De Kennisgroep loonheffing algemeen van de Belastingdienst heeft een standpunt ingenomen over de waardering van verstrekte koffiebekers.
In verband met duurzaamheid en de wetgeving rondom het terugdringen van plastic afval mag een werkgever met ingang van 1 januari 2024 geen wegwerpbekers meer faciliteren bij koffieautomaten op kantoor. Een werkgever verwacht van zijn werknemers dat zij met ingang van 1 januari 2024 zelf voor een glas of beker zorgen als zij koffie en thee wensen te gebruiken op kantoor. Om dit beleid te introduceren, verstrekt de werkgever aan alle werknemers een zogenoemde ‘koffiebeker to go’ (een beker met deksel) ter waarde van € 10.
De werknemers kunnen en mogen deze bekers ook mee naar huis nemen. Dat is ook de bedoeling, want schoonmaken, moeten de werknemers bij voorkeur thuis doen. Bij het uit dienst gaan, hoeft de werknemer de beker niet terug te geven aan de werkgever.
Het gaat om een éénmalige grote investering van de werkgever in 2023. Na deze introductie ontvangen alleen nieuwe werknemers een beker waardoor dan slechts een jaarlijks beperkte investering resteert.
Vraag en antwoord
Kan de werkgever voor de verstrekking van de koffiebekers gebruikmaken van de nihilwaardering van artikel 3.7, eerste lid, onderdeel a, van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 (URLB 2011)?
Ja.
Voorwaarden nihilwaardering
Op grond van artikel 13, derde lid, onderdeel a, van de Wet op de loonbelasting 1964 (Wet LB 1964) in samenhang met artikel 3.7 URLB 2011 worden bepaalde voorzieningen onder voorwaarden op nihil gewaardeerd. Artikel 3.7, eerste lid, onderdeel a, URLB 2011 zou in casu van toepassing kunnen zijn:
Een werkplekgerelateerde voorziening in de zin van onderdeel a wordt daarom op nihil gewaardeerd onder de volgende voorwaarden, in samenhang bezien:
- het betreft een voorziening waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te ge- of verbruiken;
- het aanbieden van de voorziening moet redelijk zijn; en
- de voorziening moet geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden ge- of verbruikt.
Wanneer is sprake van voorziening?
Het begrip ‘voorzieningen’ is wettelijk niet gedefinieerd.
De regelgever lijkt in eerste instantie te denken aan voorzieningen die de werkgever ter beschikking stelt in het kader van de bedrijfsvoering. Later hint de wetgever er ook op dat de nihilwaardering slechts kan gelden voor ter beschikking gestelde voorzieningen. Toch zijn er ook sterke aanwijzingen dat het kan gaan om voorzieningen die een werkgever (in redelijkheid) verstrekt.
De kennisgroep komt alles afwegende tot de conclusie dat artikel 3.7, eerste lid, onderdeel a, URLB 2011 ook van toepassing kan zijn op verstrekkingen als uiteraard ook aan de overige voorwaarden van dat artikel wordt voldaan.
1 Voorziening in belang van arbeids- en bedrijfsproces
De kennisgroep gaat ervan uit dat de nihilwaardering ook van toepassing kan zijn op (een onderdeel van) een voorziening met een niet evident zakelijk belang. Het gaat volgens de wetgever om voorzieningen, die verbonden zijn met de bedrijfsvoering van de werkgever, en die naar algemene maatschappelijke opvattingen niet als loon worden ervaren, ook al kan sprake zijn van enig privévoordeel.
Koffie en thee zijn onmiskenbaar in het belang van het arbeidsproces. Vervanging van de wegwerpbekers door de koffiebekers vindt plaats onder druk van nieuwe wetgeving; vervanging van de wegwerpbekers door (het afwassen van) servies op de werkplek kan een enorme belasting opleveren voor het bedrijfsproces. Er is daarom sprake van een voorziening in het belang van het arbeids- en bedrijfsproces. En er is verder sprake van een beperkt privévoordeel voor de werknemer.
Het is volgens de kennisgroep niet gebruikelijk om een voorziening met een beperkt privévoordeel dat in het belang is van het arbeids- en bedrijfsproces elders te gebruiken als het de bedoeling is dat de werknemer de betreffende voorziening gebruikt op de werkplek. Dat iemand anders een vergelijkbare voorziening ook na werktijd en buiten de werkplek gebruikt, is dan niet relevant.
2 Koffiebekers aanbieden redelijk?
Werknemers verwachten dat de werkgever voor gratis koffie en thee zorgt. De nihilwaardering van artikel 3.7, eerste lid, URLB 2011 is van toepassing op het gebruik van een koffieautomaat op de werkplek (onderdeel a) en op het verbruik van consumpties op de werkplek (onderdeel c).
Vanaf 1 januari 2024 mag een werkgever geen wegwerpbekers meer faciliteren bij koffieautomaten op kantoor. Zonder beker is het in beginsel niet mogelijk om een koffieautomaat te gebruiken en koffie en thee op de werkplek te consumeren. De koffiebeker maakt in zekere zin onderdeel uit van de door de werkgever verstrekte koffievoorziening op de werkplek. De bekers zijn hiermee onlosmakelijk verbonden.
Aangezien de keuze van de werknemers niet leidend is geweest bij het aanbieden van de koffiebekers en de redelijkheidstoets niet kan dienen om te treden in het beleid van de werkgever, voldoet de verstrekking van een koffiebeker ter waarde van € 10 aan de voorwaarde van redelijkheid.
3 Koffiebekers geheel of deels op de werkplek gebruikt?
De werkgever moet aannemelijk maken dat aan deze voorwaarde wordt voldaan. De beoordeling hiervan is afhankelijk van de feiten en omstandigheden en staat ter beoordeling van de inspecteur.
KG:204:2024:7 Waardering koffiebekers
