Hoe zit het met vergoeding van de inrichting van de thuiswerkplek zonder factuur en wat als de werkgever een vaste thuiswerkvergoeding geeft? Geldt een gerichte vrijstelling?
De handreiking ‘Welke gerichte vrijstellingen gelden voor de werkplek thuis?’ van Forum Salaris is geactualiseerd met nieuwe voorbeelden en uitbreiding van een voorbeeld.
Voor de werkplek thuis gelden voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de werkkostenregeling, de volgende gerichte vrijstellingen:
- arbovoorzieningen;
- gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
Voldoet een voorziening niet aan de voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium? Dan gaat deze ten koste van de vrije ruimte als de werkgever deze aanwijst als eindheffingsloon. Voor zover de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever 80 procent eindheffing verschuldigd.
Voorbeeld 1. Vergoeding inrichting thuiswerkplek zonder factuur
Alle werknemers ontvangen een vergoeding van € 500 voor de inrichting van de thuiswerkplek. Ze hoeven geen factuur in te leveren. De werkgever wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. Wat zijn de gevolgen voor de werkkostenregeling? Zonder factuur komt de vergoeding van € 500 ten laste van de vrije ruimte.
De gerichte vrijstellingen voor arbovoorzieningen en noodzakelijke voorzieningen zijn niet van toepassing. De werkgever kan zonder factuur niet toetsen of voldaan is aan de voorwaarden van deze gerichte vrijstellingen.
Voorbeeld 2. Vaste thuiswerkvergoeding
Het Nibud heeft berekend dat de kosten voor thuiswerken gemiddeld € 2 per dag zijn. Deze kosten betreffen koffie/thee, water-, gas- en elektriciteitsverbruik, wc-papier en afschrijving bureau en stoel. Een werkgever geeft hiervoor een vaste vergoeding. Hij wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. Wat zijn de gevolgen voor de werkkostenregeling?
De vaste vergoeding van € 2 per dag komt ten laste van de vrije ruimte. Hiervoor geldt geen gerichte vrijstelling.
Voorbeeld 3. Kosten internet- en telefoonabonnement
Een werknemer werkt thuis. Kan een werkgever de kosten van een internet- en telefoonabonnement onbelast vergoeden?
Internetaansluiting
Als een werkgever het nodig vindt dat zijn werknemer voor het thuiswerken een internetaansluiting heeft, mag hij deze onbelast vergoeden. De vergoeding valt dan onder de gerichte vrijstelling.
Let op: dit geldt ook als de werkgever slechts een deel van de internetkosten vergoed. Dat kan bijvoorbeeld bij een deeltijdmedewerker voorkomen. Het privévoordeel dat de werknemer heeft, is geen loon.
Abonnementskosten
Een vergoeding van de abonnementskosten voor de vaste telefoon valt niet onder de gerichte vrijstelling. De werkgever kan de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding gaat dan ten koste van de vrije ruimte.
De gerichte vrijstelling kan wel gelden voor de abonnementskosten van mobiele communicatiemiddelen. Dit moet dan wel voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
Voorbeeld 4. Internet in 3-in-1-pakket
Een werkgever vergoedt de kosten van internet thuis aan zijn werknemer. De vergoeding voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. De werknemer heeft een abonnement afgesloten voor een 3-in-1-pakket (internet, telefoon en televisie). Welk bedrag valt onder de gerichte vrijstelling?
De werkgever moet bepalen welk deel van de factuur voor internet is. Als dit niet op de factuur staat, informeer je bij de provider wat deze kosten zijn bij een apart abonnement. Dat gedeelte valt onder de gerichte vrijstelling.
Als de werkgever de rest ook vergoedt, is dat deel belast loon. Je mag dit ook aanwijzen als eindheffingsloon. Het gaat dan ten koste van de vrije ruimte.
Bron: Forum Salaris
Eigen bijdrage internetabonnement
De eigen bijdrage voor een internetabonnement van de werknemer is geen belemmering meer voor toepassing van de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen.
Tot nog toe kon de werkgever de gerichte vrijstelling alleen toepassen als hij alle kosten betaalde. Als de werknemer een eigen bijdrage voor privégebruik betaalde, voldeed de werkgever volgens de Belastingdienst niet meer aan het noodzakelijkheidscriterium. De Belastingdienst is van dat standpunt afgestapt. Daardoor is de eigen bijdrage voor privégebruik geen belemmering meer.
Bron: Belastingdienst
Eigen bijdrage bij noodzakelijke voorziening – gerichte vrijstelling
Volg ook de Online cursus Update loonheffingen en de impact van corona op 25 maart 2021 van 13.00 tot 15.00 uur waar thuiswerken en de werkkostenregeling aan de orde komen.
