In deze zaak gaat het om een werknemer die op staande voet is ontslagen vanwege het langdurig declareren van kilometers vanaf een onjuist adres, het declareren van kilometers terwijl werknemer met een collega meereed en/of niet werkte en het onrechtmatig declareren van onkosten, door daarbij gebruik te maken van AI.
De werknemer verzoekt om vernietiging van het aan hem verleende ontslag op staande voet. Het verzoek wordt afgewezen, omdat het ontslag op staande voet volgens de kantonrechter rechtsgeldig is verleend.
Onjuist adres
De werkgever heeft aan het ontslag op staande voet onder meer ten grondslag gelegd dat de werknemer een onjuist adres heeft aangegeven op zijn kilometerdeclaraties, waardoor hij gedurende een lange periode onrechtmatig een vergoeding voor kilometers heeft gedeclareerd en ontvangen.
De werkgever verwijt de werknemer daarnaast hij kilometers heeft gedeclareerd op dagen dat hij (als bijrijder) met een collega meereed en op dagen dat hij afwezig was bij de werkgever.
Geen vaste reiskostenvergoeding
De kantonrechter stelt vast dat de werkgever geen vaste reiskostenvergoeding hanteert, maar werkt met een declaratiesysteem op basis van daadwerkelijk gemaakte kilometers, door de werknemer een ‘PER-RIT-declaratie’ genoemd.
De kantonrechter stelt op basis van de door de werkgever overgelegde uitdraai uit haar declaratiesysteem verder vast dat de werknemer in het jaar 2025 alleen woon-werkdeclaraties vanaf het adres in plaats 2 heeft ingediend. Dit is het adres dat de werknemer in zijn mail aan de werkgever van 28 november 2024 ook heeft genoemd als het adres waar hij per 1 december 2024 naartoe zou verhuizen.
Van een daadwerkelijke verhuizing naar plaats 2 is het echter niet gekomen, zoals de werknemer ook erkend heeft op de mondelinge behandeling. Dit blijkt ook uit de bevindingen uit het rapport van bedrijf 2, waarin zij op basis van haar onderzoeksactiviteiten concludeert dat de werknemer zich ‘bij de woning in plaats 1 bevindt en zich van daaruit verplaatst naar andere bestemmingen.’
De werknemer heeft, hoewel daartoe uitgenodigd, niet gereageerd op de bevindingen in het rapport en de inhoud ervan in deze procedure ook onvoldoende gemotiveerd weersproken. De kantonrechter is het eens met de conclusie uit het rapport over het feitelijk woonadres van de werknemer. De conclusie uit het rapport stemt overigens ook overeen met de informatie uit de BRP.
Wisselende standpunten t.a.v. declaraties
De werknemer neemt wisselende standpunten in ten aanzien van de ingediende declaraties. Zo stelt hij enerzijds dat hij ‘afwisselend verbleef’ in zowel plaats 2 als plaats 1. Uit de ingediende kilometerdeclaraties volgt echter een ander beeld, gezien het feit dat in de periode van januari tot en met november 2025 alleen kilometers zijn gedeclareerd vanaf het adres in plaats 2 .
Hoewel de werknemer stelt dat een en ander naast elkaar kan bestaan, erkent hij tegelijkertijd dat zijn collega hem in de betreffende periode meermaals heeft opgepikt, steeds bij de woning in plaats 1, terwijl er op de betreffende momenten is gedeclareerd vanaf het adres in plaats 2 . Dit rijmt niet met elkaar.
Ongeloofwaardig
De kantonrechter acht het dan ook ongeloofwaardig dat de werknemer altijd waarheidsgetrouw heeft gedeclareerd en gaat ervan uit dat dit niet het geval is. De werknemer heeft dus reiskosten gedeclareerd die hij niet daadwerkelijk heeft gemaakt.
Alleen daadwerkelijk gemaakte ritten declareren
Voor zover het de als bijrijder gemaakte ritten betreft, had de werknemer volgens de kantonrechter bovendien kunnen en moeten begrijpen dat hij alleen daadwerkelijk zelf gereden ritten had mogen declareren.
Bij carpoolen maakt immers maar één collega daadwerkelijk kosten, en dat is de collega met wie de werknemer in diens auto meereed. Het feit dat de werkgever niet zwart-op-wit in zijn beleid heeft vastgelegd dat werknemers geen kilometers mogen declareren als zij met een collega meerijden, maakt dit niet anders.
Geen kilometers voor privébezoek
De werknemer heeft tot slot niet ontkend dat hij kilometers heeft gedeclareerd op een dag waarop hij ziek was en niet bij de werkgever op kantoor is geweest, maar van en naar een ziekenhuis in plaats 3 is gereden.
