• Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Summercourses
  • Excel cursussen
  • Partners
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • Specialisten
  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
  • Nieuwsbrief
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
  • Nieuwsbrief
Salaris Vanmorgen

  • Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Summercourses
  • Excel cursussen
  • Partners
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • Specialisten
Home » Salarisadministratie nieuwe stijl: weg met routinematig en repetitief werk

Salarisadministratie nieuwe stijl: weg met routinematig en repetitief werk

Blogs

Handmatig mutaties kopiëren en invoeren, of je klant digitaal laten aanleveren en automatisch invoeren? Al je klanten langs lopen om te controleren of zij hun wijzigingen hebben ingevuld? Of een dashboard waarin je dat direct ziet?

25 juni 2019 door Salaris Vanmorgen

Salaris Vanmorgen

 

 

Nieuwe manieren van werken verhogen het niveau van je dienstverlening en je werkt een stuk efficiënter. Routines doorbreken is lastig. ‘Medewerkers en klanten zijn er aan gewend.’ Het zijn de woorden van status quo aanbidders. Maar verandering levert ook plussen op. Makkelijker voor je klant, en je medewerkers! Serviceniveau en efficiency gaan omhoog.

Vera Lenaerts

In gesprek met Vera Lenaerts, inhoudelijk nauw betrokken bij Exact salarissoftware en Erik Ledeboer, expert accountancy cloud oplossingen bij Exact.

Salarisverwerking mag nooit fout gaan. Fouten hebben een directe impact. Mensen krijgen te veel, te weinig of te laat uitbetaald. Salarisadministratie kan een enorme ‘dissatisfier’ zijn.

Erik Ledeboer

Erik Ledeboer: ‘Het afbreukrisico bij je klant is hoog. Fouten in de loonstrook leiden tot grote ontevredenheid onder de medewerkers en dus een boze klant. Dat moet je niet willen.’

‘Salarisadministratie is een vak voor gedisciplineerde mensen,’ zo voegt Vera Lenaerts hieraan toe. Daarom zetten we de oude en de nieuwe manieren van werken maar eens naast elkaar.

Inrichten oude stijl

Het begint bij een goede inrichting: functie, loonschaal, leeftijd, arbeidsduur, CAO-bepalingen, werkgevergebonden afspraken, arbeidscontract, verlofuren, enz. Zaken die éénmalig zeer precies en handmatig in het salarissysteem moeten worden ingevoerd.

Mutaties oude stijl

Overuren van medewerkers, medewerkers die afscheid nemen, van functie veranderen en loonsverhoging krijgen, of simpelweg wiens bankrekeningnummer verandert. Mutaties worden door de ondernemer – per email, Excel, Word –  aangeleverd en door de salarisadministrateur nauwkeurig verwerkt. In feite betekent dat overtikken en handmatig in het salarissysteem invoeren. Handmatig verwerken van deze gegevens is erg foutgevoelig. Salarissen moeten altijd op een vaste dag/week in de maand worden uitbetaald, dat betekent bijna altijd werken onder tijdsdruk.

Controles oude stijl

Vanwege de foutgevoeligheid van salarisadministratie is nauwkeurigheid geboden. Maakt de ondernemer geen fouten bij het aanleveren van salarismutaties? Zijn er rare, opvallende verschillen met de vorige maand? Heeft iedere klant zijn mutaties aangeleverd? Alles moet zorgvuldig, regel voor regel worden doorgenomen.

Terug naar de klant – oude stijl

Als alles goed gegaan is, dan krijgt de ondernemer per post of e-mail zijn loonstrookjes die hij aan zijn medewerkers kan uitdelen. Vervolgens kan hij de salarissen en de aangifte loonbelasting goedkeuren en uitbetalen.

Van oude manieren naar nieuwe manieren

‘Dit is in feite de oude manier van werken,’ zo stelt Vera. ‘In de nieuwe manier van werken doe je in feite hetzelfde. Maar wel veel slimmer, efficiënter en klantvriendelijker.’

