Sinds 1 januari 2022 kunnen werkgevers aan werknemers een belastingvrije tegemoetkoming geven in de kosten voor thuiswerken. Hiervoor is een gerichte vrijstelling opgenomen in de werkkostenregeling (WKR). In 2022 was dit bedrag gemaximeerd op 2 euro per dag (of dagdeel). Voor 2023 ligt het maximumbedrag op 2,15 euro.
Voor dezelfde dag kan niet tegelijkertijd gebruik worden gemaakt van de vrijstelling van kosten voor thuiswerken én de vrijstelling voor het vergoeden van de kosten van woon-werkverkeer: de anti-samenloopregeling.
Als de werknemer een halve dag thuiswerkt en een halve dag op de werkplek, kan de werkgever slechts één van de twee vrijstellingen toepassen. De werkgever kan wel op dezelfde dag gebruik maken van de vrijstelling voor thuiswerken en de vrijstelling voor zakelijke reiskosten.
Invoeringstoets
De Belastingdienst werkt sinds enkele jaren met een instrument waarin nieuw ingevoerde wet- en regelgeving (of wijzigingen op bestaande wet- en regelgeving) wordt getoetst, een jaar na inwerkingtreding. Het doel van deze invoeringstoets is om positieve en negatieve signalen over het gebruik van regelingen vroegtijdig te herkennen en te vertalen in (uitvoerings)beleid.
Een onderzoek is uitgevoerd voor de invoeringstoets Gerichte vrijstelling thuiswerkkosten.
Uitkomsten onderzoek
De invoering van de gerichte vrijstelling voor een tegemoetkoming in de kosten voor thuiswerken in 2022 heeft geen grote knelpunten opgeleverd, maar mogelijk kan het niet toepassen van de anti-samenloopregeling in de toekomst wel tot problemen gaan leiden bij controle door de Belastingdienst, omdat bedrijven de regels niet naleven zonder zich dit te beseffen.
De meeste werkgevers en werknemers vinden het bedrag van de thuiswerkvergoeding te laag.
Veel bedrijven hebben het idee dat er door thuiswerken geld wordt bespaard. Dit hangt echter sterk samen met de omvang van het bedrijf: hoe groter het bedrijf, hoe sterker het idee leeft dat geld wordt bespaard doordat er steeds meer thuis wordt gewerkt.
Informatie via werkgever, accountant of adviseur
De bekendheid van de regeling ten aanzien van de belastingvrije vergoeding voor thuiswerken is niet optimaal. Finance-/HR-verantwoordelijken in bedrijven met meer dan 50 medewerkers hoorden vooral van hun werkgever over het bestaan van de regeling.
Bedrijven met minder dan 50 werknemers hoorden op verschillende manieren over de invoering van de regeling. De meest genoemde is de accountant of belastingadviseur.
Kennisniveau
Het kennisniveau van de regeling is redelijk, het kennisniveau van de hoogte van bedrag en de anti-samenloopregeling is echter matig te noemen. De meeste Finance- of HR-verantwoordelijken kennen de vrijstelling voor het vergoeden van thuiswerkkosten.
Een deel van de bedrijven heeft echter ten tijde van het onderzoek (maart 2023) nog nooit gehoord van de regeling. De kennis van de regeling hangt sterk samen met de omvang van het bedrijf. Bij bedrijven met minder dan tien medewerkers heeft 35% nog nooit van de regeling gehoord.
Het exacte belastingvrije bedrag is onbekend bij de meeste bedrijven en werknemers. De overgrote meerderheid van de bedrijven en de werknemers geeft aan de hoogte van dit bedrag niet te kennen, en als men al een bedrag noemt, is dit meestal het bedrag van 2022 en niet het bedrag van 2023.
Anti-samenloopregeling
De regeling dat werknemers niet op dezelfde dag een thuiswerkkostenvergoeding en een reiskostenvergoeding mogen ontvangen (de anti-samenloopregeling) is ook grotendeels onbekend, waardoor deze regeling slechts in beperkte mate wordt toegepast. Iets wat in de toekomst tot naheffingen zou kunnen leiden bij een grote groep bedrijven
Gebruiksgemak
De regeling scoort goed op het aspect gebruiksgemak en neutraal op de aspecten gevolgen, communicatie, ondersteuning en begrip, wat er op duidt dat de regeling redelijk goed is uitgepakt.
Bij bedrijven tot 50 medewerkers is er een deel kritisch over de regeling, het gaat dan met name over het gebruiksgemak, de gevolgen voor de organisatie, de ondersteuning vanuit de Belastingdienst en het nut van de regeling. Werknemers zijn over alle aspecten positiever dan de bedrijven.
Beperkte signalen over knelpunten
De signalen dat de regeling niet heeft gewerkt zoals bedoeld zijn beperkt. Kanttekening is dat de informatie over de regeling niet alle bedrijven en werknemers heeft bereikt (vooral bij kleine bedrijven met minder dan tien medewerkers) en dat de noodzaak van de regeling bij een deel van de (werknemers van) kleine bedrijven niet goed is overgekomen.
De signalen dat de doelgroep knelpunten heeft ervaren zijn beperkt. In enkele gevallen wijzen bedrijven op de administratieve last en soms ook op de extra kosten die gemaakt moeten worden, maar dat betreft meer incidentele opmerkingen dan op wezenlijke knelpunten zoals ook blijkt uit de redelijk positieve en in elk geval niet negatieve beoordelingen.
Vervolgstappen
De bevindingen en signalen uit dit onderzoek zijn door de interne werkgroep die de invoeringstoets op de gerichte vrijstelling van de thuiswerkvergoeding WKR uitvoert, samen met signalen en constateringen uit andere bronnen, verzameld en gewogen. Dit proces heeft geresulteerd in een eindproduct invoeringstoets dat met de Tweede Kamer wordt gedeeld.
Gerichte vrijstelling thuiswerkvergoeding
