Door het uitbreken van de coronacrisis begin 2020, het sluiten van de grenzen, het uitroepen van een lockdown en het nemen van allerlei coronamaatregelen heeft thuiswerken een grote vlucht genomen.
Op dit moment doet zich bij veel bedrijven de vraag voor of structureel moet worden overgegaan tot thuiswerken, ook na de coronapandemie. Bedrijven vragen zich af waar rekening mee moet worden gehouden en zijn bezig met het ontwikkelen van beleid om het thuiswerken te faciliteren, ook voor werknemers die over de grens werken.
Of nu nationaal of internationaal wordt gewerkt, een werkgever moet altijd rekening houden met vijf HR-gebieden. Deze schijf van vijf betreft:
- migratie
- sociale verzekeringen
- arbeidsrecht/arbeidsvoorwaarden
- fiscaal
- pensioen
Hierna wordt aan de hand van de schijf van vijf eerst de ‘oude’ situatie beschreven en daarna de gevolgen van de coronacrisis op dat gebied. Vervolgens komt de situatie aan de orde dat het bedrijf internationaal talent aantrekt dat in het land van oorsprong (woonland) blijft werken.
Voor en tijdens coronacrisis
Tot de coronacrisis werd doorgaans op kantoor gewerkt. Van tijd tot tijd werkten werknemers thuis, maar dat was vaak slechts voor een dag in de week, een vaste thuiswerkdag. Internationale arbeidsmobiliteit was daarnaast onbeperkt mogelijk. Veel werknemers gingen de grens over voor zakenreizen, voor grensarbeid of voor korte of lange uitzendingen (expatuitzendingen).
Hoe was het en hoe is nu ten aanzien van de schijf van vijf?
1 Migratie
De meeste werknemers waren onderdanen van hun eigen land en woonden en werkten in hun eigen land. Verblijfs- en/of tewerkstellingsvergunningen waren niet nodig. Voor EU-werknemers was er vrij verkeer van werknemers en vrij verrichten van diensten, waardoor onbeperkt in andere lidstaten kon (en nog steeds kan, onderdanen van het Verenigd Koninkrijk uitgezonderd) worden gewerkt. Voor zakenreizen en internationale uitzendingen naar niet EU-landen werden visa en/of tewerkstellingsvergunningen aangevraagd.
Als gevolg van de coronacrisis wordt in deze situatie voor de in Nederland gevestigde werkgever en de gewoonlijk in Nederland werkzame werknemer geconstateerd dat de niet EU-werknemers geen gebruik meer maakten van de vergunningen, omdat ze teruggekeerd waren naar het eigen land van oorsprong. Voor dat land van oorsprong heeft de werknemer vaak geen verblijfs- en/of tewerkstellingsvergunning nodig. Dat is de makkelijke kant.
Maar wat gebeurt er met de vergunningen die voor Nederland zijn afgegeven, zeker wanneer gedurende langere periodes in het buitenland wordt verbleven? Dit moet in ieder geval gemeld worden aan de IND. Bekeken moet worden hoe lang men buiten Nederland mag verblijven, zonder dat de vergunningen komt te vervallen. Want, wanneer deze vervalt is terugkeer naar en werken in Nederland pas weer aan de orde wanneer opnieuw beschikt wordt over een nieuwe vergunning.
Als de werknemer echter een andere nationaliteit heeft van het land waar hij naartoe is gegaan om vanuit huis te werken, is de allereerste vraag die gesteld moet worden of het werkland dat wel toestaat. De meeste landen beschermen hun arbeidsmarkt en stellen die in principe alleen open voor eigen onderdanen. Als toch in dat land gewerkt wordt, is al snel sprake van illegale arbeid met het risico op boetes en andere sancties.
2 Sociale verzekeringen
De meeste werknemers waren verzekerd voor de sociale verzekeringswetgeving in het land waar ze gewoonlijk werkten en wanneer ze internationaal gingen werken werd er voor gezorgd dat dit zo veel als mogelijk werd voortgezet. Indien nodig werden aanvullende verzekeringen afgesloten ter dekking van bepaalde risico’s. De werkgever hield premies voor de sociale verzekeringen in via de salarisadministratie en droeg deze af aan de bevoegde instanties in het land waar ze gewoonlijk werkten.