Inrichten nieuwe stijl

De start is hetzelfde. Met de standaard in het Exact salarissysteem opgenomen CAO’s kunnen meer dan 80% van de ondernemingen bediend worden. Het werkt via een automatische koppeling. Medewerkers kunnen eenvoudig in het systeem worden overgenomen c.q. worden ingevoerd. Eén keer werk en het is klaar. De ondernemer kan direct – via een app of op zijn laptop – in het systeem kijken of al zijn medewerkers in het salarissysteem zijn opgenomen.

Mutaties nieuwe stijl

‘Hier zien we de eerste grote verschillen,’ zo stelt Vera. Via een app, of via de koppeling op zijn of haar pc kan de ondernemer op een vaste, eenvoudige manier wijzigingen in zijn personeelsbestand invoeren. Extra overuren, promotie, veranderingen in uren, enz. kunnen allemaal éénduidig worden ingevuld. Dus weg met de email, het Wordbestand of de spreadsheet. Zowel voor de ondernemer als voor de salarisadministrateur betekent dit gemak en tijdwinst. Mutaties kunnen bijna niet meer fout worden aangeleverd. Het salarissysteem biedt hier een waterdicht systeem. Er wordt niets meer overgetikt. Ondernemer en salarisadministrateur werken beiden real time en online in hetzelfde systeem.

Controles nieuwe stijl

Hier zie je de eerste grote winstpunten van de nieuwe manier van werken. Eenduidige en eenmalige invoer en voortgangsbewaking vanuit het systeem.
Dashboards bieden de salarisadministrateur een compleet overzicht op zijn portefeuille. Voortgang, te ondernemen acties worden automatisch gemeld. Welke ondernemer is wel op tijd en welke niet? De salarisadministrateur ziet het ’s ochtends direct op zijn PC.
Grote opvallende afwijkingen worden automatisch gesignaleerd en kunnen dus direct worden opgemerkt. 11 uren overwerk of 111 uren overwerk. Het kan een simpele tikfout zijn. CAO-wijzigingen worden automatisch verwerkt en je krijgt een melding als je er actie op moet ondernemen. Signaleringen zoals aflopen arbeidscontracten, verjaardagen, veranderingen in minimumloon en dergelijke komen automatisch naar voren. Wanneer de salarisadministrateur de mutaties heeft verwerkt, kan hij de loonstroken klaar zetten voor de ondernemer. Die kan er een laatste blik op werpen, of erop vertrouwen dat de salarisadministrateur zijn werk goed heeft gedaan. Vervolgens kunnen de betalingen worden klaargezet. Doordat Salaris en Financieel in Exact Online Accountancy geïntegreerd zijn, is in feite de hele administratieve verwerking rond. Van grootboekrekening in de administratie, berekening loonheffingen en salarisstrookje voor de medewerker.

Terug naar de klant – nieuwe stijl

De individuele medewerker heeft vervolgens via zijn salarisapp direct een overzicht van zijn salarisstrookjes, jaaropgaven en ook zijn vrije dagen en verlofaanvragen. De ondernemer heeft direct inzicht in real-time salaris en personeelsinformatie.

Uitdaging voor de salarisadministrateur

Bij de salarisadministrateur verdwijnt een flink deel van het oude, repetitieve werk. Daarvoor in de plaats komt een grotere span of control en betere dienstverlening. ‘Minder tijd voor routineklusjes en slimmere workflows betekenen dat je als salarisadministrateur niet meer op het laatste moment nog achter kleine details aan moet. Vergeten dat een medewerker binnenkort zijn 22e verjaardag viert en dat daarmee zijn minimumloon omhoog gaat is onmogelijk,’ zo stelt Vera.

