Aanvullend pensioen is een belangrijke arbeidsvoorwaarde voor werknemers. Het zorgt voor inkomen voor later, maar voorkomt ook een armoedeval bij arbeidsongeschiktheid en overlijden. Een pensioenregeling helpt werknemers om dit inkomen te regelen, maakt een organisatie aantrekkelijk voor nieuwe werknemers en versterkt de binding met de bestaande werknemers.
Circa 10 procent van de werknemers mist echter nog een aanvullende pensioenregeling. Lees in dit stappenplan voor werkgevers van de SER hoe je werknemers een pensioenregeling kunt aanbieden.
Zes stappen
De stappen in het kort:
- Stap 1. Check of een pensioenregeling voor de werknemers verplicht is of niet. Zo ja: meld de werknemers aan, neem de pensioenregeling op in de arbeidsvoorwaarden en informeer werknemers over de regeling. Zo nee: ga verder naar stap 2.
- Stap 2. Neem contact op met een pensioenadviseur.
- Stap 3. Inventariseer de mogelijkheden en de wensen van de eigen werknemers.
- Stap 4. Kies de inhoud van de pensioenregeling.
- Stap 5. Kies een pensioenuitvoerder.
- Stap 6. Neem de pensioenregeling op in de arbeidsvoorwaarden en informeer de werknemers.
Stap 1: check of pensioenregeling verplicht is
Onderzoek of er een verplichting bestaat om de werknemers te laten deelnemen aan een bepaalde pensioenregeling via een bedrijfstakpensioenfonds of via een cao.
Als de werkgever niet via een verplichtstelling of een cao verplicht de werknemers een pensioenregeling aan te bieden, kan hij zelf bepalen of en op welke wijze hij met de werknemers een pensioenregeling afspreekt.
Let op: als een werkgever verplicht is aan te sluiten bij een bedrijfstakpensioenfonds, is het belangrijk dat direct te doen en de werknemers bij dit bedrijfstakpensioenfonds aan te melden. Als dit niet gebeurt, loopt hij een groot financieel risico. Want dan moet de werkgever later alsnog aansluiten, de werknemers met terugwerkende kracht aanmelden en alle achterstallige pensioenpremies betalen. Dat kan dus een flinke naheffing betekenen, zeker als de niet-aangesloten periode een langere periode beslaat.
Ook kunnen de hoofdactiviteiten van de onderneming door de jaren heen veranderen, waardoor de onderneming inmiddels toch onder een verplichtstelling valt.
Controleer regelmatig of de hoofdactiviteit nog aansluit bij de SBI-code (bedrijfsindeling volgens het CBS).
Actie: is sprake van een verplichtstelling? Neem dan contact op met het pensioenfonds in kwestie en sluit aan bij deze pensioenregeling. Valt de werkgever niet onder een verplichtstelling? Ga door naar stap 2.
Stap 2: contact opnemen met pensioenadviseur
Actie: leg contact met een pensioenadviseur die bij de situatie past.
Stap 3: mogelijkheden en wensen inventariseren
Zet de volgende zaken op een rij:
- Wat is de financiële ruimte als het gaat om pensioen voor de werknemers?
- Welke mate van inspraak en betrokkenheid hebben werknemers als het gaat over pensioen? Ook als inspraak niet op grond van de wet (WOR) vereist is, is het advies een pensioenregeling in overleg met de werknemers vorm te geven en in te voeren.
- Is er een ondernemingsraad (meer dan 50 werknemers in dienst) of is er een cao waarbij vakbonden betrokken zijn en waarin pensioen wordt of kan worden geregeld?
Actie: tref voorbereidingen en schakel een pensioenadviseur in.
Stap 4: inhoud pensioenregeling kiezen
Samen met een pensioenadviseur en in overleg met de werknemers maakt de werkgever keuzes over onder meer:
- de hoogte van de pensioenpremie en de verdeling tussen werknemer en werkgever;
- de keuzes die werknemers zelf binnen de pensioenregeling kunnen maken;
- de dekking voor een nabestaandenpensioen;
- de mogelijkheid tot voortzetting van de pensioenopbouw bij arbeidsongeschiktheid;
- de dekking voor een arbeidsongeschiktheidspensioen.
Actie: bespreek en kies de inhoud van de pensioenregeling.
Stap 5: pensioenuitvoerder kiezen
In overleg met de werknemers bepaalt de werkgever bij welke aanbieder de pensioenregeling wordt ondergebracht: een verzekeraar, premiepensioeninstelling (ppi) of bij een algemeen pensioenfonds (APF). Soms is vrijwillige aansluiting bij een bedrijfstakpensioenfonds ook mogelijk. Hierbij geldt dan meestal dat je moet kiezen voor een regeling die dat bedrijfstakpensioenfonds aanbiedt.
Actie: kies een pensioenuitvoerder.
