Wisselen van salarissoftware kun je het beste aan het begin van een nieuw jaar doen, toch? Dat klopt. In de ideale wereld zoek je in het najaar nieuwe software uit. Vervolgens heb je de hele maand december om deze software te leren kennen door middel van training en om je medewerkers over te zetten. Dan begin je in januari de eerste runs te draaien, waarbij je ook weer alle tijd hebt om zaken uit te zoeken. Helaas gaat het in de praktijk vaak iets anders. En niet altijd even rooskleurig.
Focus en neem de tijd
In december ben je vaak druk met de jaarafsluiting en deze drukte is in januari niet voorbij. Daardoor wordt het overstappen van salarissoftware ‘erbij gedaan’ en heeft het niet de focus en prioriteit die het zou moeten hebben. Salarisverwerking is immers een belangrijke dienstverlening voor je klanten, en je wilt niet dat zij last hebben van jouw overstap. Neem dus ruim de tijd om je nieuwe software te leren kennen, bijvoorbeeld in de zomer. Bij Exact helpen we je door samen met jou te werken aan een gedetailleerd overstapplan.
Tijdens loonjaar overstappen
Als je ervoor kiest om tijdens een loonjaar al te starten met je nieuwe salarissoftware heb je twee opties:
- Je importeert de medewerkers en richt de salarisadministratie volledig in. Terwijl je je medewerkers blijft verlonen vanuit je huidige salarissoftware, ga je ‘schaduwdraaien’ in Exact Online. Dit wil zeggen dat je de loonstroken in beide pakketten aanmaakt en kunt vergelijken. Eventueel kun je ervoor kiezen je administraties gefaseerd over te zetten naar Exact Online Salaris.
- Je zegt je oude salarispakket op. Je importeert de medewerkers, richt de salarisadministratie volledig in en begint ook gelijk met verlonen vanuit Exact Online. Stroken uit het verleden kun je met terugwerkende kracht in Exact Online Salaris draaien; zo heb je de cumulatieven ook direct opgebouwd zoals ze stonden. Wil je dit niet zelf doen of heb je er simpelweg de tijd niet voor? Laat een consultant je helpen de gegevens in het systeem te zetten.
Eigenlijk is er nog een derde scenario, namelijk voor klanten die tijdens het jaar starten bij jouw kantoor. Voor hen kun je de salarisverwerking natuurlijk gemakkelijk en laagdrempelig starten in Exact Online Salaris. Deze klanten stappen bewust over naar jouw kantoor of nemen voor het eerst personeel aan, dus je kunt hen direct meenemen in je nieuwe proces met de nieuwe software. Ze weten immers niet beter.
Slim overstappen
Je kunt gratis trainingen doen en aan de hand daarvan je administratie inrichten. De jaarafsluiting kun je ondertussen nog doen in je oude pakket en in januari doe je dan je eerste salarisrun in de nieuwe software. Denk er wel aan dat je de tijd moet kunnen nemen aan het einde van het jaar. Lukt dat niet, dan kun je ook eerder starten met de overstap.
Tips:
- Start op tijd! Het is het handigst om de eerste salarisrun te draaien in januari. Maar dit is vaak ook je drukste periode. Start daarom op tijd met de overstap. Zorg dat je op 1 september weet in welk pakket je wilt beginnen, zodat je in oktober en november de tijd hebt voor de overstap.
- Breng je klanten in kaart! Weet welke klanten welke dienstverlening van jou verwachten, zodat je kunt kijken of je dit kunt standaardiseren. Je hebt waarschijnlijk klanten die graag willen dat je ze volledig ontzorgt, dat is mogelijk. Maar je hebt misschien ook klanten die meer zelf in control willen zijn; die zelf gegevens aan kunnen leveren. Licht je klanten in over de mogelijkheden van je nieuwe salarispakket en onderzoek of ze openstaan voor een intensievere online samenwerking.
Stappenplan
Onze salarisspecialist bekijkt wat het beste scenario is voor jouw kantoor. Aan de hand van jouw wensen en processen richten jullie samen een stappenplan in om de overstap te maken naar Exact Online Salaris.
Download het volledig stappenplan
Door Sarah Kocken, Senior Demand Generation Professional voor het Accountancyteam.
