In dit artikel neemt verzuimspecialist Sazas je mee langs de verantwoordelijkheden bij verzuim. Ook leggen we uit waarom openheid kan helpen om verzuim te beperken.
Vaak worden verzuim en ziekte in één adem genoemd. Bij verzuim gaat een medewerker niet aan het werk. Ziekte is iets wat iemand overkomt; de persoon voelt zich ziek, heeft (ernstige) klachten. Ziekte hoeft niet te leiden tot verzuim. Een medewerker hoeft zich niet (helemaal) ziek te melden. Er kan ook gekeken worden naar wat er nog wel mogelijk is. Het draait erom hoe medewerkers en werkgevers/leidinggevenden omgaan met ziekte. Vooraf kunnen werkgevers en medewerkers hier afspraken over maken.
Met elkaar in gesprek
Openheid is één van de belangrijkste uitgangspunten van een verzuimbeleid. Dit bereikt de werkgever door continu met de medewerker in gesprek te blijven. Dat doet de werkgever, maar ook de medewerker zelf op eigen initiatief. Om verzuim te voorkomen is het belangrijk dat de medewerker zich vrij voelt om het op tijd aan te geven als hij of zij ergens mee zit. Dan kan er samen worden gekeken naar oplossingen.
Verantwoordelijkheden medewerker bij verzuim
Een medewerker is zelf ook verantwoordelijk voor zijn of haar eigen inzetbaarheid. Niet alleen bij het voorkomen, signaleren en het verhogen van de eigen inzetbaarheid. Maar ook wanneer iemand al verzuimt; tijdens de re-integratie. Dit betekent onder andere dat een medewerker verantwoordelijk is voor de volgende zaken:
1. Knelpunten signaleren
Om verzuim op tijd te ontdekken en te voorkomen is het belangrijk dat de medewerker zelf knelpunten signaleert. Loopt de medewerker ergens tegenaan tijdens de werkzaamheden of zijn er andere knelpunten die verzuim kunnen veroorzaken? Als de medewerker dit signaleert en op tijd bespreekt met de leidinggevende, kan verzuim voorkomen worden.
2. Vergroten van inzetbaarheid
Door bijvoorbeeld training, bij- en/of omscholingstrajecten te volgen, kan een medewerker zijn of haar inzetbaarheid vergroten. Dit ligt bij de medewerker. Een voorwaarde is wel dat een werkgever hiervoor de mogelijkheid biedt. Bijvoorbeeld door een vergoeding en tijd beschikbaar te stellen.
3. Verzuimmelding
Bij verzuim neemt de medewerker op tijd persoonlijk contact op met de leidinggevende om een ziekmelding door te geven. Een werkgever kan afspraken maken over hoe en binnen welk tijdsbestek een ziekmelding gedaan wordt. Zoals telefonisch of per mail binnen 24 uur. Dit soort afspraken kan een werkgever vastleggen in bijvoorbeeld een verzuimprotocol.
5. Overdragen van werkzaamheden
Bij verzuim is de medewerker verantwoordelijk voor het overdragen van lopende werkzaamheden en het afzeggen van afspraken. Als een medewerker daar niet toe in staat is, bespreekt hij of zij dit met de leidinggevende. De leidinggevende kan dan actie ondernemen.
6. Hervatting eigen werkzaamheden
Zodra een medewerker zich weer (deels) beter voelt, informeert hij of zij de leidinggevende wanneer de eigen werkzaamheden weer (deels) hervat kunnen worden.
7. Meewerken aan begeleiding en re-integratie
Wanneer een medewerker (langdurig) verzuimt, is hij of zij verplicht om actief mee te werken aan begeleiding en re-integratie. Hierbij toont de medewerker initiatief en levert input aan voor het opstellen, uitvoeren en beoordelen van het plan van aanpak. Vervolgens volgt de medewerker adviezen op die door deskundigen worden gegeven.
8. Beschikbaar en bereikbaar zijn tijdens verzuim
Van een medewerker die verzuimt wordt verwacht dat hij of zij bereikbaar is voor de leidinggevende en arbodeskundigen. Denk hierbij aan de bedrijfsarts, HR en andere adviseurs of deskundigen die bij het re-integratietraject betrokken zijn.