Stap 6: pensioenregeling opnemen in arbeidsvoorwaarden en informeren
Om de pensioenregeling te formaliseren sluit de werkgever een uitvoeringsovereenkomst met een pensioenuitvoerder en een pensioenovereenkomst met de werknemers. Een uitvoeringsovereenkomst is het contract tussen werkgever en pensioenuitvoerder.
Een pensioenregeling wordt afgesproken tussen werknemer en werkgever. Het is zaak de werknemers hierover goed te informeren en uit te leggen wat er wel en niet is opgenomen in de pensioenregeling. Ook moeten de werknemers worden aangemeld bij de pensioenuitvoerder. Pas ook de loonadministratie aan. Dan gaat het niet alleen om het opnemen van de pensioenafdracht (werknemerspremie) op de loonstroken en jaaropgaven, maar ook om het (tijdig) afdragen van de totale pensioenpremie aan de pensioenuitvoerder en het hierop aanpassen van de salarisadministratie. De salarisadministrateur kan hierbij helpen.
Actie: meld werknemers aan, informeer dat er voor de werknemers een pensioenregeling is afgesloten en pas de administratie en arbeidsovereenkomsten aan.
Hoe werkt het praktisch?
Is de werkgever op grond van een verplichtstelling of cao verplicht een bepaalde pensioenregeling aan te bieden aan de werknemers? (Stap 1)
- Bespreek de pensioensituatie met je werknemers. (Stap 3)
- Meld de onderneming en de werknemers aan bij het bedrijfstakpensioenfonds. Het bedrijfstakpensioenfonds heeft meer informatie over de aanmeldprocedure maar ook de salarisadministrateur kan daarbij wellicht helpen. (Stap 5)
- Pas de arbeidsovereenkomsten met de werknemers aan met een verwijzing naar de deelname aan de pensioenregeling. (Stap 6)
- Informeer werknemers over bijvoorbeeld de kenmerken van de regeling, de keuzemogelijkheden en de premieverdeling tussen werkgever en werknemer (vaak kan het pensioenfonds hierbij behulpzaam zijn) en geef praktische informatie over het bedrijfstakpensioenfonds (welke gegevens over de werknemers ontvangt het fonds, hoe zijn ze bereikbaar, waar is de website te vinden, welke informatie verstuurt het fonds zelf?). (Stap 6)
Is de werkgever op grond van een verplichtstelling of cao niet verplicht een pensioenregeling aan te bieden aan je werknemers, maar wil je dit toch doen? (Stap 1)
- Kies een pensioenadviseur. (Stap 2)
- Bespreek de pensioensituatie met de werknemers en maak hun de gevolgen duidelijk van het niet-tijdig opbouwen van pensioen. (Stap 3)
- Als er een vakbond, ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging is, ga dan ook met deze vertegenwoordiging in gesprek over de wenselijkheid van een pensioenregeling. (Stap 3)
- Maak in overleg met de werknemers een keuze voor het type pensioenregeling en een pensioenuitvoerder. (Stap 4 en 5)
- Leg de afspraken met de pensioenuitvoerder vast in een uitvoeringsovereenkomst. (Stap 6)
- Meld de werknemers aan bij de pensioenuitvoerder. De pensioenuitvoerder maar ook de salarisadministrateur kan daarbij helpen. (Stap 6)
- Pas de arbeidsovereenkomsten met de werknemers aan met een verwijzing naar de deelname aan de pensioenregeling. (Stap 6)
- Informeer werknemers over bijvoorbeeld de kenmerken van de regeling, de keuzemogelijkheden en de premieverdeling tussen werkgever en werknemer (vaak kan de pensioenuitvoerder hierbij behulpzaam zijn) en geef praktische informatie over de pensioenuitvoerder (welke gegevens over de werknemers ontvangt de pensioenuitvoerder, hoe zijn ze bereikbaar, waar is de website te vinden, welke informatie verstuurt de pensioenuitvoerder zelf?). (Stap 6)
Toch geen pensioenregeling, acties:
- Wijs de (nieuwe) werknemers er uitdrukkelijk op dat er geen pensioenregeling is. Het advies is dit nadrukkelijk op de loonstrook en jaaropgave van de werknemer te vermelden. Dit is echter nog niet verplicht.
- Informeer werknemers over de mogelijkheden om een eigen pensioen op te bouwen. Er zijn ook voorbeelden van ondernemingen waarbij werkgevers de werknemers een extra vergoeding geven voor het zelf kunnen regelen van hun pensioen. Als de werkgever hiervoor kiest, kan de werkgever de werknemers helpen door hen te informeren over de mogelijkheden om een eigen pensioen op te bouwen.
- Besluit de werkgever een vergoeding te verstrekken, dan moeten ook de arbeidsovereenkomsten worden aangepast. Een financieel adviseur kan daarbij ook helpen.
Pensioen voor werknemers in zes stappen: een stappenplan voor werkgevers
