Vrijwel elke organisatie (90%) ervaart op onderdelen van de salarisadministratie uitdagingen. Slechts 10% van de HR-professionals geeft aan dat er géén uitdagingen spelen op dit gebied. Dit blijkt uit onderzoek van Visma YouServe onder 365 HR-professionals
De grootste uitdaging die wordt genoemd is het bijhouden van kennis over wet- en regelgeving. Maar liefst 25% van de respondenten noemt dit als een belangrijk aandachtspunt. De regelgeving rondom arbeid en beloning wijzigt geregeld en het is van belang dat organisaties deze wijzigingen tijdig en correct doorvoeren. Gebrek aan up-to-date kennis kan leiden tot fouten in de loonverwerking of het niet naleven van wettelijke verplichtingen, met alle risico’s die daarbij horen.
Direct daarna volgen mutaties als veelgenoemde uitdaging (24%). Mutaties, zoals in- en uitdiensttredingen, functiewijzigingen of wijzigingen in contractvormen, komen vaak voor in organisaties en moeten nauwkeurig worden verwerkt in het payrollproces. Zeker in organisaties met een hoger personeelsverloop of veel verschillende regelingen kan dit voor administratieve druk zorgen.
Vastlegging en controles (18%) worden ook vaak genoemd: processen rondom documentatie, toetsing en kwaliteitsborging zijn arbeidsintensief, maar cruciaal voor een correcte en betrouwbare loonadministratie. De salarisverwerking zelf wordt door 12% als uitdagend ervaren.
Grootte organisatie slechts beperkt van invloed
Opvallend is dat de organisatiegrootte slechts beperkt invloed lijkt te hebben op welke uitdagingen worden ervaren. Wel zijn er een paar subtiele trends. Zo wordt het bijhouden van kennis over wet- en regelgeving juist minder vaak genoemd naarmate de organisatie groter is. Een mogelijke verklaring is dat grotere organisaties deze kennis intern beter hebben georganiseerd of vaker gebruikmaken van externe experts of gespecialiseerde software.
Meer mutatiemomenten bij grote organisaties
Bij de grootste organisaties (1000+ medewerkers) wordt ‘mutaties’ het vaakst genoemd als uitdaging. Ook dat is verklaarbaar: grotere organisaties kennen doorgaans meer mutatiemomenten per maand en een grotere diversiteit aan contractvormen. Voor kleinere organisaties geldt dat zij mutaties minder vaak als probleem ervaren – eenvoudigweg omdat er minder mutaties zijn.
En dan de salarisverwerking zelf: 20% van de respondenten bij organisaties met 501–1000 medewerkers ervaart dit als uitdaging, wat slechts 10% is bij de grootste organisaties (1000+). Mogelijk investeren deze enterprise organisaties meer in automatisering of hebben zij beter ingewerkte payrollteams.
Hoe complexer de organisatie, hoe groter de kans op uitdagingen, maar daarmee óók op verbetermogelijkheden. Door processen te optimaliseren, kennis te borgen en slimme software in te zetten, kunnen organisaties hun salarisadministratie naar een hoger niveau tillen.
Download het volledige rapport ‘Payroll Benchmark 2025’ van Visma YouServe
