Gezien de (technische) keuzes van de Belastingdienst in het verleden, is er op korte termijn geen alternatief voor de overgang naar Microsoft 365 (M365), anders dan gebruik blijven maken van de huidige verouderde werkomgeving.
Geen Europees alternatief voor M365
De Belastingdienst heeft aangegeven dat de dienst opnieuw heeft onderzocht of er nu wel Europese alternatieven zijn. Uit verkennende gesprekken blijkt dat er op dit moment nog geen volledig geïntegreerd Europees alternatief is voor M365.
Voldaan aan cloudbeleid
De overstap voor de kantoorautomatisering van de Belastingdienst naar M365 voldoet aan het rijksbrede cloudbeleid (2022) en het daaruit volgende cloudbeleid van het Ministerie van Financiën. Dat geldt zowel voor het besluit uit 2021 als de verkenning naar mogelijke alternatieven (terwijl de werkplek zelf al was uitgerond) in 2025. Zo heeft de Belastingdienst een cloudtoets gedaan.
In 2021 gestart
De Belastingdienst is in 2021 gestart met het traject om de werkplekken te vervangen en moderniseren. Hierdoor zijn de mogelijkheden om over te stappen op een alternatief beperkt. De nieuwe uitgerolde werkplek, in de vorm van laptops, is namelijk ingericht op het gebruik van M365.
Als er wel een geschikt Europees alternatief zou zijn, moet er een geheel nieuwe werkomgeving worden ontworpen en geïmplementeerd. De doorlooptijd hiervan is aanzienlijk en is afhankelijk van de te configureren oplossing. De verwachting is dat dit in ieder geval enkele jaren zal kosten.
Gekozen voor implementatie M365
De Belastingdienst heeft bij de aanvang van het traject in 2021 gekozen voor de implementatie van M365 bij het inrichten van de werkplekken en het vervangen en moderniseren van de werkomgeving.
In 2025 heeft de Belastingdienst gekeken of er nog mogelijkheden bestonden om af te wijken van het pad dat in 2021 is ingeslagen en zijn er mogelijke alternatieve oplossingen bekeken. Dit heeft niet tot een andere uitkomst geleid.
Workarounds
De workarounds zijn ontstaan omdat medewerkers nu doorwerken in een verouderde omgeving vanaf nieuwe werkplekken die zijn ingericht op een M365-omgeving. De workarounds zijn (inefficiënte) manieren om vanaf deze nieuwe werkplekken met de beperkingen van de huidige werkomgeving om te gaan. Deze workarounds zijn vrij technisch van aard.
Een voorbeeld is dat bepaalde applicaties die deurwaarders nodig hebben op de DBO-werkplek alleen te gebruiken zijn vanuit de fysieke kantooromgeving. Met de implementatie van M365 worden dit soort problemen opgelost.
Het wegnemen van deze workarounds zonder de overstap te maken naar M365 betekent dat de Belastingdienst alsnog gaat investeren in de huidige verouderde werkomgeving.
Andere (geo)politieke situatie
De keuze voor M365 is gemaakt in 2021. De (geo)politieke situatie was destijds anders dan nu, het versterken van de autonomie speelde destijds een beperkte rol in de afwegingen. Daarom werd destijds niet de noodzaak gevoeld voor een gedegen verkenning gedaan naar Europese alternatieven en heeft deze dus ook niet plaatsgevonden.
De Belastingdienst heeft toen, net zoals veel andere overheidsorganisaties en private organisaties, de keuze gemaakt voor de standaard van Windows 11 en M365 en heeft deelgenomen aan de contractonderhandelingen met het Strategisch Leveranciersmanagement Microsoft voor de Rijksoverheid (SLM Rijk).
Veilig gevoelige informatie versturen
De Belastingdienst werkt continu aan het creëren van meer bewustzijn bij medewerkers om nog bewuster om te gaan met het versturen van gevoelige informatie. Daarvoor worden werkinstructies opgesteld om te voorkomen dat gevoelige informatie zoals rulings in de cloud kunnen belanden.
Ook na de overstap naar M365 blijft het voor de medewerkers mogelijk om (gevoelige) informatie veilig on-premises op te slaan en onderling (en met een derde) te delen via het Belastingdienstfile-transfer. Dit is een applicatie voor medewerkers van de Belastingdienst waarmee zij (grote) bestanden kunnen delen.
Nu geen verdere stappen
De Belastingdienst is zich bewust van de werking van de extraterritoriale Amerikaanse wetgeving. Dit risico is meegewogen in de risicoanalyse en waar mogelijk beperkt. De overstap naar M365 betekent een vergroting van de afhankelijkheid van de Verenigde Staten.
De Belastingdienst zet wat betreft de grootschalige uitrol van M365 geen verdere stappen tot het aantreden van een nieuw bewindspersoon.
Antwoorden op Kamervragen over ‘Overstap kantoorautomatisering M365 Belastingdienst’
