Een overschrijding van de vrije ruimte moet je aangeven in de aangifte loonheffingen. Over deze overschrijding moet je 80 procent eindheffing afdragen. De uiterste aangifte- en betaaldatum hiervoor is 29 februari 2020 bij een maandaangifte (26 februari 2020 bij een vierwekenaangifte).
Aangifte loonheffingen in 2020: download de belangrijke documenten
Vanaf 2021 heb je langer de tijd. De verschuldigde eindheffing werkkostenregeling (WKR) over 2020 moet dan uiterlijk in het tweede tijdvak (maart 2021) worden aangegeven en betaald.
De vrije ruimte in 2019 is 1,2% van het totale fiscale loon van de werknemers (kolom 14 van de loonstaat). Als de werkgever boven de vrije ruimte uitkomt, moet over het meerdere 80% eindheffing worden betaald.
Je berekent de vrije ruimte over 2019 op basis van het totale fiscale loon van 2019. Wanneer een organisatie in de loop van het jaar werkgever wordt, mag je het totale fiscale loon niet herrekenen naar een volledig jaar.
Loon uit vroegere dienstbetrekking
Bij het uitkeren van loon uit vroegere dienstbetrekking geldt voor de berekening van de vrije ruimte het volgende:
Als het loon uit vroegere dienstbetrekking 10% of minder is van het totale fiscale loon, bereken je de vrije ruimte op basis van het totale fiscale loon.
Als het loon uit vroegere dienstbetrekking meer is dan 10% van het totale fiscale loon, bereken je de vrije ruimte op basis van het totale loon uit tegenwoordige dienstbetrekking.
Aanwijzen
Als je vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in de vrije ruimte wil onderbrengen, moet je ze als eindheffingsloon aanwijzen, bijvoorbeeld door ze in de administratie als eindheffingsloon op te nemen.
Als de werkgever een boete heeft gekregen voor een overtreding van de werknemer en deze wordt niet verhaald op de werknemer, dan mag je het voordeel dat de werknemer heeft van het niet verhalen, als eindheffingsloon aanwijzen als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.
Als de werkgever de werknemer naast loon uit vroegere dienstbetrekking ook loon uitbetaalt waarop de arbeidskorting van toepassing is, dan mag je het loon uit vroegere dienstbetrekking aanwijzen als eindheffingsloon als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.
Het aanwijzen van vergoedingen onder de WKR mag niet meer dan 30 procent afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is: de gebruikelijkheidstoets.
Gebruikelijkheidstoets
Voor het aanwijzen van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang als eindheffingsloon, geldt dat deze vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het deel dat boven die 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer.
Het moet dus gebruikelijk zijn dat de werknemer vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang belastingvrij krijgt en dat de werkgever de loonbelasting/premie volksverzekeringen via de eindheffing voor zijn rekening neemt.
Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal 2.400 euro per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst als gebruikelijk. De afwijking van 30 procent geldt niet voor dit bedrag.
Vrije ruimte berekenen
Je toetst uiterlijk aan het eind van het jaar of je boven de vrije ruimte uitkomt. Je berekent het totale fiscale loon van de werknemers over het lopende jaar en op basis daarvan bereken je de vrije ruimte en toets je of je de vrije ruimte hebt overschreden. Als de werkgever eindheffing moet betalen, moet je dat uiterlijk doen bij de aangifte over het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar.
Je mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak. Als aan het eind van het jaar blijkt dat de werkgever te veel of te weinig eindheffing heeft betaald, moet je dat verrekenen. Je doet dat uiterlijk in de aangifte loonheffingen over het eerste aangiftetijdvak van het volgende jaar.
Vanaf 2021 (belastingjaar 2020) mag je de eindheffing dus uiterlijk in het tweede aangiftetijdvak aangeven.
Als de inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar eindigt, dan geef je de eindheffing uiterlijk aan in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht eindigt.
Let op: als de werkgever niet boven de vrije ruimte uitkomt, hoeft geen eindheffing WKR te worden betaald. Je hoeft dan ook geen eindheffing WKR aan te geven.
De vrije ruimte is met ingang van 2020 vergroot. Tot en met een loonsom van € 400.000 bedraagt de vrije ruimte 1,7%. Over het restant van die loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,2%.
Bron:Handboek Loonheffingen, Stap 8. Eindheffing werkkostenregeling berekenen
