Deze informatie stond eerder al wel in andere documentatie, zoals de Gegevensspecificaties aangifte loonheffingen (voor softwareontwikkelaars) en het document Toelichting foutmeldingen gegevens voor de werknemersverzekeringen), maar deze informatie staat nu ook in het Handboek Loonheffingen.
Het gaat om de volgende rubrieken:
- Adresgegevens
- Personeelsnummer
- Inkomstenperiode, toelichtende tekst over dit onderwerp volgt in de uitgave oktober 2021 van dit Handboek
- Code invloed verzekeringsplicht, toelichtende tekst over dit onderwerp volgt in de uitgave oktober 2021 van dit Handboek
- Contractindicaties, toelichtende tekst over dit onderwerp volgt in de uitgave oktober 2021 van dit Handboek
- Indicatie wachtgeld oude regeling, toelichtende tekst over dit onderwerp volgt in de uitgave oktober 2021 van dit Handboek
- Code incidentele inkomstenvermindering, toelichtende tekst over dit onderwerp volgt in de uitgave oktober 2021 van dit Handboek
- Loon uit overwerk
- Aantal verloonde uren, toelichtende tekst over dit onderwerp volgt in de uitgave oktober 2021 van dit Handboek
- Contractloon
- Contracturen per week
- Code soort inkomstenverhouding
- Code aard arbeidsverhouding, toelichtende tekst over dit onderwerp volgt in de uitgave oktober 2021 van dit Handboek
- Code loonbelastingtabel
Adresgegevens
Het gaat om het woonadres van de werknemer. Dat is in principe het woonadres dat de werknemer heeft opgegeven met de (laatste) Opgaaf gegevens voor de loonheffingen.
Het totaal van de relevante omstandigheden is bepalend voor de vaststelling waar iemand woont.
Al deze omstandigheden moet de werknemer in aanmerking nemen als hij zijn woonadres invult op
het formulier Opgaaf gegevens voor de loonheffingen.
Let op: De Belastingdienst verlangt niet van de werkgever dat je deze zaken toetst. Maar als de werknemer een adres invult waarvan je weet dat dat geen woonadres is, mag je dat adres niet in de aangifte loonheffingen opnemen. Zoals een postbusnummer of het adres van een camping of bungalowpark. Je laat de adresvelden dan leeg. Je moet dan het anoniementarief toepassen.
Personeelsnummer
Je moet het personeelsnummer gebruiken als je geen Burgerservicenummer (BSN) van de werknemer hebt. Dat is nodig om de inkomstenverhouding te kunnen identificeren in de polisadministratie bij UWV.
Het personeelsnummer is het nummer waaronder de persoon in de administratie bekend is. Gebruik je geen personeelsnummer? Dan moet je – bij afwezigheid van een BSN – een nummer als zodanig bepalen. Je moet dat personeelsnummer gebruiken zo lang je geen BSN hebt.
Let op: als je een personeelsnummer opgeeft, omdat je geen BSN van de werknemer hebt, moet je het anoniementarief toepassen.
Loon uit overwerk
Met ‘Loon uit overwerk’ wordt voor deze rubriek bedoeld: het (bruto) bedrag dat aan loon is uitbetaald in verband met overwerk. ‘Overwerk’ in dit kader is het meer uren werken dan het aantal contracturen, waarvoor een opslag op het uurloon geldt. Je vult in de rubriek het loon in inclusief de opslag op het loon.
Voorbeelden
- De fulltime arbeidsduur is volgens de cao 36 uur per week. De werknemer werkt in een week 41 uur, dus 5 uur meer dan de cao-uren. Het uurloon voor die 5 extra uren is gelijk aan het uurloon van de reguliere uren. Dit loon is geen loon uit overwerk voor deze rubriek.
- Idem voorbeeld 1, maar nu geldt voor de 5 extra uren een opslag van 25 procent op het normale uurloon. Dit loon is inclusief de opslag wel loon uit overwerk voor deze rubriek.
Contractloon
Voor deze rubriek geldt dat je het vast overeengekomen brutoloon opgeeft, zoals opgenomen in of af te leiden uit de cao of individuele arbeidsovereenkomst, of zoals dat voortvloeit uit de publiekrechtelijke aanstelling of uit een fictieve dienstbetrekking. Het gaat hierbij uitsluitend om het loon in geld, dus bijvoorbeeld niet de waarde van een ter beschikking gestelde auto.
Deze rubriek moet je vullen voor alle arbeidsverhoudingen. Dus voor een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht, maar ook voor een publiekrechtelijke aanstelling en een fictieve dienstbetrekking.