De werknemer stelt dat hij tijdens dit bezoek wat werk heeft verricht. Dit betwist de werkgever. In beide gevallen valt volgens de kantonrechter echter niet in te zien waarom de werkgever de kilometers voor een privébezoek aan het ziekenhuis zou moeten vergoeden, zodat de werknemer van het declareren daarvan had moeten afzien.
Onkostendeclaraties bewerkt met AI
De werkgever heeft daarnaast aan het ontslag op staande voet ten grondslag gelegd dat de werknemer op onrechtmatige wijze onkosten heeft gedeclareerd.
De werknemer erkent voor het grootste deel van de facturen dat deze zijn bewerkt met AI. Hij stelt echter dat deze ‘administratieve onjuistheden’ zijn ontstaan in de context van een structureel disfunctionerend declaratieproces bij de werkgever.
Digitale declaratiesysteem disfunctioneel
De werknemer stelt dat het digitale declaratiesysteem van de werkgever beleidsmatig, procedureel én technisch disfunctioneel was en er geen schriftelijk vastgelegde declaratieprocedures- of regels bestonden. Tegen die achtergrond is het volgens de werknemer disproportioneel om een werknemer te ontslaan wegens ‘administratieve onjuistheden’ in datzelfde systeem.
De declaratieprocedure bij de werkgever is inderdaad gedurende het dienstverband van de werknemer aangepast, maar bij gebrek aan concrete onderbouwing kan door de werknemer niet worden vastgesteld dat het declaratieproces van de werkgever echt beleidsmatig, procedureel en/of technisch disfunctioneel was.
Ook als dt wel zo zou zijn, betekent dit niet dat de werknemer als goed werknemer geen eigen verantwoordelijkheid heeft. De werknemer heeft niet betwist dat hij een vertrouwensfunctie vervulde en hij vanuit zijn functie was betrokken bij en gedeeltelijk verantwoordelijk was voor de beveiliging van systemen en data binnen de organisatie.
Gebrekkig declaratiesysteem aan de kaak moeten stellen
Volgens de kantonrechter mag van iemand met deze functie en verantwoordelijkheden worden verwacht dat hij een vermeend gebrekkig declaratiesysteem aan de kaak stelt en samen met zijn werkgever aan de slag gaat om de gaten in het systeem te dichten, voordat wordt overgegaan tot het indienen van met AI aangepaste, dan wel gefabriceerde declaraties. De werknemer heeft op de mondelinge behandeling desgevraagd bevestigd dat hij dat gesprek nooit is aangegaan.
Op eigen houtje declaraties met AI bewerkt
Vaststaat dat de werknemer op eigen houtje meerdere declaraties met AI heeft bewerkt. Zo heeft de werknemer het totaalbedrag op dinerbonnen bewerkt, zodat deze binnen het bij de werkgever gehanteerde ‘per persoon-plafond’ zouden passen. Ook heeft de werknemer kassabonnen met AI gereconstrueerd, bijvoorbeeld omdat de originele bonnen volgens zijn eigen stellingen waren verloren of onleesbaar waren geworden.
Volgens de kantonrechter heeft de werknemer door op deze wijze onjuiste declaraties in te dienen gehandeld in strijd met de op hem rustende verplichting zich als goed werknemer te gedragen.
Dringende reden voor ontslag op staande voet
Het structureel onterecht declareren van reiskosten levert naar het oordeel van de kantonrechter een dringende reden op die een ontslag op staande voet rechtvaardigt.
Met zijn handelen heeft de werknemer zich gelden toegeëigend waarop hij geen aanspraak had en daarmee heeft hij de werkgever benadeeld. Ook het bewerken of fabriceren van declaraties met AI is de werknemer ernstig verwijtbaar, ook als de onderliggende kosten daadwerkelijk zouden zijn gemaakt.
Van de werkgever kon (ook) niet worden gevergd de arbeidsovereenkomst te laten voortduren. Dit geldt temeer nu van de werknemer gelet op zijn functie en verantwoordelijkheden binnen de werkgever een verhoogde mate van integriteit mocht worden verwacht.
Persoonlijke omstandigheden
De werknemer stelt dat de werkgever zijn persoonlijke omstandigheden niet, dan wel onvoldoende in aanmerking heeft genomen voordat hij tot ontslag op staande voet overging.
De werknemer heeft in dat verband onder meer naar voren gebracht dat hij arbeidsongeschikt was en last had van stoornissen waarmee de werkgever bekend was.
De kantonrechter oordeelt dat, hoe naar en impactvol de privéomstandigheden van de werknemer ook mogen zijn geweest, dit gelet op het ernstig verwijtbaar handelen van de werknemer niet de conclusie rechtvaardigt dat van (een) dringende reden(en) geen sprake is. Dat geldt temeer nu gesteld, noch gebleken is dat de verweten gedragingen van de werknemer direct zijn voortgevloeid uit de genoemde stoornissen.
