Het ongewijzigd doorlopen van vaste reiskostenvergoedingen vervalt per 1 januari 2021. Dit staat in het Besluit noodmaatregelen coronacrisis.
Voor veel werknemers leiden de maatregelen rondom de coronacrisis wat betreft de vervoerskosten tot een verandering van hun reispatroon. Deze verandering kan meebrengen dat een werkgever de vaste reiskostenvergoeding moet aanpassen of geheel of gedeeltelijk tot het loon moet rekenen.
Aangezien dit niet doelmatig en ongewenst is, heeft de staatssecretaris goedgekeurd dat een werkgever gedurende het jaar 2020 voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen verbindt aan een wijziging in het reispatroon van een werknemer.
De werkgever kan deze goedkeuring ook toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Dit houdt in dat de werkgever voor deze periode mag blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is.
Update Besluit noodmaatregelen coronacrisis – vervaldatum per 2021
Keuze vóór 13 maart
Als een recht op een vaste reiskostenvergoeding afhankelijk was van een keuze van de werknemer, zoals bij een cafetariasysteem, moet deze zijn keuze uiterlijk op 12 maart 2020 hebben gemaakt.
Vraag 1.
Een werknemer met een 3-daagsewerkweek heeft op 1 januari 2020 gekozen voor een vaste maandelijkse onbelaste reiskostenvergoeding in ruil voor brutoloon. De werknemer werkt door de coronamaatregelen vanaf 13 maart 2020 thuis. Kan de werkgever de vaste maandelijkse reiskostenvergoeding onbelast doorbetalen?
A Ja
B Nee
Antwoord A is juist, omdat de werkgever mag blijven uitgaan van ongewijzigd reispatroon op grond van het besluit.
Vraag 2.
Vanaf 1 juli 2020 wordt het contract van de werknemer aangepast en gaat hij 5 dagen per week werken. De werknemer verhoogt zodoende zijn vaste maandelijkse reiskostenvergoeding. Welke stelling in deze casus is juist?
A De gehele vergoeding is belast vanaf 13 maart 2020.
B De gehele vergoeding is belast vanaf 1 juli 2020.
C Alleen het verhoogde deel van de vergoeding is belast vanaf 1 juli 2020
Antwoord C is juist, omdat de werknemer op 12 maart 2020 alleen een onvoorwaardelijk recht had op een vergoeding op basis van een 3-daagse werkweek.
Onbelast vergoeden
De regeling is als volgt:
- € 0,19 per km of werkelijke kosten (bijvoorbeeld OV). Als je de werkelijke openbaarvervoerkosten onbelast wilt vergoeden, moet je aannemelijk maken dat de werknemer kosten heeft gemaakt voor reizen met het openbaar vervoer. Je bewaart bij de administratie bijvoorbeeld de (kopieën van de) vervoerbewijzen of de overzichten van de reizen en kosten die gemaakt zijn met de ov-chipkaart.
- Vaste vergoeding mogelijk en voordelig (bijvoorbeeld op basis van 214-dagenregeling; voor de berekening van de vaste onbelaste vergoeding ga je uit van 214 werkdagen in een jaar)
Beleidsregel:
- Geen gevolgen bij wijziging reispatroon
- Onvoorwaardelijk recht vóór 13-3-2020
Let op bij cafetariaregelingen
Het Besluit is alleen van toepassing op uitruil van het brutoloon voor de vaste reiskostenvergoeding voor zover de werknemer een onvoorwaardelijk recht heeft op de vergoeding vóór 13 maart 2020.
Gerichte vrijstelling
Er is een gerichte vrijstelling voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van vervoer.
Je kunt de kosten van de werknemer voor het openbaar vervoer onbelast vergoeden (gerichte vrijstelling).
Om een gerichte vrijstelling te kunnen toepassen moet je de vergoeding, verstrekking of
terbeschikkingstelling aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling is dan volledig onbelast of onbelast tot een bepaald normbedrag. Een gerichte
vrijstelling gaat niet ten koste van de vrije ruimte.
Voorbeeld
De werkgever betaalt de werknemer een reiskostenvergoeding van € 0,29 per zakelijke kilometer. Van dit bedrag kun je € 0,19 per kilometer gericht vrijgesteld vergoeden. De rest van het bedrag (€ 0,10
per kilometer) is het bovenmatige deel en valt niet onder de gerichte vrijstelling. Je kunt dit als loon
van de werknemer aanmerken of als eindheffingsloon aanwijzen. Heb je geen vrije ruimte meer
over, dan moet je over het meerdere 80 procent eindheffing betalen, dus € 0,08 per kilometer.
Intermediaire kosten
Vergoedingen voor intermediaire kosten zijn vergoedingen voor bedragen die de werknemer meestal in
opdracht van de werkgever en voor zijn rekening voorschiet. Deze vergoedingen zijn geen loon voor de werknemer. De werkgever kan deze onbelast vergoeden.
Voorbeeld
De werknemer maakt voor zijn werk een rit in een auto van het bedrijf. Deze werknemer tankt onderweg en rekent zelf de benzine af. De benzinekosten die de werkgever aan zijn werknemer vergoedt, zijn vergoedingen voor intermediaire kosten en dus onbelast.
Meer informatie Webinar fiscale gevolgen coronamaatregelen van de Belastingdienst
Zie ook Handboek Loonheffingen 2020
Vaste reiskostenvergoeding en OV-abonnement: vragen en antwoorden
