Als werkgever ben je verplicht om de gegevens van personeel vast te leggen in een dossier. Maar weet jij wat de fiscale bewaartermijn van een personeelsdossier is en wat je allemaal moet opslaan in een personeelsdossier? BCS, expert in HRM en salarisadministratie, legt het aan je uit.
Fiscale bewaartermijn
Zoals je natuurlijk al weet, moet de administratie van je organisatie 7 jaar bewaard worden vanuit de fiscale bewaarplicht. Deze bewaarplicht geldt ook voor sommige personeelsgegevens uit het dossier. Daarbij kun je denken aan een loonbelastingverklaring of een kopie van het ID. Er zitten verschillen tussen de maximale bewaartermijn van deze persoonsgegevens na het einde van het dienstverband. Deze verschillen variëren tussen 2, 5 en 7 jaar.
2 jaar bewaren
Een aantal persoonlijke gegevens uit het dossier hoeven maximaal 2 jaar na eind van het dienstverband bewaard te worden. Dat zijn:
- arbeidsovereenkomsten en wijzigingen;
- VUT-regeling;
- verslaglegging van de WvP;
- verslagen van functioneringsgesprekken;
- correspondentie over promotie, benoemingen en ontslag.
5 jaar bewaren
De volgende persoonlijke gegevens van werknemers dienen maximaal 5 jaar bewaard te worden na eind van het dienstverband:
- loonbelastingverklaringen;
- kopieën van identiteitsbewijzen.
7 jaar bewaren
Als laatste zijn er een aantal persoonsgegevens die 7 jaar bewaard moeten worden. Dit zijn:
- salarisadministratie;
- de datum van indiensttreding;
- salarisafspraken;
- de stamkaart met persoonlijke gegevens van de ex-werknemer.
Zijn er in het personeelsdossier gegevens opgeslagen die niet meer relevant zijn, bijvoorbeeld een adreswijziging in het verleden? Deze gegevens mogen dan verwijderd worden om het personeelsdossier op te schonen.
Let op! Deze bewaartermijn van persoonsgegevens geldt niet alleen voor jouw eigen organisatie, maar ook voor een externe partner indien je de personeels- of salarisadministratie uitbesteed.
Bewaartermijn niet nakomen?
Wat gebeurt er als je de bewaartermijnen van persoonsgegevens en het personeelsdossier niet kunt nakomen? Dan loop je risico op een flinke geldboete of zelfs een gevangenisstraf. De Wet Rijksbelastingen, AVG en Uitvoeringsregeling loonbelasting hebben namelijk regels en wetten vastgelegd over de bewaarplicht en -termijn van het personeelsdossier. Voldoe je niet aan deze regels, dan geldt dat als een strafrechtelijke overtreding. Buiten dat het voor je eigen organisatie nodig is om alle gegevens goed op te slaan, wil je een dergelijk risico natuurlijk niet lopen.
Alle gegevens veilig bewaren
Naast het verplicht bewaren van de personeelsgegevens, ben je ook verplicht om deze op een veilige manier te bewaren. Zeker nu we met zijn allen steeds meer thuiswerken, kan deze beveiliging lastig in te regelen zijn. Want wat doe je met een kast vol ordners of papieren dossiers die rondslingeren op een bureau of op kantoor? Een digitale oplossing voor documentbeheer kan dan een uitkomst bieden. Zo heb je bijvoorbeeld de mogelijkheid om personeelsdossier online en centraal op te slaan, zodat betrokkenen altijd toegang hebben, 24/7 en vanaf elke plaats. En dankzij de mogelijkheid tot tweefactorauthenticatie, waarbij je inlogt met een wachtwoord en verificatie via je eigen smartphone, weet je zeker dat de veiligheid wordt gewaarborgd.