‘Door alleen nog te hoeven sturen op uitzonderingen kan het niveau van deze basisdienstverlening omhoog. Adviesrol invullen is dan een volgende stap,’ zo voegt Erik hier aan toe. En dan hebben we het over de individuele competenties van de salarisadministrateur. ‘Heeft hij of zij de kwaliteiten om zich echt meer te verdiepen in de bij de ondernemer levende vragen rond arbeidsrecht, pensioenen, werkkostenregeling en dergelijke? Daar liggen nu wel zijn of haar kansen en mogelijkheden.’

Visual: Stapsgewijs de oude en de nieuwe manieren van werken

Bereken je tijdwinst en het gemak voor de klant.

 

Categorie: Blogs Tags: salarisadministratie

Tags: salarisadministratie

Gerelateerde artikelen

9 juli 2025

‘Goede salarisprofessionals zijn gewild – binnen 24 uur 5 cv’s op mijn bureau’

2 juli 2025

Salarisprofessionals: werk is inhoudelijk zwaarder geworden

2 juli 2025

‘Salarisadministratie is geen standaardroutine, het is topsport!’

26 juni 2025

Pizzeria hield geen goede loonadministratie bij: overtreding WML

Hoofdsponsor

7 pijlers voor een toekomstbestendig beloningsbeleid 

Kennispartner

Geen werkgeluk zonder zekerheid: dit is de rol van salarisadministratie

Partners

Digitalisering en AI: kansen en knelpunten, samenwerking HR en payroll cruciaal
‘Salarisadministratie is geen standaardroutine, het is topsport!’
Meer tijd voor medewerkers door digitalisering dankzij HR workflows
‘Goede salarisprofessionals zijn gewild – binnen 24 uur 5 cv’s op mijn bureau’
Wat is de impact van AI op HR en toekomst van werk?
Zaken voor elkaar
Werkgeverslasten berekenen: verzuimspecialist Sazas beantwoordt 5 vragen

Meest gelezen berichten

  • Wetsvoorstel Verduidelijking beoordeling arbeidsrelaties en rechtsvermoeden is er 1.1k weergaven

  • Auto van de zaak tijdens vakantie en bijtelling: hoe zit het precies? 700 weergaven

  • Eindresultaat Cao Gemeenten en SGO 2025-2027: lonen in 5 stappen omhoog 500 weergaven

  • Wat verdient een salarisadministrateur gemiddeld in 2025? 500 weergaven

  • Aanpak fiscale regelingen – gevolgen afschaffen jubileumuitkering 500 weergaven

