat het wanprestatie of een onrechtmatige daad heeft gepleegd. De loonstroken waren gebaseerd op de informatie die was ontvangen van het administratiekantoor, voerde het accountantskantoor onder meer aan ter verdediging. Het accountantskantoor had bovendien een aanvangspakket ontvangen met daarin loonstroken van de werknemers van het beveiligingsbedrijf, opgesteld door het toenmalige salarisadministratiekantoor. Het toenmalige administratiekantoor had de adv-toeslag vanaf loonperiode 10 in 2013 laten doorlopen. Daar was het accountantskantoor niet bij betrokken.
‘Administratiekantoor had juiste en volledige informatie moeten geven’
Het administratiekantoor is verantwoordelijk voor het geven van juiste en volledige informatie, voerde het accountantskantoor aan. Dat heeft het nagelaten. Het accountantskantoor had niet de opdracht van het administratiekantoor om onderzoek te doen naar het verleden en naar mogelijke fouten in de loonadministratie. Dat mag ook niet van haar worden verwacht, luidde het betoog. Het administratiekantoor had voornamelijk contact met het beveiligingsbedrijf, werd nog aangevoerd. Het accountantskantoor betwist dat het beveiligingsbedrijf niet deskundig is om een salarisstrook te analyseren.
Is accountantskantoor toerekenbaar tekort geschoten?
Voor een recht op schadevergoeding op grond van artikel 6:74 van het Burgerlijk Wetboek (BW) is vereist dat komt vast te staan dat het accountantskantoor toerekenbaar is tekortgeschoten in de nakoming van haar verplichtingen uit de tussen partijen gesloten overeenkomst. Van een tekortkoming is sprake wanneer het accountantskantoor haar wettelijke verplichting om te handelen als een goed opdrachtnemer heeft geschonden.
Zorgplicht
De rechtbank moet beoordelen of het accountantskantoor als opdrachtnemer heeft gehandeld zoals een redelijk bekwaam en redelijk handelend vakgenoot te werk zou zijn gegaan. Op het accountantskantoor rust daarmee een zorgplicht. Of het accountantskantoor haar zorgplicht jegens het administratiekantoor heeft geschonden hangt af van de omstandigheden van het concrete geval, schetst de rechtbank in de uitspraak.
Voldeed overgedragen loonadministratie aan cao?
Tussen partijen is in geschil of van het accountantskantoor mocht worden verwacht dat zij onderzocht of de loonadministratie die aan haar werd overgedragen voldeed aan de cao. Anders dan het accountantskantoor aanvoert oordeelt de rechtbank van wel. Dit oordeel wordt hieronder toegelicht.
Wijzigingen in cao’s signaleren
Het administratiekantoor heeft in februari 2014 aan het accountantskantoor opgedragen om aan de hand van haar expertise de loonadministratie van het beveiligingsbedrijf te verzorgen. Het administratiekantoor besteedde deze opdracht voor haar klanten altijd uit aan het accountantskantoor. Een salarisadministrateur berekent, kort gezegd, het salaris voor werknemers. Onderdeel van dit werk is dat de salarisadministrateur nagaat of er wijzigingen in wet- en regelgeving zijn (opgetreden) die maken dat het salaris moet worden aangepast. Het accountantskantoor heeft op zitting bevestigd dat het haar taak is om wijzigingen in cao’s te signaleren.
Adv-toeslag vervallen
Vanaf loonperiode 10 in 2013 is een nieuwe cao van kracht. Tussen partijen staat vast dat vanaf die periode adv-toeslag van 5% voor afroepkrachten is komen te vervallen. De rechtbank overweegt dat de cao een minimumniveau biedt. Tussen partijen is niet in geschil dat een werkgever van de bepalingen van een cao mag afwijken in het voordeel van de werknemer, indien de werkgever dit wenst.
Haviltex-maatstaf
Partijen zijn het erover eens dat het administratiekantoor aan het accountantskantoor de opdracht heeft gegeven dat het salaris conform de cao moest worden verloond. Volgens partijen houdt dit in ieder geval in dat het door het beveiligingsbedrijf uit te keren loon niet onder het loon op basis van de cao komt. Wel is tussen partijen in geschil of hieronder ook valt dat het loon niet boven de cao mag uitkomen. Het administratiekantoor meent van wel. Het accountantskantoor meent van niet.
