De werkgever is verplicht om medewerkers te beschermen tegen ongewenste omgangsvormen als pesten, discriminatie, (seksuele) intimidatie, geweld of een te hoge werkdruk. Dat staat in de Arbowet. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan een belangrijk onderdeel zijn van deze bescherming.
Ongewenste omgangsvormen kunnen namelijk ernstige stress veroorzaken en leiden tot lichamelijke, psychische of sociale klachten. Deze vormen van werkstress vallen onder Psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Om ongewenst gedrag te voorkomen kan de werkgever een vertrouwenspersoon aanstellen. Dat wordt dit jaar verplicht voor werkgevers met meer dan tien medewerkers. Verzuimspecialist Sazas vertelt er meer over in dit artikel.
Vertrouwenspersoon verplicht in 2024
De werkgever is volgens de Arbowet verplicht om een PSA-beleid op te stellen om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of te beperken. Een vertrouwenspersoon kan daarbij helpen. De werkgever was eerder niet verplicht om een vertrouwenspersoon te hebben binnen het bedrijf. Onderzoek van TNO en CBS (2023) laat zien dat maar 34% van de werkgevers in 2022 een vertrouwenspersoon had. In 2024 wordt de Arbowet aangepast. Dan moet iedere werkgever met meer dan tien medewerkers een vertrouwenspersoon hebben.
Download het gratis whitepaper ‘Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA): stappenplan voor een beleid’ en bekijk hoe de werkgever zelf een PSA-beleid kan opstellen.
Wat doet een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon is er voor medewerkers die meldingen of klachten hebben over ongewenst gedrag. Taken van de vertrouwenspersoon zijn:
- luisteren;
- begeleiden;
- voorlichten;
- signaleren en adviseren;
- rapporteren.
Ondernemingsraad beslist mee over vertrouwenspersoon
De werkgever kan niet alleen beslissen wie de vertrouwenspersoon wordt. Vanaf dit jaar moet de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiger meebeslissen. Samen kunnen ze kiezen voor een vertrouwenspersoon die al bij het bedrijf werkt of voor iemand van buiten het bedrijf.
Het voordeel van een vertrouwenspersoon die al bij het bedrijf werkt, is dat hij of zij de organisatie, de medewerkers en de cultuur kent. Een vertrouwenspersoon die niet werkt in het bedrijf heeft als voordeel dat medewerkers makkelijker problemen kunnen bespreken.
Raad de werkgever af om zelf vertrouwenspersoon te worden. Ook een HR-medewerker kan beter geen vertrouwenspersoon worden. Deze werkzaamheden kunnen botsen met de taken van een vertrouwenspersoon. Het kan voor de werkgever verstandig zijn om meerdere vertrouwenspersonen te hebben. Bijvoorbeeld evenveel mannen als vrouwen. Ook kan er dan rekening gehouden worden met de leeftijd en de afkomst. Zo kan het voor iedere medewerker makkelijker worden om over problemen te praten.
Eigenschappen van een vertrouwenspersoon
Een vertrouwenspersoon kan met veel ingewikkelde situaties te maken krijgen. Een vertrouwenspersoon moet dan ook:
- makkelijk aan te spreken zijn;
- goed kunnen luisteren;
- lastige gesprekken kunnen voeren;
- onderzoek kunnen doen;
- zich goed kunnen inleven;
- eerlijk zijn.
Is er een vertrouwenspersoon gekozen? Dan moet hij of zij de mogelijkheid krijgen om zich verder te ontwikkelen, bijvoorbeeld door een opleiding of cursus te volgen.
Zorg dat de werkgever medewerkers informeert
Iedereen binnen het bedrijf moet weten wie de vertrouwenspersoon is en hoe medewerkers contact op kunnen nemen. Ook moet duidelijk zijn dat de vertrouwenspersoon een geheimhoudingsplicht heeft en vertrouwelijk met de informatie van medewerkers omgaat. Adviseer de werkgever om de vertrouwenspersoon voldoende tijd te geven om de taak goed uit te kunnen voeren. Het is verstandig om een kantoor in te richten waar de vertrouwenspersoon vrij kan spreken met medewerkers.
Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Ondanks dat deze informatie met de grootste zorg is samengesteld, kan het gebeuren dat bepaalde informatie niet meer actueel is.
Bron: Sazas
