• Nieuws
  • Corona
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
Salaris Vanmorgen

  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
Aanmelden nieuwsbrief
  • Nieuws
  • Corona
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
Home » Salarisadministratie nieuwe stijl: weg met routinematig en repetitief werk

Salarisadministratie nieuwe stijl: weg met routinematig en repetitief werk

Blogs

Handmatig mutaties kopiëren en invoeren, of je klant digitaal laten aanleveren en automatisch invoeren? Al je klanten langs lopen om te controleren of zij hun wijzigingen hebben ingevuld? Of een dashboard waarin je dat direct ziet?

25 juni 2019 door Salaris Vanmorgen

 

 

Nieuwe manieren van werken verhogen het niveau van je dienstverlening en je werkt een stuk efficiënter. Routines doorbreken is lastig. ‘Medewerkers en klanten zijn er aan gewend.’ Het zijn de woorden van status quo aanbidders. Maar verandering levert ook plussen op. Makkelijker voor je klant, en je medewerkers! Serviceniveau en efficiency gaan omhoog.

Vera Lenaerts

In gesprek met Vera Lenaerts, inhoudelijk nauw betrokken bij Exact salarissoftware en Erik Ledeboer, expert accountancy cloud oplossingen bij Exact.

Salarisverwerking mag nooit fout gaan. Fouten hebben een directe impact. Mensen krijgen te veel, te weinig of te laat uitbetaald. Salarisadministratie kan een enorme ‘dissatisfier’ zijn.

Erik Ledeboer

Erik Ledeboer: ‘Het afbreukrisico bij je klant is hoog. Fouten in de loonstrook leiden tot grote ontevredenheid onder de medewerkers en dus een boze klant. Dat moet je niet willen.’

‘Salarisadministratie is een vak voor gedisciplineerde mensen,’ zo voegt Vera Lenaerts hieraan toe. Daarom zetten we de oude en de nieuwe manieren van werken maar eens naast elkaar.

Inrichten oude stijl

Het begint bij een goede inrichting: functie, loonschaal, leeftijd, arbeidsduur, CAO-bepalingen, werkgevergebonden afspraken, arbeidscontract, verlofuren, enz. Zaken die éénmalig zeer precies en handmatig in het salarissysteem moeten worden ingevoerd.

Mutaties oude stijl

Overuren van medewerkers, medewerkers die afscheid nemen, van functie veranderen en loonsverhoging krijgen, of simpelweg wiens bankrekeningnummer verandert. Mutaties worden door de ondernemer – per email, Excel, Word –  aangeleverd en door de salarisadministrateur nauwkeurig verwerkt. In feite betekent dat overtikken en handmatig in het salarissysteem invoeren. Handmatig verwerken van deze gegevens is erg foutgevoelig. Salarissen moeten altijd op een vaste dag/week in de maand worden uitbetaald, dat betekent bijna altijd werken onder tijdsdruk.

Controles oude stijl

Vanwege de foutgevoeligheid van salarisadministratie is nauwkeurigheid geboden. Maakt de ondernemer geen fouten bij het aanleveren van salarismutaties? Zijn er rare, opvallende verschillen met de vorige maand? Heeft iedere klant zijn mutaties aangeleverd? Alles moet zorgvuldig, regel voor regel worden doorgenomen.

Terug naar de klant – oude stijl

Als alles goed gegaan is, dan krijgt de ondernemer per post of e-mail zijn loonstrookjes die hij aan zijn medewerkers kan uitdelen. Vervolgens kan hij de salarissen en de aangifte loonbelasting goedkeuren en uitbetalen.

Van oude manieren naar nieuwe manieren

‘Dit is in feite de oude manier van werken,’ zo stelt Vera. ‘In de nieuwe manier van werken doe je in feite hetzelfde. Maar wel veel slimmer, efficiënter en klantvriendelijker.’

