Toegegeven: salarisadministratie is een vak apart en bedrijven die te maken hebben met ingewikkelde cao’s en complexe internationale salarisberekeningen moeten kunnen beschikken over specialistische kennis en systemen met uitgebreide functionaliteit. Dat geldt echter lang niet voor alle organisaties. Ondernemers en accountantskantoren die op zoek zijn naar een eenvoudiger salarissysteem dat bovendien moeiteloos aansluit bij bestaande softwareapplicaties voor andere bedrijfsprocessen, kunnen kijken naar best of breed salarisoplossingen. In dit blog gaan we in op de voordelen van dit soort salarisapplicaties en waar je op moet letten bij de selectie ervan.
Wat is best of breed?
Bij best of breed salarissoftware heb je het over losse, specialistische systemen van verschillende leveranciers. In tegenstelling tot ERP-systemen (grote software suites waarmee alle bedrijfsprocessen worden ondersteund), kun je bij best of breed applicaties telkens kiezen voor het systeem dat een specifiek proces naar jouw idee het beste ondersteunt.
Keuzevrijheid voor de ondernemer
Een gemiddelde ondernemer heeft voor het verzorgen van de salarissen geen bijzondere ondersteuning nodig. Er zijn een aantal zaken waar je op moet letten: Salarissoftware moet vooral eenvoudig zijn om te gebruiken. Kijk daarbij naar zaken als standaardinrichting, componenten en processen. Check of de software geschikt is voor de branche waarin je werkzaam bent. Dit lijkt een open deur, maar zeker bij geïntegreerde oplossingen kun je voor verrassingen komen te staan. Voor de horeca leg je nu eenmaal andere gegevens vast dan in de zorg.
Is er een HR-oplossing beschikbaar die naadloos aansluit op de salarissoftware? Het liefst typ je zo min mogelijk mutaties over en geef je je medewerkers toegang tot hun eigen gegevens. Hiermee wordt het aanpassen van gegevens van medewerkers of het invoeren van reiskostendeclaratie lekker efficiënt, en houd je als ondernemer meer tijd over voor andere, leukere dingen. Veel ondernemers willen keuzevrijheid om per bedrijfsproces te bepalen welk pakket hen hierbij het beste ondersteunt. Specialistische salarissoftware biedt díe functionaliteit die nodig is voor het correct uitbetalen van salarissen en passen binnen elk bestaand applicatielandschap.
De ondernemer: “Voor ieder onderdeel van mijn bedrijfsproces wil ik de software kunnen kiezen die het beste bij mijn onderneming past. Dat geldt ook voor de salarisadministratie.”
Efficiency voor de accountant
Als veel ondernemers genoeg hebben aan standaard functionaliteit ter ondersteuning van hun salarisverwerking, geldt dat ook voor hun accountant of administrateur. Ook voor de accountant zijn er een aantal aandachtspunten:
Eenvoud en gebruiksgemak
Een salarissysteem waarin je met een paar klikken administraties kunt opzetten en verlonen, verhoogt de efficiëntie van je kantoor. Als je daarbij gebruik kunt maken van kant en klare regelingen rondom de meest voorkomende cao’s en branches, kun je je klant garanderen dat hun loonverwerking altijd voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.
Samenwerking met de klant
De dienstverlening naar de klant is cruciaal, dat zelfde geldt dus ook voor de mogelijkheden die je salarissysteem hiervoor biedt. Zeker voor klanten die een deel van de werkzaamheden zelf willen uitvoeren is het goed om te kijken wat de salarissoftware hiervoor aan opties heeft.
Integratie andere systemen
Een volledig geïntegreerde financiële en salarisoplossing kan een optie zijn, maar kijk ook goed naar mogelijkheden om met andere (financiële) systemen te koppelen. Open integratie wordt steeds gebruikelijker en draag bij aan een optimale samenwerking.
De accountant: “Mijn klantenkring is zeer divers en daarmee ook de oplossingen die zij gebruiken voor hun administratieve processen. Door te kiezen voor salarissoftware die los staat van de financiële administratie kan ik al mijn klanten optimaal bedienen, zonder compromissen.”
Kiezen voor best of breed salarissoftware die bij je past
Of je nu accountant bent of ondernemer, als je op zoek bent naar een best of breed oplossing voor het verwerken van salarissen zijn dit belangrijke punten om op te letten:
- samenwerking tussen ondernemer en accountant wordt gefaciliteerd;
- integratie met bestaande softwareoplossingen in de backoffice zoals de boekhouding is eenvoudig te realiseren;
- koppelingen met aanleverende systemen zoals urenregistratie en externe HR-systemen worden meegeleverd;
- er is sprake van een transparante prijs waarbij je precies kunt zien hoe deze wordt berekend en wat er dus uiteindelijk in jouw geval onderaan de streep moet worden betaald.
Exact Online Payroll
Iedere ondernemer en financieel dienstverlener bepaalt uiteindelijk zelf wat bij hem of haar past. Maar dat best of breed oplossingen ook wat salarissoftware betreft veel voordelen bieden, staat vast. Dat is de reden waarom Exact Online Payroll per 1 april 2022 ook als losse softwareoplossing wordt aangeboden, zodat het onafhankelijk van welk ander boekhoud- of ERP-systeem dan ook kan worden ingezet.
