Een werkgever kan aan ‘ingekomen werknemers’ en ‘uitgezonden werknemers’ bepaalde extra kosten gericht vrijgesteld vergoeden vanwege tijdelijk verblijf in een ander land gericht (of hij kan zaken gericht vrijgesteld verstrekken of ter beschikking stellen). Het gaat dan om extraterritoriale kosten.
De werkgever heeft hierbij de keuze om:
- werkelijke extraterritoriale kosten te vergoeden (of zaken te verstrekken of ter beschikking te stellen); of
- 30%-regeling (de bewijsregel) toe te passen.
Twee wijzigingen
Het Belastingplan 2023 bevat twee wijzigingen voor de 30%-regeling:
- per 2023: een jaarlijkse keuze voor toepassing van de 30%-regeling of werkelijke extraterritoriale kosten;
- per 2024: een aftoppingsmaatregel voor ingekomen werknemers. Let op: voor sommige werknemers gaat deze maatregel pas in per 2026.
1 Jaarlijkse keuze
Zolang je de 30%-regeling mag toepassen, moet je elk jaar kiezen of je de 30%-regeling toepast of dat je de werkelijke extraterritoriale kosten vergoedt. Die keuze maak je in het eerste loontijdvak van het
kalenderjaar waarin u extraterritoriale kosten vergoedt. De keuze geldt voor het hele kalenderjaar.
Als de 30%-beschikking in de loop van het kalenderjaar eindigt, stopt op dat moment een eventuele keuze voor de 30%-regeling. Als de 5-jaarstermijn voorbij is, zijn extraterritoriale kosten meestal niet meer belastingvrij te vergoeden.
Ingangsdatum keuze bij nieuwe 30%-aanvraag ingekomen werknemers
Het moment waarop de jaarlijkse keuze bij een nieuwe aanvraag voor de 30%-regeling voor een ingekomen werknemer ingaat, is afhankelijk van het moment waarop je de aanvraag doet:
- Je doet de aanvraag binnen 4 maanden na de start van de werkzaamheden.
De beschikking heeft dan terugwerkende kracht tot en met de startdatum van de tewerkstelling. Binnen deze 4 maanden kun je per loontijdvak kiezen of je gebruikmaakt van de 30%-regeling of dat je de werkelijke extraterritoriale kosten vergoedt. In de vijfde maand moet je een keuze maken die voor de rest van het kalenderjaar geldt. Vervolgens kies je per kalenderjaar. - Je doet de aanvraag ná 4 maanden na de start van de werkzaamheden.
De 30%-beschikking heeft dan geen terugwerkende kracht. Tot aan de ingangsdatum van de beschikking mag je alleen de werkelijke extraterritoriale kosten onbelast vergoeden. Vanaf de datum van de beschikking maak je de keuze voor de rest van het kalender jaar. Vervolgens kies je per kalenderjaar.
Voorbeeld 1 – binnen 4 maanden
Een ingekomen werknemer start per 1 juli 2023. De aanvraag van de 30%-regeling doe je op
1 oktober 2023. Omdat u deze aanvraag doet binnen 4 maanden na de startdatum geeft de Belastingdienst daarvoor een beschikking af met ingangsdatum 1 juli 2023.
In de periode van 4 maanden vanaf 1 juli 2023, dus tot en met 31 oktober 2023, mag je per loontijdvak
kiezen of je de 30%-regeling toepast of dat je de eventuele werkelijke kosten vergoedt. Met ingang van 1
november (na de periode van 4 maanden) moet je kiezen. Die keuze geldt voor de rest van 2023. Per
1 januari 2024 moet je jaarlijks kiezen.
Voorbeeld 2 – na 4 maanden
Een ingekomen werknemer start per 1 februari 2023. Het verzoek voor het aanvragen van de
30%-regeling doet u op 15 juni 2023. Omdat de aanvraag niet binnen 4 maanden na de start van de
tewerkstelling is ingediend heeft de beschikking voor de 30%-regeling als ingangsdatum 1 juli 2023.
Er geldt dus geen terugwerkende kracht.
Tot 1 juli 2023 mag je alleen de werkelijke extraterritoriale kosten onbelast vergoeden. Per 1 juli 2023
moet je kiezen of je de 30%-regeling toepast of dat u de eventuele werkelijke extraterritoriale kosten
vergoedt. Die keuze geldt voor de rest van 2023. Per 1 januari 2024 moet je jaarlijks kiezen.
2 Aftopping bedrag toepassing 30%-regeling
Deze maatregel gaat in per 1 januari 2024 en geldt voor ingekomen werknemers. Dus voor werknemers waarvoor je de 30%-regeling mag toepassen op grond van een beschikking. Voor sommige werknemers gaat de maatregel in per 2026 op grond van een overgangsregeling. Omdat het daarbij van belang is of je de 30%-regeling in het laatste loontijdvak van 2022 hebt toegepast, is dit nu al relevant.
Aftopping per 2024: hoofdregel
Als je per 1 januari 2024 kiest voor de toepassing van de 30%-regeling geldt daarvoor een maximumbedrag dat je gericht vrijgesteld kunt vergoeden. Dit maximumbedrag is 30% van het bedrag van de norm uit de Wet normering topinkomens (WNT-norm). Voor 2022 bedraagt de WNT-norm € 216.000. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd.
Stel dat in 2024 dit bedrag € 220.000 is, dan betekent dat dat de maximale grondslag waarover je de 30%-regeling toepast € 220.000 is. Het maximale bedrag van de onbelaste vergoeding is dan 30% van € 220.000 ofwel € 66.000. Deze bedragen zijn op jaarbasis. Als een werknemer gedurende het jaar naar Nederland komt of terug naar het buitenland gaat, pas je dit maximumbedrag naar tijdsgelang toe.
Aftopping per 2026: overgangsregeling
De aftoppingsmaatregel gaat pas in per 1 januari 2026 als je voor de werknemer de 30%-regeling hebt toegepast op het loon van het laatste loontijdvak van 2022.
Voorbeeld 3 – aftoppen per 2026
Een werknemer heeft per 1 juli 2022 een geldige 30%-beschikking. De beschikking geldt voor een
periode van 5 jaar (dus tot en met 30 juni 2027). Zijn jaarloon (incl. 30%-vergoeding) bedraagt telkens
€ 500.000. De 30%-regeling pas je toe op zijn maandloon van december 2022. Deze werknemer kun je tot en met 2025 een onbelaste vergoeding geven van € 150.000 per jaar (30% van € 500.000).
Met ingang van 1 januari 2026 moet je de onbelaste vergoeding maximeren (aftoppen) op 30% van het bedrag van de WNT-norm. Bij bijvoorbeeld € 224.000 is dat dan € 67.200.