Je blijft het aantal contracturen invullen, ook als de werknemer minder uren dan zijn contracturen werkt of verloond krijgt, zoals bij wachtdagen bij ziekte. Maar ook bij onbetaald verlof of bij een demotieregeling.
Je geeft het loon op conform de periodiciteit van aangiftetijdvak. Als het contractloon is overeengekomen voor een andere periode, reken je het contractloon om naar het aangiftetijdvak.
Je gebruikt daarvoor de volgende omrekenfactoren: een jaar is 260 dagen, 52 weken, 13 perioden van vier weken of 12 maanden.
Peildatum
Het contractloon kan veranderen in de loop van een aangiftetijdvak. Daarom ga je uit van de situatie op de laatste dag van het aangiftetijdvak, tenzij de inkomstenverhouding eerder beëindigd is. In dat geval vul je het bedrag in dat van toepassing is op de laatste dag van de inkomstenverhouding.
Looncomponenten die je niet tot het vaste contractloon rekent:
- vakantiebijslag, geld en bonussen, voor zover deze niet zijn omgezet in vaste bedragen per loonperiode;
- loon in natura, inclusief de belaste waarde vakantiebonnen;
- netto onkostenvergoedingen, zoals voor reiskosten of thuis werken.
Looncomponenten die je wel tot het vaste contractloon rekent:
- vakantiebijslag, die deel uitmaken van een vast all-in loon;
- vaste, contractueel overeengekomen bruto toeslagen die met het periodieke loon worden uitbetaald, zoals vakantiebijslag, diplomatoeslag, afkoop van bovenwettelijke verlofrechten;
- loon ingezet voor uitruil met fiscaal onbelaste vergoedingen via een cafetariasysteem;
- stortingen van het vaste loon in een tijdspaarfonds;
- stortingen van het vaste loon in een benefit budget.
Als sprake is van een contract met een vast nettoloon, levert je dit nettoloon aan.
Als geen vast contractloon per periode is overeengekomen, moet deze rubriek met 0 (nul) worden gevuld. Dit geldt in de volgende situaties:
- uitzendkrachten;
- oproepkrachten zonder loonbetalingsgarantie;
provisie of stukloon; - andere vormen van flexibel overeengekomen arbeidsduur en/of betaling.
Ook als de contracturen in de administratie ontbreken, en verloning uitsluitend plaatsvindt op basis van de gewerkte uren uit het werkrooster en het bijhorende uurloon, vul je 0 (nul) in.
Contracturen per week
Voor deze rubriek geldt dat je opgave doet van het vast overeengekomen aantal uren per week, zoals opgenomen in of af te leiden uit de cao of individuele arbeidsovereenkomst, of zoals dat voortvloeit uit de publiekrechtelijke aanstelling of uit een fictieve dienstbetrekking.
Het gaat om het aantal vaste contracturen per week zonder rekening te houden met de uitbetaalde meer gewerkte uren of niet uitbetaalde minder gewerkte uren.
Als alleen een deeltijdfactor is overeengekomen, herleid je dit naar het aantal uren per week.
De gebruikelijke voltijds arbeidsduur per week vermenigvuldig je in dat geval met de deeltijdfactor.
Indien de periode die hoort bij het vast overeengekomen aantal uren ongelijk is aan een week, herleid je het aantal overeengekomen uren naar een week. Bij de omzetting naar een week vanuit bijvoorbeeld een maand noteer je de uitkomst van de volgende formule: uren per maand * 12/52.
Code soort inkomstenverhouding / inkomenscode
Deze code geeft aan wat voor soort inkomen het betreft. Voor de volledige lijst met beschikbare codes, zie de lijst met codes voor de aangifte loonheffingen.
Code loonbelastingtabel
In deze rubriek geef je de code van de loonbelastingtabel op die je voor de inhouding van loonbelasting/premie volksverzekeringen hebt toegepast. De code bestaat uit 3 cijfers. Heb je geen tabel gebruikt, dan geldt code.
Voor veel situaties geldt voor deze drie cijfers het volgende:
- Het eerste cijfer geeft de belasting/verzekeringsplicht aan.
- Het tweede cijfer geeft de kleur van de tabel aan: wit (loon uit tegenwoordige arbeid) of groen (loon uit vroegere arbeid).
- Het derde cijfer geeft aan voor welk loontijdvak de gebruikte tabel geldt.
Tabelcode 999 gebruik je als er geen tabel is toegepast, bijvoorbeeld als een werknemer wel is verzekerd voor de werknemersverzekeringen en niet belasting- en premieplichtig is voor de LB/PH.
Bron: Handboek Loonheffingen, 30 Rubrieken van de aangifte loonheffingen
