Antwoorden op vier veel gestelde vragen en vijf praktische voorbeelden over het vergoeden van de werkelijke extraterritoriale kosten (ET-kosten) vind je hierna.
Werknemers die tijdelijk naar het buitenland of naar Nederland worden uitgezonden, mag je een vergoeding geven voor extra kosten van het tijdelijke verblijf buiten het land van herkomst. Voor het vergoeden van die kosten kun je kiezen: vergoeden van de werkelijke ET-kosten of – onder voorwaarden – het toepassen van de 30%-regeling. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling.
In deze handreiking vind je informatie over het tijdelijk verblijf voor situaties waarin je de werkelijk gemaakte ET-kosten vergoedt.
Werkelijke ET-kosten vergoeden
Hoe lang je de ET-kosten mag vergoeden in verschillende situaties?
1 Hoe lang kan de werkgever de ET-kosten gericht vrijgesteld vergoeden aan zijn werknemers?
De werkgever kan voor de duur van maximaal 5 jaar de werkelijke ET-kosten gericht vrijgesteld vergoeden aan zijn werknemers.
2 Kan een seizoenarbeider iedere keer dat hij in het kader van zijn dienstbetrekking tijdelijk in Nederland verblijft, de ET-kosten gericht vrijgesteld vergoed krijgen?
Ja, voor seizoenarbeiders is elk jaar opnieuw sprake van een op zichzelf staand en tijdelijk verblijf. Daarbij is deze vijfjaarstermijn niet van belang. De werkgever kan gedurende het tijdelijke verblijf de werkelijke ET-kosten gericht vrijgesteld vergoeden.
3 Kan de werkgever de ET-kosten gericht vrijgesteld vergoeden aan de werknemer die zich permanent in Nederland vestigt?
Ja, de werkgever kan ook aan de werknemer die zich permanent in Nederland vestigt, de werkelijke ET-kosten gericht vrijgesteld vergoeden. Dit geldt voor de duur van maximaal 5 jaar.
4 Hoe lang kan de werkgever de ET-kosten gericht vrijgesteld vergoeden aan een buitenlandse werknemer die besluit om niet in Nederland, maar tijdelijk in België te verblijven?
Ook de werknemer die in het kader van zijn dienstbetrekking in Nederland besluit om niet tijdelijk in Nederland maar in België te verblijven, wordt geconfronteerd met ET-kosten. De werkgever kan de werkelijke ET-kosten maximaal 5 jaar gericht vrijgesteld vergoeden aan de werknemer.
Voorbeelden
Vijf praktische voorbeelden.
Voorbeeld 1
Een werknemer uit het buitenland komt in dienst bij een Nederlandse werkgever voor een periode van 3 jaar. Vervolgens komt hij in dienst bij een andere Nederlandse werkgever voor een periode van 6 jaar. De werknemer blijft in het buitenland wonen. De werkgevers passen de 30%-regeling niet toe. De verblijven in Nederland staan op zichzelf.
De 1e werkgever kan de werkelijke ET-kosten gericht vrijgesteld vergoeden voor de periode van 3 jaar. Voor de 2e werkgever is dit maximaal 5 jaar.
Voorbeeld 2
Een werknemer uit het buitenland komt in dienst bij een Nederlandse werkgever. Hij werkt en verblijft 3 jaar in Groningen en vervolgens op verzoek van deze werkgever 2 jaar in Brussel. Daarna werkt hij voor dezelfde werkgever 4 jaar in Maastricht. De werknemer blijft in het buitenland wonen. De werkgever past de 30%-regeling niet toe.
De werkgever kan de werkelijke ET-kosten maximaal 5 jaar gericht vrijgesteld vergoeden.
Voorbeeld 3
Een werknemer woont in het buitenland. Hij werkt elk voorjaar 4 maanden voor dezelfde Nederlandse werkgever. De werkgever past de 30%-regeling niet toe. De jaarlijkse verblijven in Nederland staan op zichzelf.
De werkgever kan de werkelijke ET-kosten ieder jaar gericht vrijgesteld vergoeden. Het maximum van 5 jaar geldt niet.
Voorbeeld 4
Een werknemer woont in het buitenland. Hij werkt elk jaar 11 maanden voor dezelfde Nederlandse werkgever op dezelfde locatie. De werkgever past de 30%-regeling niet toe.
De jaarlijkse verblijven in Nederland staan niet op zichzelf. De werkgever kan de werkelijke ET-kosten voor een periode van maximaal 5 jaar gericht vrijgesteld vergoeden.
Voorbeeld 5
Een werknemer uit het buitenland komt in dienst bij een Nederlandse werkgever. Hij werkt en verblijft 2 jaar in Eindhoven en vervolgens 2 jaar in Parijs. Daarna neemt hij ontslag. Na 1 jaar komt hij opnieuw in dienst bij dezelfde werkgever en gaat werken in Amsterdam. De werknemer blijft in het buitenland wonen. De werkgever past de 30%-regeling niet toe.
De werkgever mag voor de 1e dienstbetrekking de werkelijk gemaakte ET-kosten maximaal 4 jaar gericht vrijgesteld vergoeden. Voor de 2e dienstbetrekking geldt de gerichte vrijstelling opnieuw voor maximaal 5 jaar.
Loonadministratie
Vergoed je de werkelijke ET-kosten, dan moet je deze – in redelijkheid gemaakte – kosten aannemelijk maken. Je houdt dan de kosten en de vergoeding per werknemer bij in de loonadministratie.
Aanwijzen als eindheffingsloon
Is de gerichte vrijstelling niet meer van toepassing, dan mag je de vergoeding wel aanwijzen als eindheffingsloon. Deze komt ten laste van de vrije ruimte. Daarboven betaal je 80 procent eindheffing.
Gebruik je de 30%-regeling en geef je daarnaast nog een vergoeding voor werkelijke ET-kosten? Dan geldt voor deze vergoeding geen gerichte vrijstelling. Ook hier geldt dat je de vergoeding mag aanwijzen als eindheffingsloon.
Meer informatie in Handboek Loonheffingen:
- Paragraaf 19.4 (ET-kosten)
- Hoofdstuk 10 (eindheffing WKR berekenen)
- Paragraaf 4.2 (gebruikelijkheidstoets)
Bron: Forum Salaris