Om vast te stellen of het accountantskantoor haar zorgplicht heeft geschonden, moet de rechtbank vaststellen wat partijen hebben afgesproken. De rechtbank moet daarom deze afspraak tussen partijen uitleggen. De rechtbank gebruikt hiervoor de Haviltex-maatstaf. Deze maatstaf houdt in dat de rechtbank moet kijken naar hoe beide partijen deze afspraak mochten begrijpen. Ook is van belang wat partijen in redelijkheid van elkaar mochten verwachten. Voor dit oordeel zijn alle omstandigheden van het concrete geval van belang, gewaardeerd naar hetgeen de maatstaven van redelijkheid en billijkheid meebrengen.
Conform cao verlonen
De rechtbank is van oordeel dat conform cao verlonen inhoudt dat niet minder, maar ook niet meer wordt uitbetaald dan op basis van de cao geldt. Deze uitleg sluit aan bij het normale taalgebruik. Bovendien dient deze uitleg het belang van de betalende werkgever. Alleen wanneer de werkgever dit wenst mag in het voordeel van de werknemer van de bepalingen van een cao worden afgeweken. Het administratiekantoor mocht dus de tussen partijen gemaakte afspraak zo begrijpen dat het accountantskantoor niet meer loon berekende dan op grond van de cao noodzakelijk was.
Verplichting om te controleren
Het accountantskantoor heeft nog aangegeven dat het systeem waarmee zij de loonstroken opmaakt, alleen bij betaling onder het minimumloon van de cao een melding geeft. Indien meer wordt betaald dan op grond van de cao is vereist, verschijnt er geen melding. Dat het softwareprogramma waarmee zij de loonadministratie verricht op deze wijze is ingericht, ontslaat het accountantskantoor niet van haar verplichting om te controleren of boven de cao is verloond, oordeelt de rechtbank.
Het accountantskantoor verweert zich ook met de stelling dat zij mag afgaan op de juistheid van de informatie die zij van het administratiekantoor ontvangt. Om die reden hoefde zij niet te controleren of de informatie op de ‘oude’ loonstroken overeenkwam met de voorwaarden van de cao.
Eigen verantwoordelijkheid accountantskantoor
De rechtbank overweegt dat in de eerste plaats op de weg ligt van het administratiekantoor als opdrachtgever de juiste informatie aan te leveren. Dat betekent echter niet dat het accountantskantoor geen eigen verantwoordelijkheid heeft en nooit hoeft te controleren of de gegeven informatie klopt. In dit specifieke geval kan het accountantskantoor zich niet verschuilen achter de stelling dat zij mocht afgaan op de juistheid van de informatie die zij van het administratiekantoor ontving.
Adv-toeslag expliciet vermeld op loonstrook
De fout in de salarisadministratie kon op eenvoudige wijze ontdekt worden. Zoals het accountantskantoor ter zitting heeft verklaard staat de adv-toeslag als looncomponent expliciet vermeld om de salarisstrook. Bij het zien van een ‘oude’ salarisstrook van het toenmalige salarisadministratiekantoor valt deze component op.
Zelfstandige fout accountantskantoor
Het ontdekken van dergelijke fouten in de salarisadministratie behoort tot haar taak als expert op het gebied van salarisadministratie. Dat de fout is ontstaan door een ander, maakt dat niet anders. Het gaat hier om een zelfstandige fout van het accountantskantoor.
De rechtbank hecht daarnaast ook waarde aan de omstandigheid dat het hier ging om een zeer recente cao-wijziging én dat het een werkgever betrof waarvoor voor het eerst de loonadministratie werd verzorgd.
Plicht om bij start opdracht te checken of gegevens klopte met cao
De conclusie van het bovenstaande is dat op het accountantskantoor de plicht rustte om bij aanvang van deze opdracht te controleren of de gegevens die zij ontving overeenstemde met de inhoud van de cao. Dit oordeel is gebaseerd op de volgende omstandigheden:
- het accountantskantoor is een expert op het gebied van salarisadministratie;
- de opdracht van het administratiekantoor aan haar hield in dat het salaris moest worden berekend conform de cao. Het administratiekantoor mocht daaruit afleiden dat het accountantskantoor niet meer loon berekende dan op grond van de cao noodzakelijk was;
- het betrof een nieuwe opdracht van het administratiekantoor;
- de cao was recent gewijzigd;
- de fout was eenvoudig te ontdekken.
