• Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • STAP-budget
  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
Salaris Vanmorgen

  • Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • STAP-budget
Home » Bewaartermijn van een personeelsdossier: hoe zit het precies?

Bewaartermijn van een personeelsdossier: hoe zit het precies?

Blogs

Een werkgever is verplicht om personeelsgegevens vast te leggen in een dossier. Ken jij de fiscale bewaartermijn van een personeelsdossier?

14 september 2021 door BCS

Als werkgever ben je verplicht om de gegevens van personeel vast te leggen in een dossier. Maar weet jij wat de fiscale bewaartermijn van een personeelsdossier is en wat je allemaal moet opslaan in een personeelsdossier? BCS, expert in HRM en salarisadministratie, legt het aan je uit.

Fiscale bewaartermijn

Zoals je natuurlijk al weet, moet de administratie van je organisatie 7 jaar bewaard worden vanuit de fiscale bewaarplicht. Deze bewaarplicht geldt ook voor sommige personeelsgegevens uit het dossier. Daarbij kun je denken aan een loonbelastingverklaring of een kopie van het ID. Er zitten verschillen tussen de maximale bewaartermijn van deze persoonsgegevens na het einde van het dienstverband. Deze verschillen variëren tussen 2, 5 en 7 jaar.

2 jaar bewaren

Een aantal persoonlijke gegevens uit het dossier hoeven maximaal 2 jaar na eind van het dienstverband bewaard te worden. Dat zijn:

  • arbeidsovereenkomsten en wijzigingen;
  • VUT-regeling;
  • verslaglegging van de WvP;
  • verslagen van functioneringsgesprekken;
  • correspondentie over promotie, benoemingen en ontslag.

5 jaar bewaren

De volgende persoonlijke gegevens van werknemers dienen maximaal 5 jaar bewaard te worden na eind van het dienstverband:

  • loonbelastingverklaringen;
  • kopieën van identiteitsbewijzen.

7 jaar bewaren

Als laatste zijn er een aantal persoonsgegevens die 7 jaar bewaard moeten worden. Dit zijn:

  • salarisadministratie;
  • de datum van indiensttreding;
  • salarisafspraken;
  • de stamkaart met persoonlijke gegevens van de ex-werknemer.

Zijn er in het personeelsdossier gegevens opgeslagen die niet meer relevant zijn, bijvoorbeeld een adreswijziging in het verleden? Deze gegevens mogen dan verwijderd worden om het personeelsdossier op te schonen.

Let op! Deze bewaartermijn van persoonsgegevens geldt niet alleen voor jouw eigen organisatie, maar ook voor een externe partner indien je de personeels- of salarisadministratie uitbesteed.

Bewaartermijn niet nakomen?

Wat gebeurt er als je de bewaartermijnen van persoonsgegevens en het personeelsdossier niet kunt nakomen? Dan loop je risico op een flinke geldboete of zelfs een gevangenisstraf. De Wet Rijksbelastingen, AVG en Uitvoeringsregeling loonbelasting hebben namelijk regels en wetten vastgelegd over de bewaarplicht en -termijn van het personeelsdossier. Voldoe je niet aan deze regels, dan geldt dat als een strafrechtelijke overtreding. Buiten dat het voor je eigen organisatie nodig is om alle gegevens goed op te slaan, wil je een dergelijk risico natuurlijk niet lopen.

Alle gegevens veilig bewaren

Naast het verplicht bewaren van de personeelsgegevens, ben je ook verplicht om deze op een veilige manier te bewaren. Zeker nu we met zijn allen steeds meer thuiswerken, kan deze beveiliging lastig in te regelen zijn. Want wat doe je met een kast vol ordners of papieren dossiers die rondslingeren op een bureau of op kantoor? Een digitale oplossing voor documentbeheer kan dan een uitkomst bieden. Zo heb je bijvoorbeeld de mogelijkheid om personeelsdossier online en centraal op te slaan, zodat betrokkenen altijd toegang hebben, 24/7 en vanaf elke plaats. En dankzij de mogelijkheid tot tweefactorauthenticatie, waarbij je inlogt met een wachtwoord en verificatie via je eigen smartphone, weet je zeker dat de veiligheid wordt gewaarborgd.

