Het op orde zijn van pensioenadministraties en de juiste informatieverstrekking aan deelnemers is belangrijk. Incidenten komen helaas voor. Deze moeten worden aangegrepen om de pensioenadministratie constant te verbeteren. Daarnaast komt er een nieuw pensioenstelsel. De overstap is een kans om de pensioenadministraties zo nodig op orde te brengen. Daarnaast moet bij de inrichting van het nieuwe stelsel zorgvuldig gekeken worden naar de gevolgen voor de uitvoerbaarheid.
Pensioenregeling
Het startpunt van de pensioenuitvoering is de pensioenregeling, die wordt afgesproken door werkgevers en werknemers. De mate van complexiteit hierin beïnvloedt de risico’s in de uitvoering van de regeling. Deze complexiteit kan ontstaan als gevolg van onderhandelingsresultaten, uitzonderings- en overgangsbepalingen.
Daarnaast kunnen ook wetswijzigingen van invloed zijn op de pensioenregeling of een directe impact hebben op de uitvoering.
Gegevensinstroom
Verder is aan de ‘input-zijde’ de instroom van gegevens van belang. Dit betreft niet alleen de premiebetaling door werkgevers, maar ook werknemer- en dienstverbandgegevens en gegevens over bijvoorbeeld arbeidsongeschiktheid en life-events. Vaak verloopt deze gegevensincasso via salarisadministratiekantoren.
Pensioenuitvoerders maken daarnaast vaak gebruik van sectorgegevens van de Kamer van Koophandel, studiegegevens van DUO, AOW-gegevens van de SVB en bijvoorbeeld arbeidsongeschiktheidsgegevens van het UWV.
Pensioenuitvoerders
De uitvoering van de pensioenregeling wordt belegd bij pensioenuitvoerders (pensioenfondsen, verzekeraars en premiepensioeninstellingen). Zij zijn verantwoordelijk voor de implementatie van de pensioenregeling in administratiesystemen, al dan niet belegd bij pensioenuitvoeringsorganisaties.
Pensioenuitvoerders zijn verder verantwoordelijk voor de administratie van de pensioenopbouw, pensioenuitkeringen en de informatie hierover, die zij verstrekken aan hun deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden. Pensioenfondsen geven vaak invulling aan deze verantwoordelijkheid door de administratie en informatie uit te besteden aan een pensioenuitvoeringsorganisatie.
De toezichthouders houden het wettelijke toezicht op deze verschillende stappen.
Adequate pensioenadministratie
De impact voor individuele deelnemers kan groot zijn, als pensioenadministraties niet op orde zijn en incidenten niet tijdig worden herkend. Het belang van adequate pensioenadministraties is daarom zeer essentieel. Werkgevers en werknemers sluiten immers een pensioenregeling af en beleggen de uitvoering daarvan bij pensioenuitvoerders, met het doel om na pensionering het pensioen te realiseren dat is toegezegd. De kwaliteit van pensioenadministraties mag hier geen afbreuk aan doen.
Vier relevante factoren
Er blijken vier belangrijke factoren te zijn, die van invloed zijn op de betrouwbaarheid van de administratie en de gegevensverstrekking:
1 Complexe pensioenregelingen en wetswijzigingen
Overgangs- en uitzonderingsbepalingen in pensioenregelingen of afwijkingen in standaardproducten maken de uitvoering complexer. Ook wijzigingen in wetgeving werken door in pensioenregelingen en uitvoeringsprocessen en hebben gevolgen voor het administreren. Het met terugwerkende kracht moeten doorvoeren van wijzigingen in de aanspraken van deelnemers door wijzigingen kan daarnaast lastig blijken.
2 Historische brondata
Gepensioneerden van nu zijn in de jaren 70 of eerder begonnen met werken en pensioen gaan opbouwen, soms via zegel- of stempelsystemen, die later zijn overgezet op microfiches. De handmatige controles die hierop konden worden uitgevoerd, zijn foutgevoeliger dan de tegenwoordige geautomatiseerde controles.
Het komt ook voor dat brondocumenten niet meer beschikbaar zijn als referentie voor controles; denk aan salarisadministraties en werknemersgegevens. Daarom kunnen er pensioenuitvoerders zijn, vooral bij die uitvoerders die nog aanspraken moeten administreren die lang geleden zijn opgebouwd, die moeite hebben om het pensioen volledig te reconstrueren of überhaupt om personen terug te vinden als het pensioen in gaat.
3 Gegevensinstroom
Pensioenuitvoerders geven aan dat specifiek voor verplichtgestelde bedrijfstakpensioenfondsen in enkele sectoren zorgen bestaan over de incasso van premies en deelnemersgegevens.
Werkgevers die ten onrechte niet zijn aangesloten of werknemers die ten onrechte onvolledig of onjuist zijn aangemeld, maken permanente inzet gericht op opsporing en handhaving van de verplichtstelling nodig. Bedrijfstakpensioenfondsen spannen zich in om werkgevers op te sporen en om de benodigde gegevens te krijgen. Deze controles kunnen duur zijn.
4 Kwaliteit administratiesystemen
Voor een aantal pensioenuitvoerders is de kwaliteit van de administratiesystemen een aandachtspunt.
Bij vrijwel elke pensioenuitvoerder zijn nog unieke situaties die niet geautomatiseerd kunnen worden verwerkt, zoals gewezen deelnemers die naar het buitenland zijn verhuisd of deelnemers die hertrouwen met dezelfde persoon.
Te nemen acties
Pensioenuitvoerders en toezichthouders hebben een commitment uitgesproken voor de volgende acties:
- Het is belangrijk dat pensioenuitvoerders onderzoeken welke risico’s er bestaan in de eigen pensioenadministraties en welke maatregelen nodig zijn om deze risico’s te beheersen.
- Daarbij lijkt de uitdaging van gegevensinstroom al een specifiek aandachtspunt voor bedrijfstakpensioenfondsen. De Pensioenfederatie heeft aangegeven na te willen gaan welke verbeteracties hierop nog mogelijk zijn in de keten.
- De toezichthouders hebben aangegeven nadrukkelijk onderzoek te doen naar datakwaliteit en de wendbaarheid van IT-systemen (DNB) en de naar de naleving van de wettelijke eisen aan informatieverstrekking aan deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden (AFM).
Kwalititeitsverbetering
Met de inzet van sector en toezichthouders verwacht de minister dat de pensioenadministraties van pensioenuitvoerders een volgende kwaliteitsverbetering zullen doormaken. Daarnaast onderstrepen de complexiteit van de bestaande pensioenadministraties en de risico’s op fouten die daarmee gepaard gaan, het belang om over te gaan op een nieuw, eenvoudiger en transparanter pensioenstelsel.
Nieuw pensioenstelsel
Veel pensioenuitvoerders zijn daarnaast van plan bij de implementatie van het nieuwe pensioenstelsel te investeren in een passend pensioensysteem. De overstap op een nieuw pensioenstelsel biedt de mogelijkheid om te komen tot een zo eenvoudig mogelijke pensioenregeling, met zo beperkt mogelijke kosten.
Kamerbrief over kwaliteit pensioenadministraties
