Met de loonstrook (of salarisstrook of loonspecificatie) informeer je de werknemer over de opbouw van zijn brutoloon en welke bedragen daarop zijn ingehouden om te komen tot het nettoloon. Wanneer en hoe geven?
Je moet de werknemer een loonstrook geven bij:
- de eerste loonbetaling;
- elke loonbetaling die afwijkt van de vorige loonbetaling.
Je moet een loonstrook geven, ook als de werknemer er zelf niet om vraagt.
Geen verplicht model
Je mag de loonstrook ook digitaal geven. Dit mag alleen als de werknemer daarmee heeft ingestemd en hij de loonstrook zo kan opslaan dat hij die later kan inzien, bijvoorbeeld als hij niet meer bij de werkgever in dienst is. Voor de loonstrook is er geen verplicht model: je gebruikt eigen formulieren.
Als je gebruikmaakt van een salarissoftwarepakket, is een loonstrook in de meeste gevallen onderdeel van het softwarepakket. Vraag dit na bij de softwareleverancier.
Gegevens op de loonstrook
Je moet op de loonstrook verplicht de volgende gegevens vermelden:
- het brutoloon in geld;
- de gespecificeerde samenstelling van het bruto- of het nettoloon, bijvoorbeeld basisloon, garantieloon, prestatiebeloning, provisie, overwerkgeld, toeslagen, premies, gratificaties en transitievergoedingen;
- de gespecificeerde bedragen die je op het loon hebt ingehouden of ermee hebt verrekend, zoals de inhouding van de pensioenpremie, de premie Private Aanvulling WW en WGA (PAWW) of bijdragen voor bedrijfschappen, de werknemersbijdrage voor het privégebruik auto, de loonbelasting/premie volksverzekeringen, de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw en loonbeslag;
- het aantal uren dat de werknemer werkt op basis van de arbeidsovereenkomst;
- of sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd die schriftelijk is aangegaan, en of er sprake is van een oproepovereenkomst;
- de periode waarover je het loon hebt berekend (het loontijdvak);
- het wettelijk minimumuurloon of minimumjeugduurloon dat voor de werknemer geldt;
- de naam en de naam van de werknemer of uitkeringsgerechtigde;
- als je de loonstrook ook als jaaropgaaf gebruikt: de verplichte gegevens van de jaaropgaaf Belang van de loonstrook voor het digitaal verzekeringsbericht.
Wat staat er in de wet?
Het Burgerlijk Wetboek geeft aan wat er op de loonstrook moet staan. Zie hiervoor artikel 7:626 BW:
- De werkgever is verplicht bij elke voldoening van het in geld vastgestelde loon de werknemer een schriftelijke of elektronische opgave te verstrekken van het loonbedrag, van de gespecificeerde bedragen waaruit dit is samengesteld, van de gespecificeerde bedragen die op het loonbedrag zijn ingehouden, alsmede van het bedrag van het uurloon waarop een persoon van de leeftijd van de werknemer ingevolge het bepaalde bij of krachtens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag recht heeft, tenzij zich ten opzichte van de vorige voldoening in geen van deze bedragen een wijziging heeft voorgedaan.
- De opgave vermeldt voorts de naam van de werkgever en van de werknemer, de termijn waarover het loon is berekend, de overeengekomen arbeidsduur, of er sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd die schriftelijk is aangegaan, en of sprake is van een oproepovereenkomst als bedoeld in artikel 628a, lid 9 en 10.
- De werkgever verstrekt de elektronische opgave op zodanige wijze dat deze door de werknemer kan worden opgeslagen en voor hem toegankelijk is ten behoeve van latere kennisneming.
- Voor het verstrekken van een elektronische opgave is uitdrukkelijke instemming van de werknemer vereist.
- Van dit artikel kan niet ten nadele van de werknemer worden afgeweken.
Digitaal verzekeringsbericht
De werknemer kan op uwv.nl zijn digitaal verzekeringsbericht inzien. In dit bericht staan gegevens die van belang zijn voor de hoogte en duur van een uitkering, bijvoorbeeld het loon voor de werknemersverzekeringen (SV-loon) en het aantal verloonde uren.
Als je deze gegevens op de loonstrook vermeldt, kan de werknemer het digitaal verzekeringsbericht controleren aan de hand van zijn loonstrook. De werknemersgegevens van de aangifte loonheffingen gaan naar de polisadministratie van UWV.
De gegevens van het digitaal verzekeringsbericht komen uit de polisadministratie. Zorg er dus voor dat je aangifte doet of hebt gedaan op het moment dat je de loonstrook geeft. Anders is het digitaal verzekeringsbericht niet actueel op het moment dat de werknemer het bericht aan de hand van de laatste loonstrook controleert.
Bron: Handboek Loonheffingen 2024
‘Geen verplichte melding minimumvakantiebijslag’
Reintjan Weeber, Kennismanager wet- en regelgeving bij BCS schrijft op LinkedIn het volgende:
“Naar aanleiding van de invoering van het wettelijk minimum uurloon per afgelopen januari heb ik vragen gesteld aan het ministerie hoe de verplichte vermelding van de wettelijke minimumvakantiebijslag op de loonstrook eruit moet zien. Wat blijkt nu uit de beantwoording van die vraag? De verplichte vermelding bestaat helemaal niet!
Hoe kom ik er dan bij om deze vraag te stellen? Nou… sinds 2016 staat in het Handboek loonheffingen (hoofstuk 12) dat het verplicht is om “de wettelijke minimumvakantiebijslag waar de werknemer recht op heeft” te vermelden op de loonstrook.
Het ministerie heeft een wijzigingsvoorstel voor het Handboek Loonheffingen ingediend bij de verantwoordelijke voor het Handboek. De tekst op de website van de Rijksoverheid waar dezelfde verplichting stond is inmiddels aangepast.”
Wat staat er op de loonstrook?
Op de loonstrook staan volgens Rijksoverheid.nl de volgende gegevens:
- het brutoloon;
- de bedragen waaruit het brutoloon is opgebouwd, bijvoorbeeld het basisloon, minimumvakantiebijslag en eventuele prestatietoeslagen;
- het wettelijk minimumloon die voor de werknemer geldt;
- de naam en de naam van de werkgever;
- de periode waarvoor de werknemer betaald krijgt, bijvoorbeeld de maand juli;
- het aantal uren dat de werknemer werkt;
- of er een schriftelijke arbeidsovereenkomst is (of schriftelijk addendum bij de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst);
- of er een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd is;
- of er wel of geen sprake is van een oproepovereenkomst.
Wat staat er op mijn loonstrook? (Rijksoverheid.nl)