Inrichten nieuwe stijl

De start is hetzelfde. Met de standaard in het Exact salarissysteem opgenomen CAO’s kunnen meer dan 80% van de ondernemingen bediend worden. Het werkt via een automatische koppeling. Medewerkers kunnen eenvoudig in het systeem worden overgenomen c.q. worden ingevoerd. Eén keer werk en het is klaar. De ondernemer kan direct – via een app of op zijn laptop – in het systeem kijken of al zijn medewerkers in het salarissysteem zijn opgenomen.

Mutaties nieuwe stijl

‘Hier zien we de eerste grote verschillen,’ zo stelt Vera. Via een app, of via de koppeling op zijn of haar pc kan de ondernemer op een vaste, eenvoudige manier wijzigingen in zijn personeelsbestand invoeren. Extra overuren, promotie, veranderingen in uren, enz. kunnen allemaal éénduidig worden ingevuld. Dus weg met de email, het Wordbestand of de spreadsheet. Zowel voor de ondernemer als voor de salarisadministrateur betekent dit gemak en tijdwinst. Mutaties kunnen bijna niet meer fout worden aangeleverd. Het salarissysteem biedt hier een waterdicht systeem. Er wordt niets meer overgetikt. Ondernemer en salarisadministrateur werken beiden real time en online in hetzelfde systeem.

Controles nieuwe stijl

Hier zie je de eerste grote winstpunten van de nieuwe manier van werken. Eenduidige en eenmalige invoer en voortgangsbewaking vanuit het systeem.
Dashboards bieden de salarisadministrateur een compleet overzicht op zijn portefeuille. Voortgang, te ondernemen acties worden automatisch gemeld. Welke ondernemer is wel op tijd en welke niet? De salarisadministrateur ziet het ’s ochtends direct op zijn PC.
Grote opvallende afwijkingen worden automatisch gesignaleerd en kunnen dus direct worden opgemerkt. 11 uren overwerk of 111 uren overwerk. Het kan een simpele tikfout zijn. CAO-wijzigingen worden automatisch verwerkt en je krijgt een melding als je er actie op moet ondernemen. Signaleringen zoals aflopen arbeidscontracten, verjaardagen, veranderingen in minimumloon en dergelijke komen automatisch naar voren. Wanneer de salarisadministrateur de mutaties heeft verwerkt, kan hij de loonstroken klaar zetten voor de ondernemer. Die kan er een laatste blik op werpen, of erop vertrouwen dat de salarisadministrateur zijn werk goed heeft gedaan. Vervolgens kunnen de betalingen worden klaargezet. Doordat Salaris en Financieel in Exact Online Accountancy geïntegreerd zijn, is in feite de hele administratieve verwerking rond. Van grootboekrekening in de administratie, berekening loonheffingen en salarisstrookje voor de medewerker.

Terug naar de klant – nieuwe stijl

De individuele medewerker heeft vervolgens via zijn salarisapp direct een overzicht van zijn salarisstrookjes, jaaropgaven en ook zijn vrije dagen en verlofaanvragen. De ondernemer heeft direct inzicht in real-time salaris en personeelsinformatie.

Uitdaging voor de salarisadministrateur

Bij de salarisadministrateur verdwijnt een flink deel van het oude, repetitieve werk. Daarvoor in de plaats komt een grotere span of control en betere dienstverlening. ‘Minder tijd voor routineklusjes en slimmere workflows betekenen dat je als salarisadministrateur niet meer op het laatste moment nog achter kleine details aan moet. Vergeten dat een medewerker binnenkort zijn 22e verjaardag viert en dat daarmee zijn minimumloon omhoog gaat is onmogelijk,’ zo stelt Vera.

‘Door alleen nog te hoeven sturen op uitzonderingen kan het niveau van deze basisdienstverlening omhoog. Adviesrol invullen is dan een volgende stap,’ zo voegt Erik hier aan toe. En dan hebben we het over de individuele competenties van de salarisadministrateur. ‘Heeft hij of zij de kwaliteiten om zich echt meer te verdiepen in de bij de ondernemer levende vragen rond arbeidsrecht, pensioenen, werkkostenregeling en dergelijke? Daar liggen nu wel zijn of haar kansen en mogelijkheden.’

