We zetten de regels ten aanzien van de verjaring van vakantierechten en ziekte en vakantie nog even op een rij.
Voor elk jaar dat een werknemer werkt, heeft hij per kalenderjaar recht op minimaal vier maal de overeengekomen arbeidsduur aan vakantiedagen: de wettelijke vakantiedagen. Daarnaast kan de werknemer op grond van cao of een regeling bij de werkgever nog extra vakantiedagen toegekend krijgen: de bovenwettelijke vakantiedagen.
Vervaltermijn vakantiedagen
De wetgeving beperkt de vervaltermijn van vakantierechten. Voorheen –vóór 2012– was deze termijn vijf jaar. Nu moeten werknemers binnen anderhalf jaar hun opgebouwde vakantiedagen opnemen. Zij moeten bijvoorbeeld de vakantiedagen die zij in 2021 opbouwen, vóór 1 juli 2022 opnemen. Deze regel is alleen van toepassing op wettelijke vakantiedagen. Voor de bovenwettelijke vakantiedagen blijft de vervaltermijn vijf jaar.
De ‘nieuwe’ vervaltermijn geldt overigens niet voor elke werkgever. De cao kan in positieve zin van de wettelijke vervaltermijn afwijken. In veel gevallen moet de werkgever in de verlofregistratie echter onderscheid maken tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen.
Informatieplicht werkgever
Op 1 juli 2021 vervallen de wettelijke vakantiedagen die een werknemer in 2020 heeft opgebouwd. Als werkgever is het belangrijk werknemers tijdig en duidelijk te informeren over deze vervaltermijn en ze de kans te geven om de vakantiedagen op te nemen. Doe je dit niet (goed), dan behouden de werknemers hun vakantiedagen en kunnen zij later bij uitdiensttreding om uitbetaling van die dagen verzoeken. Je doet er dus verstandig aan deze werknemers zo snel mogelijk schriftelijk te adviseren om vóór 1 juli 2021 de resterende vakantiedagen op te nemen.
Volgorde van opnemen
De werknemer neemt in eerste instantie zijn wettelijke vakantiedagen op en daarna zijn bovenwettelijke. Hij moet de wettelijke vakantiedagen opnemen binnen zes maanden na afloop van het jaar waarin ze zijn ontstaan. Een uitzondering is mogelijk als de werknemer in deze zes maanden de vakantie-uren niet kan opnemen door medische redenen of door toedoen van de werkgever. Dan geldt een verjaringstermijn van vijf jaar, die volgt op het kalenderjaar waarin hij de dagen heeft opgebouwd.
Verplicht opnemen?
Mag je een werknemer verplichten vakantiedagen op te nemen? De werknemer bepaalt in principe zelf of en wanneer hij vakantie opneemt. Alleen bij schriftelijke overeenkomst of in de cao kun je verplichte vakantiedagen vaststellen. Zo kun je bijvoorbeeld op voorhand vakantiedagen vaststellen bij een collectieve sluiting van het bedrijf tijdens de zomervakantie.
Vakantiedagen uitbetalen?
Voor wettelijke vakantiedagen geldt dat deze niet tijdens het dienstverband mogen worden uitbetaald. Alleen als de werknemer uit dienst gaat is dit mogelijk. Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt dat deze wel tijdens het dienstverband mogen worden uitbetaald op voorwaarde dat dit schriftelijk of via de CAO is geregeld.
Zieke werknemers
De wetgeving maakt geen onderscheid tussen gezonde en zieke werknemers. Een zieke medewerker bouwt dus evenveel wettelijke vakantiedagen op als zijn gezonde collega. Hij bouwt ook gedurende zijn volledige ziekteperiode deze wettelijke vakantiedagen op. Daar staat tegenover dat, tenzij hij helemaal geen – ook geen arbeidstherapeutische – werkzaamheden verricht, hij ook tijdens ziekte vakantiedagen kan opnemen. De wetgever stimuleert dit opnemen ook. Voor een re-integrerende zieke werknemer heeft vakantie immers hetzelfde doel als voor zijn gezonde collega, namelijk herstellen en uitrusten.
Over het opbouwen en opnemen van de bovenwettelijke vakantiedagen tijdens ziekte mag de werkgever wel andere afspraken maken, bijvoorbeeld dat bij ziekte alleen over de laatste zes maanden bovenwettelijke vakantiedagen worden opgebouwd. Deze afspraken moeten wel schriftelijk zijn vastgelegd, bijvoorbeeld in de cao, de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek.
Na twee jaar ziekte …
Werkgevers moeten bij de afrekening van een dienstverband geregeld een flink aantal niet opgenomen vakantie-uren uitbetalen. Dit gebeurt vooral als werknemers na twee jaar ziekte uit dienst treden. Zij hebben al die tijd wél vakantie-uren opgebouwd, maar nauwelijks of geen verlof opgenomen. Officieel moeten arbeidsongeschikte werknemers doorgeven wanneer zij op vakantie gaan. In de praktijk gebeurt dit echter niet altijd. Maak je als werkgever hierover geen afspraken met de zieke medewerkers, dan begin je hier vaak niet zoveel tegen. Daarom is het advies om in gesprek te gaan met langdurig zieke werknemers over het opnemen van vakantie-uren. Dit kan een forse eindafrekening aan het einde van het dienstverband voorkomen!
Verlofadministratie
Het is belangrijk dat je de vakantiedagenadministratie afstemt op deze regels. Zie erop toe dat je zo nodig het bedrijfsreglement aanpast aan de vakantiewetgeving. Zorg er bijvoorbeeld ook voor dat je de juiste volgorde hanteert bij het afboeken van vakantiedagen. Salarispakketten kennen vaak een verlofmodule die daarbij kan helpen.
Je kunt vooraf afspraken maken met de werknemers en deze opnemen in een verzuimreglement. Duidelijke afspraken en een goede verlofadministratie voorkomen veel hoofdbrekens in de vakantieperiode!
Bron: Alfa accountants en adviseurs, door senior personeelsadviseur Erik Bos
