De Staatssecretaris van Fiscaliteit en Belastingdienst heeft in een brief van 15 mei 2024 aangekondigd dat de Belastingdienst een aantal voorbeelden zal publiceren om de regels ten aanzien van het gebruik van deelauto’s door werknemers te verduidelijken. De Kennisgroep loonheffing algemeen heeft hiertoe een notitie opgesteld. De notitie bestaat uit een algemene beschouwing en zeven praktijkvoorbeelden.
Wat is een deelauto?
De deelauto is fiscaal niet gedefinieerd. In het kader van deze notitie wordt onder een deelauto verstaan: een auto die door meerdere personen wordt of kan worden gebruikt. Dat kan een werkgever zijn die één auto aan meerdere werknemers ter beschikking stelt of een externe aanbieder die auto’s ter beschikking stelt aan een werknemer, al dan niet via diens werkgever.
Bijtelling
Als een werkgever aan zijn werknemer een auto ter beschikking stelt, is sprake van loon in natura. In dat geval geldt: de regeling privégebruik auto. Deze regeling is opgenomen in artikel 13bis Wet LB 1964. Op grond van deze regeling moet de werkgever een forfaitaire bijtelling in aanmerking nemen bij de werknemer als de auto ook voor privédoeleinden ter beschikking is gesteld door of namens de werkgever.
Ter beschikking gestelde auto
Artikel 13bis Wet LB 1964 is alleen van toepassing als sprake is van een ter beschikking gestelde auto. De vraag of een werkgever aan zijn werknemer een deelauto ter beschikking stelt, is niet altijd eenvoudig te beantwoorden. Wanneer is dit het geval?
Volgens de Hoge Raad houden de woorden ‘ter beschikking gesteld’ in dat de belastingplichtige de macht heeft om over de auto naar goedvinden te beschikken.
Blijft de feitelijke beschikkingsmacht over de auto bij de werkgever, dan is geen sprake van een aan de werknemer ter beschikking gestelde auto.
Als sprake is van een ter beschikking gestelde auto, moet de werkgever de regeling privégebruik auto toepassen per kalenderjaar. Dit is anders als de werknemer slechts gedurende een beperkte periode kan beschikken over een auto (bijvoorbeeld een dag of een maand). Dan moet de werkgever de regeling naar evenredigheid toetsen. Dit is meestal het geval als een abonnement wordt afgesloten met een deelautobedrijf.
Als de werknemer niet altijd over een auto van een deelautobedrijf kan beschikken is de regeling privéauto alleen van toepassing op de dagen dat de werknemer de auto reserveert. Dit is anders als een werknemer op bijna ieder moment kan beschikken over een auto van een deelautobedrijf. Dit is bijvoorbeeld het geval als:
- de auto’s bijna niet worden gebruikt door anderen;
- verlenging van de gereserveerde tijd bijna altijd mogelijk is; en
- de auto niet steeds moet worden teruggezet op de plaats waar de auto is opgehaald.
In dat geval is de regeling privégebruik auto van toepassing op het gehele kalenderjaar.
Een ter beschikking gestelde (deel)auto wordt in ieder geval geacht ook voor privédoeleinden ter beschikking te zijn gesteld, tenzij blijkt dat de auto op kalenderjaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt (kilometers voor woon-werkverkeer zijn zakelijke kilometers).
Bijtelling bij wisselende auto’s of gebruikers
Als een werkgever dezelfde auto aan meerdere werknemers ter beschikking stelt en de werknemer dus waarschijnlijk niet doorlopend kan beschikken over een auto moet de forfaitaire bijtelling op grond van de wetssystematiek in redelijkheid worden verdeeld.
Als de werknemer niet steeds dezelfde auto gebruikt, omdat hij uit verschillende auto’s kan kiezen, kan de grondslag (de cataloguswaarde) van de auto wisselend zijn. Hiermee moet de werkgever rekening houden bij het berekenen van de hoogte van de forfaitaire bijtelling.
Als bijvoorbeeld de werkgever de deelauto met een cataloguswaarde van € 45.000 op 1 juli vervangt door een auto met een cataloguswaarde van € 60.000 wijzigt de grondslag voor de bijtelling per 1 juli.