NIRPA

Opleidingen

14
jul
HR voor Salarisadministrateurs (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
17
jul
Training Salarisadministratie
Markus Verbeek Praehep
21
jul
Updatesessie Salarisadministratie (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
23
jul
Updatesessie Sociale Zekerheid (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
29
jul
Werkkostenregeling (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
25
aug
Summercourse Impact en invloed van AI op de salarisverwerking
MOCuitgevers
27
aug
Summercourse Internationaal/grensoverschrijdend werken
MOCuitgevers
28
aug
Summercourse Update loonheffingen en arbeidsrecht
MOCuitgevers
02
sep
Online Opleiding Praktijkdiploma Loonadministratie (PDL)
MOCuitgevers
05
sep
Online Vakopleiding Payroll Services (VPS)
MOCuitgevers
09
sep
Cursus Samenwerken financiële- en salarisadministratie
MOCuitgevers
09
sep
Online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping)
MOCuitgevers
09
sep
Tweedaagse online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping en specialisatie)
MOCuitgevers
11
sep
Cursus Van salarisadministrateur naar beloningsadviseur (basis)
MOCuitgevers
16
sep
Online cursus Disfunctionerende werknemer: wat nu?
MOCuitgevers
18
sep
Online cursus Auto, fiets en OV in de salarisadministratie
MOCuitgevers
23
sep
Online cursus Werkkostenregeling
MOCuitgevers
23
sep
Online Excel training voor de salarisadministrateur (basis)
MOCuitgevers
24
sep
Cursus Internationaal/grensoverschrijdend werken
MOCuitgevers
25
sep
Online cursus Zzp’er, de Wet DBA en schijnzelfstandigheid
MOCuitgevers
29
sep
Cursus Hoe voorkom je loonbeslag bij je werknemer?
MOCuitgevers
30
sep
Cursus Inkomstenbelasting voor de salarisadministrateur
MOCuitgevers
30
sep
Online Excel training voor de salarisadministrateur (specialisatie)
MOCuitgevers
02
okt
Cursus WAZO – verlofvormen
MOCuitgevers
02
okt
Online training Power Query voor HR en salarisadministrateurs
MOCuitgevers
03
okt
Online cursus omtrent pensioenactualiteiten
MOCuitgevers
06
okt
Online cursus Groene arbeidsvoorwaarden en de gevolgen voor de loonheffingen
MOCuitgevers
07
okt
Samen Sterk: Efficiënte Samenwerking tussen HR en Salarisadministratie
MOCuitgevers
08
okt
Cursus Van salarisadministrateur naar beloningsadviseur (verdieping)
MOCuitgevers
09
okt
Cursus Wwft en AI
MOCuitgevers
09
okt
Online cursus Update loonheffingen en arbeidsrecht
MOCuitgevers
27
okt
Online cursus Ontslag van A tot Z, voorkom fouten en kosten
MOCuitgevers
28
okt
Cafetariaregelingen/uitruilen arbeidsvoorwaarden
MOCuitgevers
30
okt
Online cursus Personeel en AVG/privacy
MOCuitgevers
03
nov
Cursus Werkkostenregeling
MOCuitgevers
04
nov
Online cursus Bedingen in de arbeidsovereenkomst
MOCuitgevers
04
nov
Online cursus Wet bedrag ineens en de Regeling vervroegde uittreding
MOCuitgevers
06
nov
Online cursus Werknemers duurzaam binden vanuit juridisch en fiscaal perspectief
MOCuitgevers
18
nov
Online cursus Verplichte toepassing cao en pensioen
MOCuitgevers
25
nov
Online training Power Pivot (SUPER Draaitabel)
MOCuitgevers
27
nov
Cursus Impact en invloed van AI op de salarisverwerking
MOCuitgevers
02
dec
Cursus Bedingen in de arbeidsovereenkomst, incl. proeftijd, concurrentie- en relatiebeding
MOCuitgevers
03
dec
Cursus DGA verlonen
MOCuitgevers

Vacatures

Salarisadministrateur
DAS
Salarisadviseur
PIA Group
Traineeship loonadministratie en advies  
Scab
Traineeship Salarisadministratie – Utrecht
VvAA
Zelfstandig Salarisadministrateur
Baat accountants & adviseurs
Consultant HR & Payroll – FITZ
Strictly People
Salarisadviseur – Naaldwijk
Transport People
Salarisadministrateur
Practical accounting
Manager Loonadministratie en Personeelsadvies
Scab
Salarisadministrateur – Utrecht
VvAA
Salarisadministrateur
Visser & Visser
Salarisadministrateur bij a·s WORKS
a•s WORKS
(Senior) Salarisprofessional met expertise van AFAS
Scab
Salarisadministrateur – 28 uur per week – Deventer
JP van den Bent
Teamleider Salaris- en Personeelsadvies Heerhogowaard
aaff
Manager Payroll Accounting
Forvis Mazars
Salarisadviseur
PIA Group
Manager International Payroll
Forvis Mazars
Compensation & Benefits Officer
Vencomatic Group
Salarisprofessional consultant – Aalsmeer
Aaff
Salarisadministrateur – Humens Bussum
Strictly People

Vriend van Salaris Vanmorgen

abonneer nieuwsbrief FV

Salaris Vanmorgen (SV) is het platform voor salarisadministrateurs met nieuws en verdieping op het gebied van salarisadministratie.

Salaris Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Summercourses
  • Excel cursussen
  • Partners
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • Specialisten

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers Vanmorgen
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
logo FV