Ontslagbrief: met welke formuleringen verliest de werkgever de zaak bij de rechter?

Een werkgever vraagt: “Kun je deze ontslagbrief nog even checken voordat ik hem verstuur?” Het is een vraag die je als salarisprofessional vaker krijgt dan je denkt. Een ontslagbrief lijkt een simpel document, maar bevat juridische valkuilen die een rechter zo onderuithaalt. In dit artikel lees je welke elementen verplicht zijn, welke formuleringen risico opleveren en hoe de eindafrekening eruitziet.

Waarom is dit belangrijk om te weten?

Een onzorgvuldig geformuleerde ontslagbrief kan de hele opzegging ongeldig maken. Ontbreekt de schriftelijke instemming van de werknemer of is de brief te vaag over de einddatum, dan is de opzegging vernietigbaar op grond van art. 7:681 BW. De werkgever blijft dan loon verschuldigd tot de arbeidsovereenkomst alsnog rechtsgeldig eindigt — in de praktijk al snel enkele maanden salaris, plus proceskosten als de werknemer naar de kantonrechter stapt.

Bij een modaal salaris van € 3.500 bruto per maand loopt dat risico al snel op tot € 10.000 à € 15.000. Als adviseur voorkom je dat risico door de brief vooraf te toetsen op vorm én inhoud.

Wat is een ontslagbrief?

Een ontslagbrief is de schriftelijke opzegging van de arbeidsovereenkomst door de werkgever. Voor een rechtsgeldige opzegging gelden twee routes. Bij ontslag met wederzijds goedvinden is schriftelijke instemming van de werknemer vereist (art. 7:671 lid 1 BW).

Zonder die instemming heeft de werkgever toestemming van het UWV nodig (bij bedrijfseconomisch ontslag of langdurige arbeidsongeschiktheid, de a- en b-grond van art. 7:669 lid 3 BW) of moet hij de kantonrechter vragen de arbeidsovereenkomst te ontbinden (de overige gronden, c tot en met h). Een eigen ontslagreden bedenken buiten deze limitatieve lijst is niet mogelijk.

Verplichte elementen rechtsgeldige ontslagbrief

1. Ondubbelzinnige opzegging. De brief moet buiten twijfel stellen dát de arbeidsovereenkomst eindigt. Voorwaardelijke taal (“we overwegen om…“, “het zou goed zijn als…“) is onvoldoende voor een rechtsgeldige opzegging.
2. Juiste einddatum, berekend met de wettelijke opzegtermijn. Die loopt op met de duur van het dienstverband: 1 maand bij minder dan 5 dienstjaren, 2 maanden bij 5 tot 10 jaar, 3 maanden bij 10 tot 15 jaar en 4 maanden bij 15 jaar of meer (art. 7:672 lid 2 BW). Tenzij de arbeidsovereenkomst of cao anders bepaalt, loopt de opzegtermijn tot het einde van de kalendermaand.
3. Verwijzing naar de grondslag van de opzegging. Bij opzegging met instemming is dit niet wettelijk verplicht, maar wel verstandig: het voorkomt discussie achteraf over verwijtbaarheid en over de vraag of de transitievergoeding is verschuldigd op de juiste grondslag.
4. Wijzen op de bedenktermijn. Bij opzegging met schriftelijke instemming (of bij een VSO) heeft de werknemer 14 dagen bedenktijd om zonder opgaaf van redenen terug te komen op zijn instemming (art. 7:671 lid 2 BW). Vergeet de werkgever de werknemer hierop schriftelijk te wijzen binnen twee werkdagen, dan loopt de bedenktermijn automatisch op tot 3 weken.
5. Transitievergoeding. Vermeld het recht op transitievergoeding, de hoogte en de betaaltermijn. Vanaf de eerste werkdag bouwt een werknemer 1/3 maandsalaris per gewerkt dienstjaar op (art. 7:673 lid 2 BW), tot een maximum van € 102.000 in 2026, of het jaarsalaris als dat hoger is. De werkgever moet uitbetalen binnen een maand na het einde van het dienstverband.
6. Eindafrekening. Neem op wat er wordt afgerekend: het laatste (deel)salaris, opgebouwd vakantiegeld (doorgaans 8% van het bruto jaarsalaris), niet-opgenomen vakantiedagen, en eventuele bonussen of onkostenvergoedingen conform de arbeidsovereenkomst of cao.