Categorie: Blogs Tags: arbeidsovereenkomst, einde dienstverband, personeelsdossiers

Tags: arbeidsovereenkomst, einde dienstverband, personeelsdossiers

Gerelateerde artikelen

9 februari 2023

Onbereikbaar en onvindbaar: contract ontbonden, geen transitievergoeding

9 februari 2023

Arbeidsovereenkomst niet rechtsgeldig vernietigd vanwege dwaling

2 februari 2023

Schriftelijk akkoord vaststellingsovereenkomst mag per mail of whatsapp

2 februari 2023

Geen recht op aanvullende bonus – niet voldaan aan voorwaarden

Hoofdsponsor

Werkgevers betalen meer loonkosten per minimumloner
Ben jij een junior of senior salarisadministrateur?
Regres: wettelijke basis informatie geven tussen (ex-)werkgevers en UWV
Vier salarissoftware trends voor 2023
Masterclass Arbeidsrecht en sociale zekerheid
Werknemers met financiële zorgen helpen: drie tips
‘Respijt voor NOW 1’ zet ondernemers op verkeerde been
Bezwaar en beroep instellen tegen NOW kan lonen
Doorstuderen na VPS: wat kun je doen?

Partners

Werkgevers betalen meer loonkosten per minimumloner
Ben jij een junior of senior salarisadministrateur?
Regres: wettelijke basis informatie geven tussen (ex-)werkgevers en UWV
Vier salarissoftware trends voor 2023
Masterclass Arbeidsrecht en sociale zekerheid
Werknemers met financiële zorgen helpen: drie tips
‘Respijt voor NOW 1’ zet ondernemers op verkeerde been
Bezwaar en beroep instellen tegen NOW kan lonen
Doorstuderen na VPS: wat kun je doen?

Meest gelezen berichten

  • Loonbelastingtabellen 2023 beschikbaar – witte en groene tabellen
  • Vereenvoudiging bewijslast bij fiets van de zaak en reiskostenvergoeding
  • Iedere werknemer minimaal 85 euro netto meer per maand in 2023
  • Uitkeringen als WIA, WW, Ziektewet en AOW stijgen per 1 januari 2023
  • Loonbelastingtabellen 2022 – witte en groene tabellen

NIRPA

Opleidingen

09
feb
Online cursus Update loonheffingen en hybride werken
MOCuitgevers
10
feb
IB-geen Winst en Loonbelasting
Markus Verbeek Praehep
14
feb
Inkomstenbelasting voor de Salarisadministrateur (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
16
feb
Online cursus Wet bedrag ineens, RVU en verlofsparen
MOCuitgevers
17
feb
Loonbeslag, Beslagvrije Voet en Preferentie (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
20
feb
Manager Payroll Services & Benefits
Markus Verbeek Praehep
23
feb
Arbeidsrecht – Disfunctioneren (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
27
feb
Pensioenen (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
01
mrt
Post Bachelor Arbeidsrecht en Sociale Zekerheid
Markus Verbeek Praehep
03
mrt
Praktijkdiploma Loonadministratie (PDL®)
Markus Verbeek Praehep
06
mrt
Online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping)
MOCuitgevers
06
mrt
Tweedaagse online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping en specialisatie)
MOCuitgevers
07
mrt
Strategische Arbeidsvoorwaarden en Belonen
Markus Verbeek Praehep
09
mrt
Cursus Inkomstenbelasting voor de salarisadministrateur
MOCuitgevers
10
mrt
Training DGA voor Salarisadministrateurs en Beloningsadviseurs (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
13
mrt
Training HR voor Salarisadministrateurs (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
13
mrt
Cursus Internationaal / grensoverschrijdend werken
MOCuitgevers
16
mrt
Cursus Van salarisadministrateur naar beloningsadviseur (basis)
MOCuitgevers
16
mrt
Training Inkomstenbelasting, de Essentie
Markus Verbeek Praehep
20
mrt
Training Loonbelasting voor Financials, de Essentie
Markus Verbeek Praehep
21
mrt
Cursus Samenwerken financiële- en salarisadministratie
MOCuitgevers
22
mrt
Training Omzetbelasting, de Essentie
Markus Verbeek Praehep
27
mrt
Online Excel training voor salarisadministrateurs (specialisatie)
MOCuitgevers
30
mrt
Online training Power Query voor HR en salarisadministrateurs
MOCuitgevers
18
apr
Cursus Werkkostenregeling
MOCuitgevers
20
apr
Cursus DGA verlonen
MOCuitgevers
16
mei
Cursus Ontslag van A tot Z
MOCuitgevers
16
mei
Cursus Van salarisadministrateur naar beloningsadviseur (verdieping)
MOCuitgevers
06
jun
Cursus Werkkostenregeling bij gemeenten (introductie)
MOCuitgevers
06
jun
Online cursus Personeel en AVG/privacy
MOCuitgevers
15
jun
Online cursus Werkkostenregeling
MOCuitgevers
20
jun
Cursus Samenwerken tussen de HR-afdeling en salarisadministratie
MOCuitgevers
26
sep
Online Excel training voor de salarisadministrateur (basis)
MOCuitgevers

