Om de geldende fiscale regels voor deelauto’s te verduidelijken, publiceert de Belastingdienst voor de zomer enkele voorbeeldscenario’s over hoe de verschillende vormen van deelautogebruik vanuit het perspectief van de loonheffingen uitwerken. Dit laat staatsecretaris Van Rij van Fiscaliteit weten in een Kamerbrief.
Met de Kamerbrief geeft het kabinet invulling aan de aangenomen motie waarin de regering wordt verzocht te onderzoeken hoe de deelauto nader gestimuleerd zou kunnen worden binnen bestaande groene fiscale regelingen voor werkgevers, zoals de MIA, de VAMIL, de EIA en de reiskostenvergoeding.
Auto die gedeeld wordt gebruikt
Voor de deelauto bestaat op dit moment nog geen eenduidige (fiscale) definitie. In deze brief wordt uitgegaan van een auto die gedeeld wordt gebruikt. Dat kan zijn vanuit een werkgever die één auto aan meerdere werknemers ter beschikking stelt of een externe aanbieder die auto’s ter beschikking stelt aan een werknemer, al dan niet via diens werkgever. Sommige externe aanbieders bieden ook abonnementen aan.
Aansluiting bij bestaande fiscale regels
Er bestaan geen bijzondere fiscale regels voor deelauto’s, in de fiscaliteit wordt aangesloten bij bestaande fiscale regels die gelden voor zakelijke reizen. Bestaande fiscale regelingen in de loonheffingen hebben niet tot doel om gebruik van deelauto’s te stimuleren maar als doel om zakelijk gebruik niet tot belastingheffing te laten leiden en privégebruik in beginsel wel.
Verder blijkt dat werkgevers niet goed op de hoogte zijn van de bestaande regelingen rondom deelauto’s, en dat zij die dat wel zijn deze regelingen juridisch en administratief complex vinden.
Voorbeeldscenario’s op belastingdienst.nl
Ter verduidelijking van de de geldende regels, komen vóór de zomer een aantal voorbeeldscenario’s op de website van de Belastingdienst over hoe de verschillende vormen van deelautogebruik fiscaal uitwerken. Dit met als doel werkgevers duidelijkheid te bieden over de fiscale gevolgen en mogelijkheden als zij hun werknemers deelauto’s aanbieden als mobiliteitsoptie. Dat past bij de groeiende behoefte van werkgevers om hun eigen mobiliteitsbeleid te flexibiliseren.
Relevante fiscale regelingen
Als de werkgever aan een werknemer een compensatie in welke vorm dan ook voor het gebruik van een auto (en dus ook bij een deelauto, leaseauto, poolauto, privéauto, etc.) geeft, moet beoordeeld worden of dit belast is en zo ja hoe en voor hoeveel. De relevante fiscale regelingen zijn hier:
- de bijtelling voor het privégebruik van een auto van de zaak;
- een (reis)kostenvergoeding; en
- eventueel gebruik van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).
Voor een uitgebreide toelichting op de verschillende regelingen wordt verwezen naar het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst.
1 Terbeschikkingstelling = bijtelling
Allereerst moet worden bepaald of een auto ter beschikking wordt gesteld door de werkgever. Als dat het geval is, gelden de regels voor de bijtelling.
Als aan een werknemer een (deel)auto ter beschikking wordt gesteld én de auto wordt op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden gebruikt, dan wordt het privégebruik van de auto via de bijtelling (een vast forfait) belast.
Inzicht in zakelijk en privégebruik
Als de werkgever en/of de werknemer bijtelling willen voorkomen is inzicht nodig in het zakelijke en privégebruik van de deelauto. Net als bij de reguliere auto van de zaak kan dit bijvoorbeeld via een sluitende kilometeradministratie, of een reëel verbod op privégebruik.
Bij een deelauto kan het voorkomen dat de bijtelling en 500 kilometergrens evenredig herrekend wordt, omdat de periode van ter beschikking stellen korter is dan een jaar.