Rekenvoorbeeld transitievergoeding

Een werknemer met een bruto maandsalaris van € 3.200 en 7 volledige dienstjaren bouwt op: 7 × (1/3 × € 3.200) = € 7.466,67 bruto transitievergoeding. Bij 21 dienstjaren en hetzelfde salaris loopt dit op tot € 22.400 bruto — ruim onder het maximum van € 102.000, maar voor een kleinere werkgever alsnog een aanzienlijke kostenpost om vooraf te begroten.

Meest gemaakte fouten

Dit zijn de fouten die jij als adviseur kunt signaleren en voorkomen voordat de werkgever de brief verstuurt.

1. Voorwaardelijke of vage taal gebruiken. Een zin als “wij zien ons genoodzaakt te overwegen het dienstverband te beëindigen” is geen ondubbelzinnige opzegging. Gevolg: de opzegging is vernietigbaar en de werknemer kan achteraf loondoorbetaling claimen. Voorkom dit door altijd een directe, stellige formulering te gebruiken: “Hierbij zeggen wij de arbeidsovereenkomst op met inachtneming van de opzegtermijn.“
2. Bedenktermijn niet vermelden. Zonder deze vermelding loopt de bedenktermijn op van 14 dagen naar 3 weken, met als gevolg dat de werknemer langer de tijd heeft om terug te komen op zijn instemming. Neem de bedenktermijn en de wettekst standaard op in elke ontslagbrief met instemming.
3. Verkeerde opzegtermijn hanteren. Reken de dienstjaren nauwkeurig door, inclusief eventuele voorafgaande contracten bij dezelfde werkgever die meetellen voor de ketenbepaling. Een te korte opzegtermijn maakt de werkgever schadeplichtig voor het verschil in loon (art. 7:677 lid 4 BW).
4. Transitievergoeding vergeten of te laat betalen. De werknemer heeft vanaf dag één recht op transitievergoeding; er geldt geen minimale diensttijd meer. Te laat betalen kost de werkgever wettelijke rente; de werknemer heeft bovendien drie maanden na einde dienstverband om de vergoeding te claimen.
5. Ontslag op staande voet aankondigen zonder dringende reden vast te leggen. Dit vereist direct handelen én een schriftelijke, gedetailleerde onderbouwing van de dringende reden (art. 7:677/7:678 BW). Ontbreekt die onderbouwing, dan is het ontslag vernietigbaar en loopt de loondoorbetalingsverplichting gewoon door.

Jouw arbeidsrechtelijke vragen snel en betrouwbaar beantwoord?

Twijfel je bij de eerstvolgende ontslagbrief van de werkgever of de bedenktermijn correct is opgenomen, of hoe je de transitievergoeding het beste onderbouwt? Meld je aan voor de webinar AI in het arbeidsrecht.

Als salarisprofessional krijg je veel arbeidsrechtelijke vragen, maar heb je vaak niet meteen het volledige antwoord. Toch wil je je klant zo goed mogelijk helpen met betrouwbaar en praktisch advies.

We laten zien hoe jij met Pascal-AI arbeidsrechtelijke vragen kunt beantwoorden, casussen kunt behandelen of brieven & overeenkomsten kunt opstellen op basis van wetgeving en de geldende cao. Zo kun jij arbeidsrechtelijke vragen van jouw klanten altijd snel en juridisch juist behandelen.

Schrijf je hier gratis in