De conclusie is dat het ontslag op staande voet rechtsgeldig is gegeven.
Geen transitievergoeding
Het eindigen van de arbeidsovereenkomst is het gevolg van handelen of nalaten van de werknemer dat als ernstig verwijtbaar moet worden aangemerkt. Daarom is geen transitievergoeding verschuldigd.
Vakantie-uren
De werknemer verzoekt dat aan hem de niet-genoten vakantie-uren worden uitbetaald. In de eindafrekening staan slechts 91,6 uren aan uitbetaalde vakantie-uren opgenomen. De werknemer betwist die berekening en stelt dat hij minder uren heeft opgenomen.
De kantonrechter stelt vast dat de werkgever in de eindafrekening een bedrag aan uitbetaalde vakantie-uren heeft opgenomen, namelijk € 3.064,02 bruto.
Verrekening van loon mag
De werknemer heeft op de mondelinge behandeling nader toegelicht dat dat de werkgever zich zake (ook) ten onrechte op verrekening heeft beroepen. Omdat de werknemer niet nader heeft geconcretiseerd waarom de werkgever zich ten onrechte op verrekening heeft beroepen, gaat de kantonrechter hieraan voorbij. Daartoe is van belang dat in artikel 7:632 BW is geregeld dat aan het einde van het dienstverband verrekening van het loon met vorderingen op de werknemer is toegestaan.
De werknemer heeft de stelling van de werkgever dat een werknemer zelf de registratie van zijn verlofuren in de systemen van de werkgever beheert niet betwist.
De werkgever heeft een uitdraai uit datzelfde systeem overgelegd waaruit blijkt hoeveel vakantie-uren de werknemer heeft opgenomen. Dde werknemer heeft vervolgens niet gemotiveerd aangevoerd dat de registratie van verlofuren niet juist is. Ook heeft de werknemer niet de stelling van de werkgever weersproken dat ATV-uren aan het eind van het kalenderjaar vervallen en daarnaast niet nader geconcretiseerd hoe hij uitkomt op het door hem gestelde aantal verlofuren. De kantonrechter gaat er dan ook van uit dat de werkgever het totaal aan niet-genoten vakantie-uren al aan de werknemer heeft voldaan.
Vakantietoeslag
De werknemer verzoekt ook dat de werkgever wordt veroordeeld tot betaling van de vakantietoeslag over de periode 1 juni 2025 tot en met 18 maart 2026. De kantonrechter stelt vast dat ook dit bedrag al op de eindafrekening staat opgenomen en daarmee feitelijk is voldaan.
No risk polis
De werknemer verzoekt dat de werkgever wordt veroordeeld tot betaling van het loon over de periode 1 tot 18 maart 2026. De werkgever voert aan dat de werknemer vanwege de toepasselijke no risk polis 100% doorbetaald heeft gekregen. Uit een overzicht van het UWV over de betreffende periode blijkt dat aan de werknemer een bedrag van € 3.185 is uitbetaald.
De werknemer heeft niet toegelicht dat en op grond waarvan hij in aanvulling op dat bedrag nog een bedrag aan loon van de werkgever over deze periode zou moeten ontvangen. Als het UWV een onjuist bedrag heeft uitgekeerd, moet de werknemer in verband met de no-risk polis bij het UWV moeten aankloppen.
Gebruiksmiddelen
De werkgever stelt dat de werknemer meerdere producten heeft besteld waarvan onduidelijk is voor welke collega’s deze bestemd waren en wie toestemming heeft gegeven om die spullen aan te schaffen. Het gaat om meerdere iPhones, iPads en Samsung Galaxy’s.
De kantonrechter stelt voorop dat op de werkgever de bewijslast rust om aan te tonen dat de genoemde gebruiksmiddelen inderdaad in het bezit zijn van de werknemer. Daar heeft de werkgever niet aan voldaan.
De werknemer betwist dat de middelen in zijn bezit zijn en de werkgever heeft geen bewijs overgelegd of stellingen ingenomen waaruit met een redelijke mate van zekerheid is af te leiden dat het niet anders kan dan dat de werknemer over deze bedrijfsmiddelen beschikt. Dat geen deugdelijke registratie is bijgehouden van de uitgereikte bedrijfsmiddelen komt voor rekening van de werkgever.
Volgens de kantonrechter is de werkgever in zoverre ten onrechte overgegaan tot het verrekenen van dit bedrag op de eindafrekening van de werknemer. Het bedrag van € 1.761,00 moet van de eindafrekening worden verwijderd.
Uitspraak Rechtbank Noord-Holland, 13 augustus 2026, ECLI:NL:RBNHO:2026:10263