Bijtelling in redelijkheid verdelen
Daarnaast kan het voorkomen dat dezelfde deelauto aan meerdere werknemers ter beschikking gesteld wordt. Dit is vaak een auto waarvoor de werkgever alle kosten draagt, vaak in samenwerking met een leasemaatschappij. De bijtelling moet in dat geval in redelijkheid worden verdeeld over de betreffende werknemers die de auto voor privédoeleinden gebruiken. Hiervoor heeft de werkgever wel inzicht nodig in de gebruikers en in het privégebruik van de deelauto, zodat de bijtelling verdeeld kan worden. Vanuit administratief oogpunt is dit bewerkelijk.
Geen terbeschikkingstelling, geen bijtelling
Als geen sprake is van een ter beschikking gestelde auto, gelden de regels van de bijtelling niet. In dat geval kan een werkgever een gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding geven of kan – in uitzonderingssituaties – sprake zijn van loon in natura als de werkgever de kosten voor zijn rekening neemt.
Initiatief gebruik deelauto ligt bij werkgever
Of sprake is van terbeschikkingstelling en voor welke periode is afhankelijk van de feiten en omstandigheden. Deze vraag speelt in de situatie dat het initiatief voor het gebruik van een deelauto bij de werkgever ligt. Hier zou bijvoorbeeld sprake van kunnen zijn als:
- de werkgever bepaalde voertuigen aanwijst die een werknemer als deelauto mag of kan gebruiken;
- de werkgever met reserveringssystemen voor activatie en/of gebruik werkt, bijvoorbeeld door deelautogebruik te organiseren via een mobiliteitskaart of gezamenlijk account.
Als de werknemer (zelfstandig) het initiatief neemt om een deelauto te huren, is minder snel sprake van een terbeschikkingstelling. Als geen sprake is van een terbeschikkingstelling, speelt de bijtelling niet.
Terbeschikkinggestelde auto?
Omdat het in de praktijk voor werkgevers niet altijd duidelijk is of sprake is van een terbeschikkinggestelde auto en als de bijtelling moet worden toegepast, hoe die moet worden berekend, wordt dit straks op de website van de Belastingdienst in een aantal casussen uitgewerkt. Een werkgever kan bij twijfel de eigen situatie aan de Belastingdienst voorleggen.
2 Reiskostenvergoeding
Als geen sprake is van een terbeschikkinggestelde auto en de werkgever geeft wel een vergoeding voor het gebruik van de deelauto, is deze vergoeding gericht vrijgesteld tot maximaal € 0,23 per zakelijke kilometer, inclusief woon-werkverkeer. Deze vergoeding bij gebruik van een deelauto is gelijk aan de vergoeding bij zakelijk gebruik van een privéauto. Dit bedrag is inclusief parkeer-, veer- en tolgelden.
Werkgevers kunnen het gebruik van een deelauto extra stimuleren door bijvoorbeeld een hogere kilometervergoeding of vergoeding van de totale kosten toe te kennen als werknemers gebruikmaken van een deelauto. Denk bij een hogere kilometervergoeding aan een vergoeding van € 0,40 per kilometer in plaats van € 0,23.
3 Ten laste van vrije ruimte
De aanvullende vergoeding van in dit geval € 0,17, het bedrag boven de gericht vrijgestelde vergoeding, kan belast worden uitgekeerd, dan wel onbelast (voor de werknemer). In dat laatste geval wijst de werkgever de vergoeding aan als eindheffingsloon en komt deze ten laste van de vrije ruimte van de WKR.
Als de vrije ruimte wordt overschreden is de werkgever over de overschrijding eindheffing verschuldigd. Voordat de werkgever de vrije ruimte hoeft aan te spreken kan – indien daar binnen de gerichte vrijstelling ruimte voor is – gebruik worden gemaakt van de salderingsregeling.
