Hoe verwerk je een maaltijd op de werkplek in de aangifte loonheffingen? Geldt de waarde in het economisch verkeer of het normbedrag van € 3,55?
Normbedrag van € 3,55
Verstrekt de werkgever een maaltijd op de werkplek, dan is dit loon voor de werknemer waarvoor een normbedrag van € 3,55 (2023) geldt.
Is de waarde in het economisch verkeer of de factuurwaarde hoger dan € 3,55, dan mag je toch het lagere normbedrag toepassen. Een eigen bijdrage van de werknemer komt in mindering op dit bedrag.
Het maakt niet uit of sprake is van ontbijt, lunch of diner. Het normbedrag is zodanig vastgesteld dat dit onder het bedrag blijft dat een werknemer gemiddeld besteedt aan een maaltijd op de werkplek.
Aanwijzen als eindheffingsloon
Je mag het normbedrag ook aanwijzen als eindheffingsloon in de werkkostenregeling. Hiervoor geldt geen gerichte vrijstelling, dit komt ten laste van de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaal je 80% eindheffing over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt.
Totaal aantal maaltijden van alle werknemers
Als je maaltijden aanwijst als eindheffingsloon hoef je deze niet per werknemer te administreren. Je houdt alleen het totale aantal maaltijden bij van alle werknemers samen. Je vermenigvuldigt het totale aantal maaltijden met € 3,55 en trekt van de uitkomst de eigen bijdragen van alle werknemers af. Het bedrag mag niet negatief worden.
Bedrijfskantines voor verschillende bedrijven
In een bedrijfskantine met een externe cateraar waar werknemers van verschillende bedrijven eten, handel je als volgt:
In de administratie neem je de verstrekking op als eindheffingsloon. Je ontwikkelt samen met de cateraar en de andere werkgevers een systeem dat inzicht geeft in:
- het totale aantal maaltijden per werkgever;
- de eigen bijdragen van de werknemers per werkgever.
Let op: je mag het eindheffingsloon niet gelijkstellen aan de betalingen en verstrekkingen aan de cateraar. Je moet uitgaan van het normbedrag van € 3,55.
Voorbeeld
Een werkgever heeft een bedrijfskantine met een externe cateraar. Een werknemer koopt een lunch van € 2,55. Wat zijn de fiscale gevolgen?
Belastingtechnisch gezien verstrekt de werkgever een maaltijd. Voor een maaltijd (ontbijt, lunch of diner) in een bedrijfskantine geldt een normbedrag van € 3,55. Bij het loon van de werknemer tel je het normbedrag minus de eigen bijdrage van de werknemer (€ 3,55 – € 2,55 = € 1). Je kunt dit ook aanwijzen als eindheffingsloon. Hiervoor geldt geen gerichte vrijstelling en komt dus ten laste van de vrije ruimte.
Waarde maaltijd lager dan normbedrag
Als de waarde in het economisch verkeer van de maaltijd aantoonbaar lager is dan het normbedrag, mag je de lagere waarde tot het loon rekenen. Het gaat hierbij niet alleen om de kosten van de ingrediënten. Je moet ook rekening houden met de bijkomende kosten, zoals:
- personeelskosten voor degene die de maaltijd bereidt, klaarzet of opruimt;
- kosten van faciliteiten die de werkgever beschikbaar stelt;
- energiekosten;
- verzekeringen;
- huurkosten.
Let op: heeft de maaltijd op de werkplek een zakelijk karakter, dan is het normbedrag niet van toepassing. Voor een zakelijke maaltijd geldt een gerichte vrijstelling.
Zie paragraaf 22.3.1 van het Handboek Loonheffingen
Bron: Forum Salaris
Gezonde lunches verstrekt door werkgever: geen gerichte vrijstelling
Kom ook naar de Cursus Werkkostenregeling met docent Casper Mons op 18 april of 7 november 2023 (middag) in BCN CS Utrecht.