Als gevolg van de coronacrisis en bij het uiteenlopen van de vestigingsplaats van de werkgever en het wonen van de werknemers ontstaan vragen over de verplichte aansluiting bij de sociale verzekeringen. Wanneer niet meer in Nederland gewerkt en gewoond wordt, omdat het centrum van het maatschappelijk leven zich naar het buitenland heeft verplaatst en aldaar wordt gewerkt voor langere tijd, eindigen de Nederlandse sociale verzekeringen. Men is niet meer verzekerd voor de volks- en werknemersverzekeringen, inclusief de verzekering voor ziektekosten op basis van de Zorgverzekeringswet en de Wet Langdurige Zorg.
Als de werknemer in een ander land is gaan werken, ontstaat ook direct de vraag of daar misschien sprake is van verzekeringsplicht, omdat men in dat land werkt en verplicht verzekerd wordt. Dit betekent dat de werkgever wellicht in het werkland premies moet afdragen. De werkgever zal dan aldaar een salarisadministratie moeten gaan voeren en de premies laten inhouden en afdragen.
3 Arbeidsrecht/arbeidsvoorwaarden
De meeste werknemers hadden een werkgever in Nederland en hadden een arbeidsovereenkomst naar Nederlands Burgerlijk Recht. Expats hadden veelal een voortgezet dienstverband met hun werkgever in het land van oorsprong.
Als gevolg van het niet meer in Nederland werken ontstaan allerlei vragen over de zorgplicht van de werkgever voor zijn werknemers die zich in het buitenland bevinden.
Wanneer voor langere tijd in het buitenland wordt gewerkt, is dan het Nederlands arbeidsrecht nog wel van toepassing? En met welke arbeidstijden heeft men te maken? Wat te doen bij ziekte? En welke dwingende arbeidsrechtelijke verplichtingen in het werkland moeten allemaal nageleefd worden? Moet misschien aldaar ook een cao of aanvullend bedrijfspensioen nageleefd worden?
In ieder geval heeft de werkgever een informatieplicht aan zijn werknemer als deze langer dan een maand in het buitenland werkt.
4 Belastingen
De werknemer was in het werkland onderworpen aan belasting, ofwel omdat sprake was van een (materiële) werkgever in het werkland ofwel omdat de werknemer meer dan 183 dagen in het werkland verblijf hield. Dat volgde uit de toepassing van het belastingverdrag tussen het fiscale woonland en het werkland van de werknemer.
Als de werknemer in Nederland is belast en aan de voorwaarde wordt voldaan, is de 30%-regeling aantrekkelijk. Van het salaris van de werknemer is 70 procent belast en de resterende 30 procent ontvangt hij in de vorm van een gericht vrijgestelde vergoeding ter bestrijding van de extraterritoriale kosten.
5 Aanvullend bedrijfspensioen
In het verlengde van het gewoonlijke arbeidsrecht hadden de meeste werknemers een aanvullend bedrijfspensioenregeling die door hun buitenlandse werkgever was afgesloten en bij internationaal werken, onder voorwaarden, op een fiscaalvriendelijke manier werd voortgezet.
Thuiswerken in land van oorsprong
De tweede situatie: het aantrekken van internationaal talent en dat in het land van oorsprong (van werving), laten werken. Waar moet je dan aan denken op het gebied van de schijf van vijf?
Als iedereen vanuit huis kan werken, waarom dan nog werknemers naar een ander land halen om daar te werken? Werf ze in het land waar ze wonen, het land waarvan ze gewoonlijk de nationaliteit hebben en mogen werken zonder vergunning en bied ze een contract aan! Maar zit er ook een keerzijde aan?
Wanneer we de schijf van vijf voor deze situatie nalopen, dan komen daaruit de volgende aandachtspunten naar voren.
