Welk deel van de kosten mag bedrijf 1 ten laste van de vrije ruimte brengen? Hebben de kosten nog invloed op de vrije ruimte van bedrijf 2?
Hoe zit het met de werkkostenregeling in de volgende situatie? Bedrijf 1 bezit 50% van de aandelen in bedrijf 2.
Bedrijf 1 organiseert een uitje met de werknemers. In totaal gaan er 10 werknemers van de 2 bedrijven mee:
- 7 werknemers van bedrijf 1.
- 3 werknemers van bedrijf 2.
Bedrijf 1 draagt de volledige kosten van het werkuitje.
Twee vragen hierover:
- Klopt het dat 7/10e deel van de kosten ten laste van de vrije ruimte van bedrijf 1 wordt gebracht?
- Heeft dit nog invloed op de vrije ruimte van bedrijf 2? Wat gebeurt er met het overige 3/10e deel van de kosten?
Uitje = loon voor werknemer
Welke werkgever de kosten van het bedrijfsuitje betaalt, is voor de werkkostenregeling in dit geval niet relevant. Het uitje vormt loon voor de werknemer. Dit valt onder de werkkostenregeling van de werkgever waarbij de werknemer in dienst is.
Onderbrengen in vrije ruimte
Bedrijf 1 kan daarom 7/10e deel van de kosten van het uitje aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte. Dit kan bedrijf 2 voor 3/10e deel van de kosten doen. Boven de vrije ruimte per werkgever is per werkgever 80% eindheffing verschuldigd.
Concernregeling n.v.t.
In dit geval is de concernregeling van de werkkostenregeling niet van toepassing. Er is namelijk geen sprake van een 95%-belang of meer van bedrijf 1 in bedrijf 2. De administraties van de werkkostenregeling moet je dan apart bijhouden.
Wanneer een concern?
Je kunt de concernregeling alleen toepassen als alle deelnemende concernonderdelen het hele kalenderjaar een concern vormen. Concernonderdelen die tijdens het kalenderjaar deel worden van het concern of uit het concern verdwijnen, vallen dus buiten de concernregeling. Er is sprake van een concern als:
- de werkgever een belang van ten minste 95% in een andere werkgever heeft;
- een andere werkgever een belang van ten minste 95% in de werkgever heeft;
- een derde een belang heeft van ten minste 95% in de werkgever en daarnaast een belang van ten minste 95% in een andere werkgever.
Stichtingen die financieel, organisatorisch en economisch zodanig met elkaar zijn verweven dat zij een eenheid vormen, komen ook in aanmerking voor de concernregeling. Er is sprake van zo’n stichting als aan de volgende twee voorwaarden is voldaan:
- Een stichting heeft het recht om nieuwe bestuursleden van een andere stichting te benoemen.
- Een stichting heeft recht op het vermogen van een andere stichting als die ophoudt te bestaan.
Let op: een samenhangende groep inhoudingsplichtigen is niet altijd een concern.
Werkgever met hoogste fiscale loon betaalt eindheffing
Bij toepassing van de concernregeling moet je de vrije ruimte berekenen over het totale fiscale loon van het concern. Het is niet toegestaan om de eerste schijf per werkgever toe te passen.
De werkgever met het hoogste totale fiscale loon neemt de eindheffing op in de aangifte loonheffingen en betaalt deze.
Om te bepalen welke werkgever het hoogste totale fiscale loon heeft, vergelijk je het fiscale jaarloon van alle werknemers van de deelnemende werkgevers. Je telt per werkgever ook het loon mee over het voorgaande kalenderjaar dat in het lopende kalenderjaar wordt genoten. Loon over het lopende kalenderjaar dat pas in het volgende kalenderjaar wordt genoten, tel je niet mee.
Administratieve verplichtingen
Bij toepassing van de concernregeling leg je per deelnemer de volgende gegevens vast:
- de naam en het loonheffingennummer;
- het totaal van het fiscale loon;
- een overzicht van alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen waarvoor de deelnemer gebruikmaakt van de vrije ruimte;
- een berekening van de te betalen loonbelasting op concernniveau en de naam van de deelnemer die de belasting aangeeft en betaalt.
Meer over de concernregeling lees je in paragraaf 10.1.2 van het Handboek Loonheffingen 2023.
Bron: Forum Salaris
Kom ook naar de Cursus Werkkostenregeling in BCN CS Utrecht op 18 april of 7 november