Overige bepalingen
Als geen sprake is van een ter beschikking gestelde auto en dus de regeling privégebruik auto niet van toepassing is, kunnen andere fiscale regelingen van toepassing zijn. Welke regeling van toepassing is, hangt af van de wijze waarop de werkgever de kosten van de (deel)auto voor zijn rekening neemt. Als de werknemer een vergoeding ontvangt, is sprake van loon in geld. Als de werkgever zorgt voor vervoer is sprake van loon in natura.
Gerichte vrijstelling
Een vergoeding van een deelauto (loon in geld) valt niet onder een gerichte vrijstelling. Een vergoeding voor privéreizen is volledig belast.
Als de werkgever de werknemer voorziet van een deelauto (een auto die niet ter beschikking wordt gesteld en dus niet valt onder de regeling privégebruik auto) is sprake van ‘vervoer vanwege de inhoudingsplichtige’. In dat geval is het vervoer onbelast als sprake is van een zakelijke reis. Eventuele privékilometers die een werknemer maakt met de auto zijn belast op basis van de werkelijke kosten.
Als de werknemer moet reizen om bij de auto te komen die hij gaat gebruiken voor een zakelijke reis, is de reis er naartoe ook zakelijk. De fiscale gevolgen van deze reis zijn afhankelijk van de vervoersvorm die gekozen wordt en of de werkgever dit vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt.
Aanwijzen als eindheffingsbestanddeel
Een werkgever kan een onbelaste vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling geven aan een werknemer als hij deze aanwijst als eindheffingsbestanddeel. Dit geldt niet voor een ter beschikking gestelde auto in de zin van artikel 13bis Wet LB 1964.
De werkgever kan bijvoorbeeld een vergoeding voor privégebruik, een stimulansbonus voor het gebruik van een deelauto of een aanvullende kilometervergoeding boven de onbelaste kilometervergoeding van € 0,23 per kilometer aan de werknemer aanwijzen. Voorwaarde voor aanwijzing is dat wordt voldaan aan de gebruikelijkheidseis.
Een aangewezen eindheffingsbestanddeel komt ten laste van de vrije ruimte van de werkgever.
Praktijkvoorbeelden
In de notitie staan een aantal voorbeelden om de regels ten aanzien van het gebruik van deelauto’s door werknemers te verduidelijken. Wat zijn de fiscale gevolgen voor de loonheffingen in de volgende zeven voorbeelden?
- Werkgever reserveert auto voor een zakelijke reis
- Werkgever heeft abonnement bij deelautobedrijf voor werknemers
- Werknemer heeft abonnement bij deelauto bedrijf / gebruik enkele rit
- Werknemer heeft abonnement met deelauto bedrijf / gebruik indien nodig
- Werkgever biedt deelauto aan via mobiliteitsbudget
- Werkgever huurt een auto voor drie werknemers
- Werkgever heeft één bedrijfsauto voor drie werknemers
Voorbeeld 2. Abonnement bij deelautobedrijf voor werknemers
Een werkgever heeft een afspraak met een deelautobedrijf voor al zijn werknemers. Op basis hiervan kunnen de werknemers bij beschikbaarheid zelf een auto (in de buurt) reserveren. De werknemers mogen te allen tijde een auto reserveren voor zakelijke doeleinden. Vooraf is geen goedkeuring van de werkgever voor het gebruik van de auto nodig, maar privégebruik is niet toegestaan op straffe van een boete. De werkgever houdt achteraf daadwerkelijk toezicht op het privégebruik middels de facturen en bewaart de vastleggingen van dit toezicht in zijn administratie.
Wat zijn de fiscale gevolgen voor de loonheffingen?
- Er is sprake van een ter beschikking gestelde auto om de volgende redenen.
De werknemer heeft feitelijk de beschikkingsmacht over de auto tijdens het gebruik. Hij heeft de mogelijkheid om de auto te besturen en kan naar eigen inzicht bepalen voor welke doeleinden hij de auto gebruikt.
De werkgever geeft geen gerichte zakelijke opdracht voor het gebruik van de auto.
De werknemer mag de auto niet privé gebruiken, maar kan dit wel. Omdat de controle achteraf plaats vindt, kan de werkgever privégebruik niet verhinderen. - De werkgever kan door het reëel verbod op privégebruik bewijzen dat de auto op kalenderjaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt (tegenbewijsregel).
- De forfaitaire bijtelling van nihil is van toepassing en de eventuele privékilometers (dus maximaal 500 kilometer op kalenderjaarbasis) zijn daarom onbelast.
Notitie over de fiscale gevolgen van het gebruik van deelauto’s
