Als salarisadministrateur stuur jij het re-integratietraject niet aan, maar je merkt het direct in de loonadministratie als er iets misgaat. In dit artikel leggen we de stappen en termijnen van re-integratie eerste en tweede spoor uit vanuit jouw perspectief: wat betekent het voor de salarisverwerking, wat moet jij bijhouden en waar kun jij tijdig signaleren?
Wettelijke basis: wat regelt re-integratie?
Re-integratie is wettelijk verankerd in artikel 7:658a BW, dat de werkgever verplicht passende arbeid aan te bieden aan zieke werknemers. De Wet verbetering poortwachter (Wvp) legt de termijnen en procedurele stappen vast. Als salarisadministrateur heb jij geen directe juridische rol, maar jij bent degene die de loondoorbetaling verwerkt en de termijnen ziet lopen.
Het traject kent twee sporen:
- Eerste spoor: terugkeer binnen de eigen organisatie in eigen, aangepaste of andere functie.
- Tweede spoor: re-integratie bij een andere werkgever als terugkeer intern niet haalbaar is.
Wat betekent dit voor jouw salarisverwerking?
Week 1 — Start loondoorbetaling
Zodra de werknemer zich ziekmeldt, start de loondoorbetaling. Wettelijk minimaal 70% per ziektejaar. Check altijd de cao en arbeidsovereenkomst: in veel gevallen geldt jaar 1 = 100%, jaar 2 = 70%. Verwerk het juiste percentage van dag 1.
Week 42 — UWV-melding
De werkgever meldt de werknemer ziek bij UWV. Als jij de verloning verzorgt en de verzuimduur bijhoudt: zet een signaal op week 42. Een vergeten melding leidt tot een boete. Dit is een moment waarop jij als salarisadministrateur direct waarde toevoegt.
Week 52 — Overgang naar jaar 2 en mogelijk ander percentage
Vanaf het tweede ziektejaar geldt vaak een lager loondoorbetalingspercentage. Pas dit tijdig aan in de salarisverwerking. Controleer de cao op afwijkende percentages of aanvullingen en stel de mutatie zo in dat de overgang automatisch plaatsvindt op de juiste datum.
Week 104 + loonsanctie — Verwerking na UWV-beschikking
Als UWV een loonsanctie oplegt, moet de werkgever maximaal 52 weken langer loon doorbetalen. In de salarisverwerking betekent dit: de loondoorbetaling gaat door ná week 104, op basis van de beschikking van UWV. Verwerk de nieuwe einddatum direct zodra de beschikking binnenkomt.
Rekenvoorbeeld:
Werknemer met een bruto maandsalaris van €3.500, loondoorbetaling 70% in jaar 2.
Loonsanctie van 13 weken = €3.500 × 70% × 3 maanden = €7.350 extra loonkosten voor de werkgever.
Loonopschorting of loonstop: twee verschillende instrumenten
Als een werknemer niet meewerkt aan re-integratie, heeft de werkgever twee rechtsmiddelen met fundamenteel verschillende gevolgen:
- Loonopschorting (art. 7:629 lid 6 BW): de werkgever schorst de loondoorbetaling omdat de werknemer niet voldoet aan controlevoorschriften, bijvoorbeeld niet verschijnen bij de bedrijfsarts. Zodra de werknemer alsnog meewerkt, moet het loon met terugwerkende kracht worden uitbetaald.
- Loonstop (art. 7:629 lid 3 BW): de werkgever stopt de loondoorbetaling omdat de werknemer actief de re-integratie belemmert, bijvoorbeeld passend werk weigeren. Bij een loonstop is er géén nabetaling over de stopperiode.
Registreer altijd het juiste rechtsmiddel, de datum en de reden. Een fout hier kan leiden tot een te lage of te hoge salarisbetaling met juridische gevolgen.
Wat moet jij bijhouden en signaleren?
Als salarisadministrateur heb jij een unieke positie: je ziet het ziekteverloop maandelijks in de verloning. Gebruik dat als signaleerpunt:
- Week 39-41: attendeer op de verplichte UWV-melding in week 42
- Week 50: attendeer op de naderende eerstejaarsevaluatie en beslissing over tweede spoor
- Week 90: attendeer op het opstellen van het re-integratieverslag voor de WIA-aanvraag
Leg in je administratie altijd vast:
- exacte startdatum van het ziekteverzuim (eerste ziektedag);
- loondoorbetalingspercentage per periode met ingangsdatum;
- of er een loonopschorting of loonstop is doorgevoerd en wanneer;
- of er een loonsanctie is opgelegd en wat de nieuwe einddatum loondoorbetaling is.
Meest gemaakte fouten in de salarisverwerking
1. Verkeerd percentage verwerken bij de overgang naar jaar 2.
De overgang van het eerste naar het tweede ziektejaar wordt regelmatig te laat of fout doorgevoerd. Stel een automatisch signaal in op de exacte datum van 52 weken ziekte.
2. Loonsanctie niet verwerken.
Als UWV een loonsanctie oplegt en jij verwerkt dit niet tijdig, betaalt de werkgever te weinig loon — met juridische gevolgen. Zorg voor een workflow: wie ontvangt de beschikking, wie informeert de salarisadministrateur?
3. Week-42-melding missen.
Een vergeten melding leidt automatisch tot een boete. Als jij de verzuimduur bijhoudt in de loonadministratie, kun jij dit voorkomen met een eenvoudig signaal op week 42.
4. Loonopschorting en loonstop door elkaar halen.
Dit zijn twee aparte rechtsmiddelen. Bij loonopschorting moet het loon achteraf worden uitbetaald zodra de werknemer meewerkt. Bij een loonstop niet. Verwerk het juiste instrument en leg de reden vast.
5. Geen startdatum geregistreerd.
Zonder de exacte eerste ziektedag kun je geen termijnen berekenen. Registreer dit altijd op dag 1 van het verzuim, het is de basis van het hele traject.
Jouw arbeidsrechtelijke vragen snel en betrouwbaar beantwoord?
Wil jij direct weten hoe je een loonsanctie correct verwerkt in de salarisadministratie, welk percentage geldt in jaar 2 of wat het verschil is tussen loonopschorting en loonstop? Meld je aan voor de webinar AI in het Arbeidsrecht over hoe jij AI kunt inzetten om snel en betrouwbaar antwoord te verkrijgen op arbeidsrechtelijke vragen.
We laten zien hoe jij met Pascal-AI arbeidsrechtelijke vragen kunt beantwoorden, casussen kunt behandelen of brieven & overeenkomsten kunt opstellen op basis van wetgeving en de geldende cao. Zo kun jij arbeidsrechtelijke vragen altijd snel en juridisch juist behandelen