Vacatures

Professional – Loonadministrateur
Van Oers
Payroll Specialist – B&S Dordrecht
Strictly People
(senior) Loonadviseur
Scab
Vacature Salarisadministrateur Regio Rotterdam Rijnmond en Breda
a/s WORKS
Senior salarisadministrateur Bussum
Moore MTH
Professional salarisadministrateur
Bentecera
Junior salarisadministrateur
Moore MTH
Salarisadministrateur
RSM Netherlands Loonadviesgroep B.V.
Traineeship HR Payroll Consultant | Randstad – Randstad
a/s Works
Salarisprofessional
HLB Witlox Van den Boomen
Salarisadministrateur / AFAS Payroll Barendrecht e.o.
Visser & Visser
Salarisadministrateur
Flynth
Senior Salarisspecialist
Infacto
Fiscount zoekt een specialist sociale zekerheid
Fiscount
Ervaren salarisadministrateur
HLB Witlox Van den Boomen
Salarisadministrateur
Flynth
Consultant HRM (AFAS)
a/s WORKS
Parttime/Fulltime Salarisadministrateur- Denekamp
De Kok
Senior Salarisadministrateur Eindhoven
KSS (onderdeel van Wij zijn Jong)
Salarisadviseur (Harderwijk)
De Jong & Laan
Intern salarisadministrateur / payroll specialist
HLB Witlox Van den Boomen
Medior Salarisspecialist
Infacto
Teamleider Salarisadvies
HLB Witlox Van den Boomen
Professional – Loonadministrateur
Van Oers Accountancy & Advies
Salarisadministrateur
Ruigrok
Payroll consulent (32-40 uur)
BROADSTREET
Salarisadministrateur – Intergamma Leusden
Strictly People
HR adviseur (extern)
Scab
Senior salarisadviseur (Raalte)
De Jong & Laan
Ervaren medewerker administratieve dienstverlening Nieuwegein, 32-40 uur
van helder
Salarisadviseur (Hoogeveen)
de Jong & Laan
(Ervaren) Salarisadministrateur parttime/fulltime
Payroll Totaal
Salaris/HR adviseur
Bentecera
Senior Salarisadministrateur
Flynth
Salarisadministrateur (m/v/x) 16 tot 40 uur mogelijk. Remote, hybride of in Den Haag
Duits-Nederlandse Handelskamer
(Sr.) Loonadministrateur
Scab
Payroll Professional
CROP
Medior salarisadministrateur
Moore MTH
Specialist loonheffingen (Hoogeveen/Groningen)
De Jong & Laan
Senior Payroll Specialist
Randstad Groep Nederland
Adviseur Digital HRM
HLB Witlox Van den Boomen
Specialist arbeidsrecht
Fiscount
Salarisadministrateur 24-40 uur per week in Ridderkerk (€2.600-€ 3.800)
Lansigt accountants en belastingadviseurs
Traineeship HR-payroll consultant | Regio Apeldoorn
a/s WORKS
Salarisadministrateur Den Haag
Verbond van Verzekeraars
Assistent Salarisadministrateur Alkmaar
RSM Netherlands Loonadviesgroep B.V.
(senior) Loonadministrateur
Scab
Senior Salarisadministrateur
Flynth
Traineeship Loonadministratie & Advies
Scab
Salarisadministrateur – UMC Utrecht
Strictly People
Assistent Salarisadministrateur Heerlen
RSM Netherlands Loonadviesgroep B.V.
Vacature Salarisadministrateur
WEA Deltaland
Professional – Loonadministrateur Onderwijs
Van Oers Accountancy & Advies
Salarisadministrateur – ISS Utrecht
Strictly People
Junior Functioneel Beheerder (AFAS) – Arnhem
Strictly People
Payroll consultant Zoetermeer
a/s Works

Vriend van Salaris Vanmorgen

abonneer nieuwsbrief FV

Salaris Vanmorgen (SV) is het platform voor salarisadministrateurs met nieuws en verdieping op het gebied van salarisadministratie.

Salaris Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Cedeo erkend

Categorie

  • Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • STAP-budget

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers Vanmorgen
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
logo FV