Visual: Stapsgewijs de oude en de nieuwe manieren van werken

Bereken je tijdwinst en het gemak voor de klant.

 

Categorie: Blogs Tags: salarisadministratie

Tags: salarisadministratie

Gerelateerde artikelen

1 juli 2022

Vakantiewerk in jouw organisatie: voordelen en regels op een rij

23 juni 2022

Zo kijkt Lois, Junior Salarisprofessional van het jaar, terug op de verkiezing

14 juni 2022

Terugblik op verkiezing Salarisprofessional van het jaar

2 juni 2022

Buitenlandse stagiair zonder bsn in salarisadministratie verwerken?

Hoofdsponsor

Vakantiewerk in jouw organisatie: voordelen en regels op een rij
Zo kijkt Lois, Junior Salarisprofessional van het jaar, terug op de verkiezing
Hoe werkgevers medewerkers met schulden kunnen helpen
5 verschillen tussen Nederlandse en Belgische medewerkers
‘Respijt voor NOW 1’ zet ondernemers op verkeerde been
Highlights uit het nieuwe pensioenstelsel
Doorstuderen na VPS: wat kun je doen?
Hoe kun je verzuim binnen jouw organisatie terugdringen?

Partners

Vakantiewerk in jouw organisatie: voordelen en regels op een rij
Zo kijkt Lois, Junior Salarisprofessional van het jaar, terug op de verkiezing
Hoe werkgevers medewerkers met schulden kunnen helpen
5 verschillen tussen Nederlandse en Belgische medewerkers
‘Respijt voor NOW 1’ zet ondernemers op verkeerde been
Highlights uit het nieuwe pensioenstelsel
Doorstuderen na VPS: wat kun je doen?
Hoe kun je verzuim binnen jouw organisatie terugdringen?

Meest gelezen berichten

  • Twee fulltime banen – boete voor overtreden nevenwerkzaamhedenbeding
  • Loonbelastingtabellen 2022 – witte en groene tabellen
  • Minimumloon stijgt per 1 juli 2022 met 1,81 procent
  • Schadevergoeding na ontslag is belastbaar loon uit dienstbetrekking
  • Salariscriteria voor kennismigranten per 1 januari 2022

NIRPA

Opleidingen

01
sep
HR voor Salarisadministrateurs
Markus Verbeek Praehep
12
sep
Cursus Samenwerken financiële- en salarisadministratie
Salaris Vanmorgen
15
sep
Cursus Van salarisadministrateur naar beloningsadviseur (basis)
Salaris Vanmorgen
19
sep
HBO Associate degree Payroll Services
Markus Verbeek Praehep
19
sep
Werkkostenregeling PE
Markus Verbeek Praehep
19
sep
HBO Bachelor Management Payroll Services
Markus Verbeek Praehep
19
sep
Vakopleiding Payroll Services (VPS®)
Markus Verbeek Praehep
22
sep
Tweedaagse online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping en specialisatie)
Salaris Vanmorgen
22
sep
Online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping)
Salaris Vanmorgen
28
sep
Online cursus Werkkostenregeling
Salaris Vanmorgen
04
okt
Cursus Impact nieuwe Wet Toekomst Pensioenen per 1 januari 2023
Salaris Vanmorgen
04
okt
Cursus Inkomstenbelasting voor de salarisadministrateur
Salaris Vanmorgen
06
okt
Online cursus Wet bedrag ineens, RVU en verlofsparen
Salaris Vanmorgen
11
okt
Online Excel training voor salarisadministrateurs (specialisatie)
Salaris Vanmorgen
13
okt
Online cursus loonheffingen en hybride werken
Salaris Vanmorgen
01
nov
Cursus Werkkostenregeling
Salaris Vanmorgen
07
nov
Cursus Van salarisadministrateur naar beloningsadviseur (verdieping)
Salaris Vanmorgen
08
nov
Cursus Samenwerken tussen de HR-afdeling en salarisadministratie
Salaris Vanmorgen
10
nov
Online Excel training voor de salarisadministrateur (basis)
Salaris Vanmorgen
10
nov
Cursus Werkkostenregeling bij gemeenten (introductie)
Salaris Vanmorgen
06
dec
Online cursus Update Werkkostenregeling bij gemeenten (verdieping)
Salaris Vanmorgen
07
dec
Compensation & Benefits Consultant (CBC®)
Markus Verbeek Praehep

