De salarisadministratie komt iedere maand terug en kan veel tijd in beslag nemen. Door goede en efficiënte salarisadministratiesoftware te gebruiken, kun je veel tijd, maar ook kosten besparen. BCS, expert in HRM en salarisadministratie, vertelt hoe jouw organisatie kan profiteren van de juiste software.
1. Mogelijkheid tot automatiseren van data
Waar veel HR-medewerkers tegenaan lopen, is dat ze elke maand weer dezelfde repetitieve werkzaamheden moeten uitvoeren. Kan deze handmatige verwerking niet sneller of efficiënter worden ingericht? Het antwoord is: ja, dat kan zeker! Start met het automatiseren van processen, zodat je niet telkens dezelfde handelingen hoeft te doen. Daarnaast verminder je de kans op fouten door het automatiseren van je systemen. Hoe handig is het bijvoorbeeld als je met één druk op de knop wijzigingen kunt verwerken, bruto-nettoberekeningen kunt maken of loonkosten kunt controleren? Dankzij automatisering worden de processen binnen jouw werk sneller, minder foutgevoelig en makkelijker.
2. Handige rekentools
Het berekenen van overwerk, vakantiegeld en bonussen kan soms moeilijk en tijdrovend zijn. Met de juiste software kun je automatische berekeningen uitvoeren op basis van de informatie die je in het systeem invoert. Wil je weten hoe toekomstige wijzigingen, zoals het aannemen van een nieuwe collega, de loonkosten van de organisatie zullen beïnvloeden? Dan is een pro forma omgeving een handig hulpmiddel, waarmee je een gratis digitale pro forma loonstrook of preview mee kunt exporteren. Daarna wordt controleren of wijzigen van gegevens en beslissingen een stuk eenvoudiger!
3. ESS- en MSS-software voor HR
Werknemers die mailen of bellen met vragen als: “Kan ik een kopie van mijn loonstrook ontvangen?”, “Ik ben verhuisd, kan ik mijn adres laten wijzigen?”. Je herkent het vast wel. Bij grote organisaties of vele vragen vanuit collega’s kan de ondersteuning wekelijks veel tijd in beslag nemen. Deze tijd kan op een andere manier besteed worden, dankzij de mogelijkheden van MSS (Manager Self Service) en ESS (Employee Self Service). Door jouw HRM-software uit te rusten met deze functies kun je jouw collega’s zelf verantwoordelijkheden geven binnen het systeem. Werknemers kunnen zelf hun uren registreren of verlofaanvragen indienen, managers kunnen deze declaraties of verlofaanvragen goedkeuren of een bezettingsoverzicht en rapportages downloaden. Op deze manier maak je jouw collega’s eenvoudig deelgenoot van jouw HR-werkzaamheden.
4. Koppel de urenregistratie
Kun je je het volgende scenario al voorstellen: je werkt in een organisatie met 150 werknemers en je moet alle (over)uren handmatig in het systeem invoeren… Daar ben je wel even zoet mee! Een softwarepakket dat een mogelijkheid biedt tot het koppelen van de urenregistratie, zorgt voor een grote tijdbesparing. Je hoeft ze dan niet meer zelf in te voeren, maar enkel nog te controleren op juistheid. Dankzij de koppeling worden wijzigingen ook automatisch klaargezet in de salarisadministratie, bijvoorbeeld wanneer iemand minder of meer heeft gewerkt of extra verlof heeft opgenomen.
5. Een financieel pakket koppelen
Bovenstaande beschreven koppelingen tussen urenregistratie en salarisadministratie zijn niet de enige handigheidjes die een goed en efficiënt salarissysteem kan bieden om het jou een stuk makkelijker te maken. Wat dacht je bijvoorbeeld van een koppeling met een financieel pakket, zodat je eenvoudig en snel bedrag kunt overboeken. Wil je het helemaal makkelijk maken, dan kun je zelfs data instellen waarop de bedragen worden overgeboekt. Maar het biedt niet alleen gemak, de 1-op-1 koppeling is minder foutgevoelig dan wanneer je alles met de hand moet verwerken.