9. Contact tijdens verzuim
Tijdens het verzuim is het belangrijk dat de medewerker contact houdt met de leidinggevende en collega’s. Zo blijft de medewerker betrokken bij de organisatie. Dit kan op allerlei manieren: online, telefonisch of op kantoor. Hierin neemt de medewerker zijn of haar verantwoordelijkheid door zich actief op te stellen en mee te denken over het onderhouden van contact tijdens verzuim.
10. Uitvoeren passende werkzaamheden
Bij re-integratie ligt de nadruk op het terugkeren naar passend werk. Er wordt per situatie gekeken naar wat de medewerker nog kan en welke werkzaamheden hierbij passen. De medewerker is verplicht om de passende werkzaamheden uit te voeren die de werkgever voorstelt.
Verantwoordelijkheden werkgever of leidinggevende bij verzuim
Als een medewerker ziek is, heeft een werkgever of leidinggevende de taak om overzicht te houden en taken rondom regie en verzuimbegeleiding op zich te nemen. Dit wordt ook wel casemanagement genoemd.
De preventie van verzuim is voor een werkgever of leidinggevende een belangrijk onderdeel van het takenpakket. Dit betekent dat zij onder andere verantwoordelijk zijn voor de volgende zaken:
1. Signalen herkennen die kunnen leiden tot verzuim
Voor werkgevers of leidinggevenden is het verstandig om altijd alert zijn op signalen die kunnen leiden tot verzuim. Bijvoorbeeld als een medewerker fysieke of mentale klachten heeft of als een medewerker de laatste tijd gespannen overkomt. Deze signalen kunnen op toekomstig verzuim wijzen. Hierbij geldt ook dat werkgevers en leidinggevenden op tijd de zorgen moeten bespreken door het gesprek met de medewerker aan te geven. Op die manier kan de werkgever of leidinggevende samen met de medewerker kijken naar oplossingen.
2. Welzijn en verzuimgedrag van de medewerker
De werkgever neemt het initiatief om in gesprek te gaan met de medewerker als er sprake is van regelmatig verzuim. Dit gesprek gaat over het welzijn en het verzuimgedrag van de medewerker, maar gaat niet inhoudelijk in op klachten of aandoening(en).
3. Verzuimbeleid
De werkgever of leidinggevende zorgt voor een goede uitvoering van het verzuimbeleid, waaronder het doorlopen van de stappen binnen de Wet verbetering poortwachter. De werkgever of leidinggevende voert hierin de regie en volgt de procedures en afspraken op.
4. Re-integratie
De werkgever of leidinggevende ondersteunt de medewerker bij het terugkeren naar het eigen werk. Als terugkeer naar het eigen werk niet meer mogelijk is, wordt er gekeken naar andere mogelijkheden. Bijvoorbeeld naar ander werk binnen de organisatie of passend werk daarbuiten.
5. Voortgang re-integratie
Werkgevers en leidinggevenden voeren minimaal één keer per maand een gesprek met de zieke medewerker. In dit gesprek bespreekt de casemanager de voortgang van de re-integratie en beoordeelt het plan van aanpak. Dit gesprek legt de casemanager schriftelijk vast. Hiervan ontvangt de medewerker een kopie en het wordt toegevoegd aan het personeelsdossier.
6. Afspraken maken
De werkgever of leidinggevende maakt samen met de medewerker afspraken over passende werkzaamheden of werkhervatting.
7. Contact houden
Door wekelijks even contact op te nemen met de medewerker en te vragen hoe het gaat, blijft de medewerker betrokken bij de organisatie. Dit stimuleert de medewerker om aan zijn of haar eigen inzetbaarheid te werken.
8. Soepele samenwerking met betrokkenen
Bij verzuim komt veel kijken en er komen verschillende betrokken partijen aan te pas. De leidinggevende en casemanager zorgen ervoor dat de afspraken met verschillende betrokkenen nagekomen worden. Blijf in overleg met de bedrijfsarts als er sprake is van langdurig verzuim.
9. Bedrijfsarts
Wanneer blijkt dat advies van een bedrijfsarts nodig is, stelt de werkgever of leidinggevende samen met de medewerker een adviesvraag op en plannen zij een afspraak in.