Vacatures

Traineeship HR-payroll consultant | Regio Apeldoorn
a/s WORKS
Intern salarisadministrateur / payroll specialist
HLB Witlox Van den Boomen
Medior salarisadministrateur
Moore MTH
Traineeship Loonadministratie & Advies
Scab
Senior salarisadviseur (Raalte)
De Jong & Laan
(Ervaren) Salarisadministrateur parttime/fulltime
Payroll Totaal
Senior Salarisadministrateur- Gorinchem
acconavm
Salarisadministrateur 24-40 uur per week in Ridderkerk (€2.600-€ 3.800)
Lansigt accountants en belastingadviseurs
Professional salarisadministrateur
Bentecera
Salarisadviseur (Hoogeveen)
de Jong & Laan
Salarisadministrateur / AFAS Payroll Barendrecht e.o.
Visser & Visser
Specialist arbeidsrecht
Fiscount
Medior / Senior salarisadministrateur Software Gemak – Utrecht
a/s Works
Specialist loonheffingen (Hoogeveen/Groningen)
De Jong & Laan
Salaris/HR adviseur
Bentecera
Parttime/Fulltime Salarisadministrateur- Denekamp
De Kok
Senior Salarisadministrateur – Veenendaal
acconavm
Teamleider Salarisadvies
HLB Witlox Van den Boomen
Payroll consultant Zoetermeer
a/s Works
Salarisadministrateur – Intergamma Leusden
Strictly People
Salarisadministrateur bij de Caesar Groep
Caesar Groep
Ervaren salarisadministrateur
HLB Witlox Van den Boomen
Loonadviseur
Scab
Corporate International Payroll Controller – B&S Dordrecht
Strictly People B&S
Ervaren medewerker administratieve dienstverlening Nieuwegein, 32-40 uur
van helder
Professional – Loonadministrateur Onderwijs
Van Oers Accountancy & Advies
Salarisadministrateur (m/v/x) 16 tot 40 uur mogelijk. Remote, hybride of in Den Haag
Duits-Nederlandse Handelskamer
Senior salarisadministrateur, Gorinchem
acconavm
Junior salarisadministrateur
Moore MTH
Salarisadviseur (Harderwijk)
De Jong & Laan
Fiscount zoekt een specialist sociale zekerheid
Fiscount
Payroll Specialist – Netcompany Delft
Strictly People
Payroll Specialist – Philips Domestic Appliances Amsterdam
Strictly People | Philips Domestic Appliances Amsterdam
Traineeship HR Payroll Consultant | Randstad – Randstad
a/s Works
Senior Salarisadministrateur Eindhoven
KSS (onderdeel van Wij zijn Jong)
(Sr.) Loonadministrateur
Scab
Payroll consulent (32-40 uur)
BROADSTREET
Professional – Loonadministrateur
Van Oers Accountancy & Advies
Professional – Loonadministrateur
Van Oers
Junior salarisadministrateur
acconavm
Senior salarisadministrateur Bussum
Moore MTH
Payroll Professional
CROP
Payroll Specialist – Q8 Den Haag
Strictly People - Q8

Vriend van Salaris Vanmorgen

Moore mth
abonneer nieuwsbrief FV

Salaris Vanmorgen (SV) is het platform voor salarisadministrateurs met nieuws en verdieping op het gebied van salarisadministratie.

Salaris Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Corona
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers Vanmorgen
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
logo FV