De Kennisgroep loonheffing algemeen van de Belastingdienst heeft een standpunt ingenomen over de voorwaarden waaronder werkgevers voor verblijfskostenvergoedingen mogen aansluiten bij de cao Rijk.
Werknemers van de Staat der Nederlanden die vallen onder de cao Rijk (ambtenaren) en die op dienstreis zijn, hebben onder voorwaarden recht op verblijfkostenvergoedingen. Deze vergoedingen zijn tot bepaalde bedragen gericht vrijgesteld.
In gelijke omstandigheden vanuit kostenoogpunt
Een werkgever die niet gebonden is aan de cao Rijk kan deze vergoedingen onder dezelfde voorwaarden met dezelfde fiscale gevolgen toekennen aan zijn werknemers, “mits deze werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis”. Zie paragraaf 3.3.1 van het besluit van de Staatssecretaris van Financiën van 21 juni 2022, Stcrt. 2022, 18970, paragraaf 22.1.1 van het Handboek Loonheffingen 2025, uitgave oktober en KG:204:2024:10.
Vragen en antwoorden
- Is een werkgever om in aanmerking te komen voor dezelfde fiscale gevolgen verplicht om dezelfde vergoedingen te betalen aan zijn werknemers zoals voorgeschreven in de cao Rijk?
- Wanneer verkeert een werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden als een ambtenaar op dienstreis?
- Is een werknemer verplicht om tijdens een dienstreis daadwerkelijk kosten te maken om in aanmerking te komen voor dezelfde fiscale gevolgen als die gelden voor de cao Rijk?
- Nee.
- Dit is afhankelijk van de feiten en omstandigheden en staat ter beoordeling van de inspecteur.
- Ja.
Gerichte vrijstelling
De inspecteur van de Rijksoverheid heeft goedgekeurd dat (vaste) verblijfkostenvergoedingen op grond van de cao Rijk geheel of gedeeltelijk gericht vrijgesteld zijn, omdat de Rijksoverheid aannemelijk heeft gemaakt dat aan dit deel van de vergoedingen werkelijke kosten ten grondslag liggen.
1 Is de werkgever verplicht dezelfde vergoedingen te betalen?
Een werkgever die niet aan de cao Rijk is gebonden, mag onder dezelfde voorwaarde dezelfde fiscale gevolgen toepassen (dus dezelfde gerichte vrijstellingen), “mits deze werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis” Dit betekent niet dat de werkgever ook alle vergoedingen moet betalen die de cao Rijk voorschrijft of in dezelfde mate.
Voor toepassing van dezelfde gericht vrijgestelde bedragen is niet vereist dat de werknemer vanuit vergoedingsoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als een ambtenaar op dienstreis. Zo kan een werkgever een gericht vrijgestelde lunchvergoeding geven van € 12,97 (2026) en geen vergoeding voor ‘kleine uitgaven overdag’.
Als de werkgever een hogere vergoeding geeft dan het gericht vrijgestelde bedrag, vormt het meerdere werknemersloon. De werkgever kan het meerdere als eindheffingsbestanddeel aanwijzen als aan de gebruikelijkheidseis is voldaan. Hij is verplicht uiterlijk op het genietingsmoment aan te wijzen en dus uiterlijk op dat moment te kiezen of sprake is van een eindheffingsbestanddeel of werknemersloon.
Voorbeeld 1
Een werknemer heeft recht op een lunchvergoeding van € 15 voor elke periode van 12.00 uur tot 14.00 uur die binnen een dienstreis valt. De dienstreis duurt minimaal vier uur, de bestemming ligt in een andere gemeente en de werknemer heeft verklaard dat hij daadwerkelijk lunchkosten heeft gemaakt (in een gelegenheid die daarvoor is bedoeld).
Een ambtenaar op dienstreis heeft onder die voorwaarden recht op een lunchvergoeding van € 22,19. Hiervan is € 12,97 (2026) gericht vrijgesteld.
De betreffende werkgever kan dit bedrag (€ 12,97) gericht vrijgesteld vergoeden aan de werknemer, als hij aannemelijk maakt dat de werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als een ambtenaar op dienstreis.
Voorbeeld 2
Een werknemer heeft recht op een lunchvergoeding van € 10 voor elke periode van 12.00 uur tot 14.00 uur die binnen een dienstreis valt. De dienstreis duurt minimaal vier uur, de bestemming ligt in een andere gemeente en de werknemer heeft verklaard dat hij daadwerkelijk lunchkosten heeft gemaakt (in een gelegenheid die daarvoor is bedoeld).
De betreffende werkgever kan dit bedrag (€ 10) gericht vrijgesteld vergoeden aan de werknemer als hij aannemelijk maakt dat de werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als een ambtenaar op dienstreis.
2 Wanneer verkeert een werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden als een ambtenaar op dienstreis?
‘Vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren’ houdt in dat de werknemer met dezelfde soort kosten wordt geconfronteerd. Dit is aannemelijk als sprake is van gelijkenis van werkzaamheden onder soortgelijke omstandigheden. De aard van de functie is dus van belang. Ook moet sprake zijn van een dienstreis.
Voorbeeld 3
Een bouwvakker werkt voor een periode van vier weken aan een project op een locatie binnen een andere gemeente. Een bouwvakker wordt in zijn algemeenheid geconfronteerd met andere kosten, omdat hij zijn werkzaamheden onder andere omstandigheden verricht dan een ambtenaar. Hij zal bijvoorbeeld op de bouwplaats zelf lunchen.
De bouwvakker verkeert ‘vanuit kostenoogpunt daarom dan niet in gelijke omstandigheden als een ambtenaar op dienstreis’. Ook zou in dit voorbeeld de vraag kunnen worden gesteld of überhaupt sprake is van een dienstreis. Dit staat ter beoordeling van de inspecteur.
3 Is de werknemer verplicht om daadwerkelijk kosten te maken tijdens de dienstreis?
Een werknemer verkeert vanuit kostenoogpunt niet in gelijke omstandigheden als hij (nagenoeg) geen verblijfkosten maakt.
Het is niet noodzakelijk dat de daadwerkelijk gemaakte kosten gelijk zijn aan de (gericht vrijgestelde) vergoeding.
Voorbeeld 4
Een werknemer heeft recht op een vergoeding van € 8 voor kleine uitgaven overdag bij een dienstreis naar een andere gemeente van minimaal vier uur.
Een ambtenaar op dienstreis heeft onder die voorwaarden recht op een vergoeding van € 7,35. Hiervan is € 6,56 (2026) gericht vrijgesteld.
De werkgever kan dit bedrag (€ 6,56) gericht vrijgesteld vergoeden aan de werknemer als hij aannemelijk maakt dat de werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als een ambtenaar op dienstreis. Hiervan is geen sprake als de werknemer tijdens de dienstreis daadwerkelijk (nagenoeg) geen verblijfkosten maakt.
Aansluiting verblijfkostenvergoedingen cao Rijk
