De werkgever kan met de werknemer afspreken dat hij voor een deel van het loon kan kiezen hoe en wanneer hij dit geniet (‘keuzeloon’). De werknemer kan er dan bijvoorbeeld voor kiezen om het loon te genieten als een beloning in natura of als een onbelaste vergoeding. Zo’n regeling spreek je af met de werknemer, al dan niet in een cao: een cafetariaregeling.
Een cafetariaregeling kun je op verschillende manieren met de werknemers afspreken. Dat kan als een aparte regeling, maar ook als onderdeel van een keuzebudgetregeling.
Keuzebudgetregeling
In een keuzebudgetregeling kan de werknemer kiezen hoe en wanneer hij bedragen uit dat budget opneemt. Keuzebudgetten komen in de praktijk voor onder verschillende benamingen, zoals een individueel keuzebudget (IKB), persoonlijk keuzebudget (PKB) of employee benefit.
Voor zover de regeling dat toelaat kan de werknemer er bijvoorbeeld voor kiezen:
- dat de werkgever het budget periodiek of incidenteel als loon aan de werknemer uitbetaalt;
- dat de werknemer extra verlof kan opnemen;
- dat de werkgever de werknemer een (gericht vrijgestelde) kostenvergoeding of een opleiding geeft;
- om een vergoeding van de werkgever te krijgen, die je aanwijst als eindheffingsloon, waarvoor je gebruik kunt maken van de vrije ruimte van de werkkostenregeling, bijvoorbeeld een vergoeding van de vakbondscontributie.
Een keuzebudget kan het ‘loon over een maand’ verhogen.
Invloed op vrije ruimte
Keuzes die de werkgever ter beschikking stelt aan de werknemer binnen de cafetariaregeling kunnen invloed hebben op de bestede vrije ruimte. Dat hangt ervan af of de werkgever hetgeen hij als keuzemogelijkheid aan de werknemer ter beschikking stelt ook zonder meer als vrijgesteld loon had mogen geven. Het uitruilen van € 0,23 per kilometer of het uitruilen van studiekosten, benodigd voor het doorgroeien in de functie, zijn daar twee voorbeelden van.
Uitruilen fiets
Als de werknemer afziet van brutoloon in ruil voor een kilometervergoeding of voor studiekosten, wordt er niets aangewezen in de vrije ruimte, omdat dit allebei al vrijgesteld loon betreft. Maar het uitruilen van een fiets of vakbondscontributie kost wel vrije ruimte omdat een werkgever dit niet zonder meer vrijgesteld aan de werknemer mag vergoeden. De waarde van de fiets of de waarde van de vakbondscontributie wordt daarom bij uitruil aangewezen als vrije ruimte.
Om te voorkomen dat een forse overschrijding van de vrije ruimte plaatsvindt vanwege het bijvoorbeeld aanbieden van (elektrische) fietsen binnen een cafetariaregeling, kan het verstandig zijn om daar nadere voorwaarden aan te stellen. Zo zou je er een limiet van een maximaal aantal fietsen op jaarbasis aan kunnen stellen. Ook zou je een limiet aan het uit te ruilen bedrag voor een fiets in kunnen stellen.
Voorbeeld (elektrische) fietsen
Werkgever A heeft uitgerekend dat hij het komende jaar binnen de vrije ruimte blijft als hij maximaal 10 (elektrische) fietsen ter waarde van maximaal € 2.000 per fiets voor uitruil ter beschikking stelt binnen de cafetariaregeling. Daarbij geldt: wie het eerst komt, wie het eerst maalt. De 11e werknemer die een fiets wil uitruilen komt op een wachtlijst te staan en is volgend jaar als eerste aan de beurt. Gevolgd door eventueel nummer 12 etc.
Door het overlijden van een werknemer gaat het in december extern geplande personeelsfeest bij een partycentrum echter niet door. Dit scheelt € 10.000 aan ingeplande vrije ruimte. Besloten wordt om de wachtlijst voor de (elektrische) fietsen erbij te pakken en na te gaan of er voor € 10.000 extra aan fietsen uitgeruild kan worden.
Hierna nog een voorbeeld waaruit blijkt wat je betreffende de uitruil van een fiets aan moet wijzen in de vrije ruimte: de (maandelijkse) uitruil of in één keer de waarde van het voordeel.
Voorbeeld uitruilen brutoloon voor een fiets
Werkgever X vergoedt maximaal € 1.500 voor de aankoop van een nieuwe fiets. Dit bedrag wordt overgemaakt naar de werknemer tegen overlegging van de factuur van aanschaf. Vervolgens wordt die € 1.500 in 24 gelijke termijnen volledig ingehouden op het brutoloon van de werknemer.
Het bedrag ad € 1.500 dat de werknemer ontvangt voor de aankoop wordt gezien als een lening. Omdat dit bedrag wordt gebruikt voor de aanschaf van een fiets geldt een nihilwaardering voor het rentevoordeel. Het bedrag van € 1.500 wordt hier dus niet gezien als een voordeel en daarom ook niet aangewezen in de vrije ruimte. Stel dat de werkgever de fiets rechtstreeks betaalt en maandelijks verrekent met de werknemer, wijzigt de uitwerking hierna verder niet.
Uitgaande van de vermelde 24 maanden houdt de werkgever maandelijks € 62,50 bruto in en geeft daarvoor een nettovergoeding van € 62,50 aan de werknemer terug. Dit bedrag wordt maandelijks afgelost op de lening van € 1.500. Deze maandelijkse nettovergoeding/bijdrage van de werkgever van € 62,50 wordt gezien als voordeel en daarom wordt deze maandelijks aangewezen in de vrije ruimte. Oftewel de komende 24 maanden wordt bij elkaar € 1.500 aangewezen in de vrije ruimte.
De medewerker heeft als het goed is een aanvulling op zijn arbeidsovereenkomst getekend en daarmee arbeidsrechtelijk afgezien van maandelijks € 62,50 aan brutosalaris. Daarnaast ontvangt de werknemer van de werkgever een bijdrage van € 62,50 voor de aanschaf van een fiets die eigendom van de werknemer wordt. Aangezien het vergoeden van een fiets door een werkgever niet onder één van de vrijstellingen valt, is de vergoeding van € 62,50 dus loon. In dit geval wordt deze aangewezen in de vrije ruimte.
Lees meer in het dossier Werkkostenregeling van Casper Mons