Niet gecontroleerd
Deze controleverplichting brengt mee dat indien het accountantskantoor na controle vaststelt dat ten onrechte de adv-toeslag is uitgekeerd, zij het administratiekantoor hierover informeert. Tussen partijen staat vast dat het accountantskantoor bij aanvang van haar werkzaamheden niet heeft gecontroleerd of het salaris op de ‘oude’ loonstroken conform de cao was verloond.
Toerekenbaar tekortgeschoten
Als het accountantskantoor wel een deugdelijke controle had uitgevoerd, had zij de fout ontdekt en had zij het administratiekantoor hierover kunnen inlichten. Het beveiligingsbedrijf had de cao-wijziging dan kunnen doorvoeren. Het accountantskantoor is daarom toerekenbaar tekortgeschoten in haar verplichting om te handelen als een goed opdrachtnemer.
Informatieplicht
Ten overvloede merkt de rechtbank op dat het accountantskantoor ook op een andere wijze toerekenbaar is tekortgeschoten.
Tussen partijen staat vast dat een voormalig medewerkster van het accountantskantoor in februari 2014 de fout in de salarisadministratie heeft ontdekt. Zij heeft op een briefje een aantekening gemaakt over de vervallen 5% adv-toeslag bij afroepkrachten.
Onvoldoende onderbouwing
De rechtbank is van oordeel dat het accountantskantoor haar stelling dat zij het administratiekantoor wel heeft geïnformeerd over de fout onvoldoende heeft onderbouwd. Op de vraag van de rechter op zitting waaruit blijkt dit, heeft het accountantskantoor geantwoord dat het binnen haar bedrijf gebruikelijk is om over fouten te communiceren met het administratiekantoor. Het accountantskantoor heeft aangegeven dat het waarschijnlijk is dat het in dit geval ook zo is gegaan. De rechtbank acht deze onderbouwing onvoldoende. Ook uit de schriftelijke verklaring van de medewerkster blijkt niet (duidelijk) dat het accountantskantoor het administratiekantoor heeft geïnformeerd over de fout.
Omdat het accountantskantoor haar betwisting onvoldoende heeft onderbouwd neemt de rechtbank als vaststaand feit aan dat het accountantskantoor na ontdekking hiervan het administratiekantoor niet heeft geïnformeerd hierover.
‘Adv-toeslag moet worden gehandhaafd’
Het standpunt van het accountantskantoor dat zij op instructie van het administratiekantoor de cao-wijziging niet heeft verwerkt is een bevrijdend verweer. De stelplicht en de bewijslast van het bestaan van deze instructie rust daarom op het accountantskantoor. Zij beroept zich namelijk op het gevolg van deze instructie, namelijk dat de adv-toeslag moest worden gehandhaafd. Dit verweer wordt wegens gebrek aan een deugdelijke motivering verworpen. De verklaring van de medewerkster geeft geen steun aan de stelling dat het administratiekantoor aan haar de instructie heeft gegeven om de adv-toeslag aan afroepkrachten te blijven uitbetalen.
Accountantskantoor had administratiekantoor moeten informeren
De conclusie is dat het accountantskantoor ook toerekenbaar is tekortgeschoten in haar verplichting om het administratiekantoor te informeren over de fout in de salarisadministratie nadat zij deze fout had ontdekt.
Conclusie
Samenvattend, heeft het accountantskantoor op twee manieren haar zorgplicht jegens het administratiekantoor geschonden. Het accountantskantoor heeft niet gehandeld zoals van een redelijk handelend en redelijk bekwaam vakgenoot mocht worden verwacht. Het accountantskantoor is daarom toerekenbaar tekortgeschoten in de nakoming van haar verplichtingen uit de overeenkomst met het administratiekantoor. De vordering tot betaling van € 89.300,81 wordt toegewezen.
Uitspraak Rechtbank Zeeland-West-Brabant, 19 juni 2024, ECLI:NL:RBZWB:2024:4415