1 Migratie
Wanneer de werknemer een onderdaan is van het land waar hij wordt gecontracteerd is een vergunning vaak niet aan de orde. Wel kan het zijn dat de werkgever een aantal registratieverplichtingen heeft in dat land als hij een werknemer een contract aanbiedt. Wordt een onderdaan met een andere nationaliteit dan het werkland gecontracteerd, dan is de eerste vraag of een tewerkstellingsvergunning nodig is.
2 Sociale verzekeringen
Een werknemer die lokaal werkt zal ook vaak daar sociaal verzekerd zijn. Voor de Nederlandse werkgever betekent dit, dat hij in dat land premies zal moeten inhouden en afdragen. Als de werkgever in dat land geen vestiging heeft, zal hij dit via een lokaal administratiekantoor moeten laten verzorgen en daarvoor een fee betalen. De werknemer moet worden opgenomen in de lokale administratie en aan de hand van zijn brutoloon moeten premies worden berekend. Afhankelijk van het premieniveau van het werkland, wel of niet met een premiemaximum, kan dat leiden tot hogere werkgeverslasten in het werkland.
3 Arbeidsrecht/arbeidsvoorwaarden
Nederlandse bedrijven zijn bij het op deze manier contracteren van een geworven kandidaat in het buitenland vaak geneigd hun Nederlandse arbeidsovereenkomst, opgesteld naar het Nederlands Burgerlijk Wetboek, aan te bieden. De vraag is of dat verstandig is, omdat dan het Nederlandse arbeidsrecht wordt geëxporteerd naar het buitenland en vaak niet past.
Denk bijvoorbeeld aan de loondoorbetaling bij ziekte van 104 weken en het toepasselijk verklaren van een Nederlandse cao. In de situatie van internationaal werven en lokaal werken kan in veel gevallen beter met een lokaal contract worden gewerkt. Dit kan via een lokale arbeidsrechtjurist of advocaat worden verkregen, die ook de nodige informatie over het lokale arbeidsrecht kan geven. Het is aan te raden in de situatie van lokaal werven alles zo eenvoudig mogelijk te houden, door ook het sociale gebouw, sociale zekerheid, arbeidsrecht, cao en aanvullend pensioen waar nodig zo veel mogelijk lokaal te regelen.
4 Belastingen
Fiscaal wordt iemand woonplaats beoordeeld aan de hand van feiten en omstandigheden. Volgens de Hoge Raad gaat het om het vaststellen of iemand een persoonlijke band van duurzame aard met Nederland heeft. Als het voormalig woonland van de werknemer het fiscale woonland van de werknemer is (gebleven) dan is het loon toerekenbaar aan elke werkdag in het woonland, in het woonland belast. Dat heeft gevolgen voor de bruto-netto berekening en de toepassing van bijvoorbeeld de 30%-regeling.
De werkgever moet zich afvragen of hij, naar het lokale belastingrecht gemeten, in het voormalig woonland een salarisadministratie moet voeren of dat de werknemer de verschuldigde belasting kan afdragen door het indienen van een aangifte inkomstenbelasting.
Als het voormalig woonland van de werknemer niet het fiscale woonland van de werknemer is, dan is hij fiscaal inwoner van het werkland. In dat geval is het loon toerekenbaar aan de in het voormalig woonland doorgebrachte werkdagen in dat land belast als hij:
- (i) meer dan 183 dagen aldaar verblijf houdt;
- (ii) in dat land een (materiële) werkgever heeft; of
- (iii) werkt voor een lokale vaste inrichting van de werkgever.
Dat kan gevolgen hebben voor de bruto-netto berekening en de 30%-regeling.
5 Aanvullend bedrijfspensioen
Als het loon toerekenbaar aan de in het (voormalig) woonland doorgebrachte werkdagen in dat land is belast, is de vraag of het loon mede omvat het werkgeversdeel van de pensioenregeling en of de werknemersbijdrage aftrekbaar is van het fiscaal loon. Van onze buurlanden erkent Duitsland de Nederlandse pensioenregelingen niet. Dit kan tot vervelende fiscale gevolgen leiden.
Een andere vraag is of in het (voormalig) woonland een verplichte pensioenregeling is waaraan de werknemer verplicht is deel te nemen.
Het nieuwe werken na corona voor werknemers in het buitenland