10. Driegesprek
Tijdens (langdurig) verzuim voert de werkgever regelmatig gesprekken met de betrokken arboprofessional(s). Denk hierbij aan een bedrijfsarts of een inzetbaarheidscoach. Samen met de medewerker en de arboprofessional gaat de werkgever in gesprek wanneer er zaken spelen die stress of onzekerheid geven. Dit wordt ook wel een driegesprek genoemd. Een driegesprek kan ook zinvol zijn als de werkgever en de medewerker niet tot goede afspraken komen over een werkhervattings- of re-integratieplan.
11. Verzuimdossier
Gedurende het hele verzuimtraject is de werkgever verantwoordelijk voor het aanvullen en beheren van het verzuimdossier. Het verzuimdossier heeft een belangrijke functie; op deze manier wordt voldaan aan de Wet verbetering poortwachter.
12. Nazorg
Als werkgever of leidinggevende is het belangrijk om goede begeleiding en nazorg te bieden aan een medewerker die zijn of haar werk (deels)hervat. Medewerkers worden daarmee gesteund in een soms lastige situatie.
Openheid: ook in grotere organisaties
Heeft een bedrijf leidinggevenden voor verschillende teams? Iedere leidinggevende heeft binnen het team ook weleens te maken (gehad) met verzuim. En iedere leidinggevende gaat daar, net zoals werkgevers, weer op een andere manier mee om. Hierbij is het belangrijk dat leidinggevenden onderling ook met elkaar in gesprek gaan over verzuim. Dit kan op organisatieniveau, bijvoorbeeld binnen het managementteam. Er kan bijvoorbeeld worden gepraat over het verzuim zelf, maar ook over de keuzes die medewerkers maken als het gaat om verzuim en de manier waarop de leidinggevenden daarmee omgaan.
Waarom is het belangrijk om verzuim te bespreken in het managementteam?
In het managementteam zitten vaak alle leidinggevenden bij elkaar, daarom is het handig om daar ervaringen te delen en deze te bespreken. Zo kan men leren van elkaar. Samen kan worden gesproken over de verschillende verantwoordelijkheden en eventuele knelpunten en oplossingen.
Verzuim bespreken in het managementteam: hoe en hoe vaak?
Het is aan te raden om verzuim in ieder geval één keer in de drie maanden als onderwerp op de agenda te zetten. Op die manier blijft het een terugkerend onderwerp. Het bespreken van verzuim kan op verschillende manieren. Ter afsluiting van dit artikel geven we twee voorbeelden hiervan:
1. Verzuimrapportage
Verzuim bespreken kan door middel van een verzuimrapportage. Hierin staat: het percentage van verzuim, de frequentie van het verzuim, 0-verzuimers en frequent verzuimers. Wat valt er op? Zijn er patronen te herkennen bij bijvoorbeeld frequente verzuimers? Of zijn er problemen waar een medewerker mee zit en die een rol kunnen spelen bij verzuim? Werkgevers en/of leidinggevenden kunnen de rapportages met elkaar bespreken. Ze kunnen afspraken maken over hoe zij hiermee omgaan en wat mogelijke vervolgstappen zijn om het verzuim te voorkomen en te verminderen. Tijdens een volgend overleg kan worden bekeken of de eerdere gemaakte afspraken zijn uitgevoerd en of dat deze hebben geholpen.
2. Bespreek specifieke situaties
Het managementteam kan er ook voor kiezen om specifieke situaties, ook wel casussen genoemd, te bespreken. Leidinggevenden kunnen samen naar deze situaties kijken en bespreken hoe zij ermee omgaat, welke aanpak er wordt gekozen en waarom en hoe de situatie kan worden voorkomen. Door deze vragen te beantwoorden kunnen de leidinggevenden een gezamenlijke aanpak per situatie maken. Hierin wordt beschreven hoe leidinggevenden en het managementteam omgaan met een bepaalde situatie. Voorbeelden van specifieke situaties kunnen zijn: conflicten die kunnen leiden tot ziekte, re-integratie die langer duurt, een medewerker die zich ziekmeldt na carnaval en een patroon in het ziekmelden.
Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Ondanks dat deze informatie met de grootste zorg is samengesteld, kan het gebeuren dat bepaalde informatie niet meer actueel is.
