Vergoed je kosten die de werknemers maken omdat zij voor de werkgever buiten de deur zijn? De kennisgroep van de Belastingdienst heeft op 5 februari 2026 een versoepeling bekendgemaakt die ziet op de voorwaarden waaronder een werkgever gebruik kan maken van de regeling die de Rijksoverheid hanteert bij het vergoeden van verblijfkosten.
Vergoeding voor kosten onderweg
Ambtenaren die op dienstreis zijn, hebben onder voorwaarden recht op een vergoeding van kosten voor ontbijt, lunch, diner, overnachting of kleine kosten onderweg. Deze vergoedingen zijn opgenomen in de cao Rijk. De vergoedingen zijn tot bepaalde bedragen gericht vrijgesteld.
Een werkgever die niet gebonden is aan de cao Rijk kan deze vergoedingen onder dezelfde voorwaarden met dezelfde fiscale gevolgen toekennen aan zijn werknemers, “mits deze werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis”.
Waarom vergoedingen uit cao Rijk gebruiken?
Een werkgever die kosten vergoedt aan werknemers die dienstreizen maken, moet kunnen bewijzen dat de vergoedingen niet te hoog zijn. De onbelaste vergoeding mag alleen de echte kosten dekken die de werknemers hebben voor bijvoorbeeld een overnachting, maaltijd onderweg of voor kleine onkosten. Uitzoeken welke kosten de werknemers hebben kan bewerkelijk zijn. Gebruikmaken van de regeling van de overheid hanteert, voorkomt uitzoekwerk.
Gelijke omstandigheden
Van gelijke omstandigheden is sprake bij een achturige werkdag met de mogelijkheid van amusement ’s avonds. Ook moet sprake zijn van een dienstreis. In de cao Rijk wordt een dienstreis gedefinieerd als ‘een door de werkgever noodzakelijk geachte reis en verblijf in verband met het verrichten van werkzaamheden op een andere locatie dan de eigen werklocatie.’
Ook speelt een rol dat ambtenaren vaak met openbaar vervoer reizen. Ze doen vooral kantoorwerk en gaan vaak naar horeca in de buurt van het kantoor of treinstation.
Bouwvakker
Als voorbeeld van een werknemer die niet vergelijkbaar is met een ambtenaar, wordt een bouwvakker gebruikt. Die werkt voor een periode van vier weken aan een project op een locatie binnen een andere gemeente. Een bouwvakker heeft vaak andere kosten dan een ambtenaar, omdat hij zijn werkzaamheden onder andere omstandigheden verricht. Hij zal bijvoorbeeld op de bouwplaats zelf lunchen.
Niet in gelijke omstandigheden
De bouwvakker verkeert ‘vanuit kostenoogpunt daarom dan niet in gelijke omstandigheden als een ambtenaar op dienstreis’. Ook is de vraag of hier überhaupt sprake is van een dienstreis.
Een ander voorbeeld van geen vergelijkbaarheid geldt voor werknemers die aan boord van een boorplatform werken. De werkdagen zijn langer en er is geen vermaak ’s avonds.
Beoordeel je eigen regeling
Veel werkgevers vergoeden kosten aan werknemers die onderweg zijn. Daarbij is belangrijk dat je alleen kosten die de werknemer daadwerkelijk heeft gemaakt, onbelast mag vergoeden.
Een vaste vergoeding geven in plaats van werken met declaraties kan ook, maar dan moet wel aannemelijk zijn dat die vergoeding niet te hoog is. De regeling gebruiken die de Rijksoverheid gebruikt, voorkomt dat. Je hoeft niet de hele regeling één op één over te nemen, minder vergoeden of strengere voorwaarden stellen mag.
Wat belangrijk is, is dat de werknemer in gelijke omstandigheden moet verkeren als een ambtenaar. Of dat het geval is, is niet altijd meteen duidelijk. Het goed beoordelen van de eigen regeling kan veel discussie achteraf met de Belastingdienst voorkomen.
Bron: AWVN.nl
