Vera Lenaerts, salarisspecialist bij Exact en Edwin Dingjan, product manager HR/Payroll bij Exact kennen de processen rond salarisadministratie vanuit ongeveer alle denkbare hoeken.
‘Salarisadministratie wordt niet altijd gezien als een sensationeel, grensverleggend product, zo stelt Vera.
‘Maar het is wel een enorme dissatisfier wanneer het niet goed loopt, terwijl het juist zo belangrijk is omdat het een maandelijks haakje bij en naar de klant, de MKB-ondernemer is.’
Het geeft de dilemma’s goed weer. Salarisadministratie is niet voor niets bijna een vast onderdeel ín het dienstenpakket van bijna ieder accountants- of administratiekantoor. Maar lang niet altijd corebusiness.
Het goed uiteenrafelen van de administratieve processen rond salarisadministratie en vervolgens goed organiseren en automatiseren is dan essentieel. ‘Niet meer het uitgangspunt: maakt niet uit hoe jij je gegevens aanlevert, de klant is koning’, aldus Edwin, ‘maar een vaste gestructureerde eenduidige manier van werken.’
Dat klinkt nogal dwingend. ‘Ja en nee’, vindt Vera. ‘Dwingend omdat er maar één manier van werken is. Niet dwingend omdat de werkwijze in feite voor alle gebruikers echt veel eenvoudiger wordt.’ Daarmee komen we uiteindelijk op de kern van goede software.
Goede software maakt het gebruik voor alle betrokkenen veel eenvoudiger. Dat geldt voor de MKB-ondernemer, zijn werknemers, de salarisadministrateur en de accountant.
Auto van de zaak
De auto van de zaak is een populaire arbeidsvoorwaarde, maar ook iets wat vraagt om een zorgvuldige administratie. Bij Exact hebben ze daar een oplossing voor. Exact Salaris is een volwaardige poot in het dienstenpakket van Exact Online. Niet ernaast, maar geïntegreerd in het totale aanbod van de Delftse softwareleverancier.
Exact Salaris kent al gestructureerde eenmalige invoer van wijzigingen in de salarisadministratie, geïntegreerde cao-regelingen, verschillende signaleringen op inrichtingsvraagstukken en looptijden van arbeidscontracten, enz. En alle betrokkenen – werkgever, werknemer, salarisadministrateur hebben toegang tot de voor hen relevante informatie.
De auto van de zaak is nu ook een vast onderdeel binnen de salarissoftware. Ook hier is weer goed nagedacht over de administratieve procedures om de auto van de zaak goed in de systemen op te nemen. Het begint met het vastleggen van de auto in de systemen: merk, type, kenteken, catalogusprijs, ingangsdatum leasecontract, einddatum leasecontract, koppelen aan de juiste medewerker, bijtelling berekenen, eventuele eigen bijdrage verrekenen, gegevens meenemen in loonaangifte, enz. Op zich geen ingewikkelde stappen.
Kun je die ook automatiseren?
‘Ja’, beamen Vera en Edwin.
Edwin: ‘Je kunt op zoek naar de fiscale waarde van een auto. Catalogusprijs + lijstje extra gemonteerde accessoires, enz. Dat is wel te vinden. In Exact Salaris doen we dat anders. Vul gewoon het kenteken van de auto in. Het systeem koppelt dan met de registratiegegevens van de auto en de juiste bedragen staan in één keer in de administratie. Foutkans? Zo goed als nul.’
‘Ook hier geldt weer dat de processen sec misschien niet moeilijk zijn. Maar wanneer dergelijke gegevens meerdere keren met eenzelfde doel – namelijk het kloppend krijgen van een administratie – moeten worden vastgelegd, creëert dat wel foutkansen. En ook hier: fouten zijn dissattisfiers!’
Toegankelijk voor betrokkenen
Toegankelijk voor alle betrokkenen, dat is de centrale boodschap. Iedereen: medewerker, werkgever, salarisadministrateur en accountant moet op basis van één en dezelfde input hun werk kunnen doen. Die flow is in Exact Online essentieel. We belichten hieronder nog eens de verschillende rollen:
- de medewerker moet zijn persoonlijke gegevens kunnen inzien. Dat varieert van salarisstrookjes tot het invullen van vrije dagen;
- de werkgever moet gegevens werknemer kunnen inzien, op eenvoudige wijze mutaties kunnen invoeren en kunnen monitoren en betalingen autoriseren;
- de salarisadministrateur checkt of administraties zijn bijgehouden en gegevens correct zijn ingevoerd. Daarna worden de journaalposten vrijwel automatisch gegenereerd;
- de accountant hoeft niet eens te controleren omdat de boekingen automatisch worden gegenereerd. Dus weer een kans op een menselijke overtypfout geëlimineerd!
Een groot deel van de noodzakelijke handelingen in salaristrajecten worden hiermee geautomatiseerd.
Proactieve salarisadviseur
De rol van de salarisadministrateur verandert daarmee. Meer productiviteit biedt ruimte en tijd om de rol van proactieve adviseur op het gebied van salaris uit te bouwen.
‘Stel je eens voor dat je in het kader van de eerste NOW-aanvragen je administratie als ondernemer niet
op orde was? Stel je voor, je hebt geen goed en betrouwbaar overzicht van je omzet – en dus van je omzetderving. Of stel je voor, je hebt geen goed en betrouwbaar overzicht van je loonkosten. In coronatijden onvoorstelbaar actueel,’ zegt Vera.
In het systeem zijn zo goed als alle grote cao’s van Nederland opgenomen. Dat maakt implementatie al een stuk eenvoudiger. De signaleringsfuncties die ingebouwd kunnen worden wijzen naar allerlei verschillende aspecten: verloop en duur arbeidscontracten, juiste Awf-premie, verlonen onder minimumloon, einddatum documenten, en – zoals al eerder genoemd – zo ongeveer alles rond de auto van de zaak. De directe toegang tot deze informatie geeft een salarisadministrateur echt de kans
om zijn of haar rol te verdiepen.
Nooit klaar
‘Natuurlijk staan er zaken op de agenda. We gaan onze PTO (verloffunctionaliteit) verder uitbreiden en documentmanagement beter op de kaart zetten. En natuurlijk focussen we ons vanaf Prinsjesdag weer op het in gereedheid brengen van de software voor het volgende loonjaar. We hebben dat op het vizier’, zo besluit Edwin.
Dit artikel komt uit het AV-magazine van september 2020. Het tijdschrift is gratis te downloaden.
