Als de werknemer in de loop van het jaar uit dienst gaat, mag je de jaaropgaaf ook dan al geven. Hoeveel jaaropgaven je geeft, hangt af van de situatie.
De jaaropgaaf is vormvrij. Op de jaaropgaaf staan in ieder geval de verplichte gegevens. Je mag daarnaast ook andere gegevens vermelden.
Elke inkomstenverhouding
Je moet voor iedere dienstbetrekking een jaaropgaaf geven. Heb je een werknemer meerdere keren in de aangifte loonheffingen opgenomen, dus onder verschillende nummers inkomstenverhouding? En horen die inkomstenverhoudingen bij 1 dienstbetrekking? Dan mag je voor alle inkomstenverhoudingen samen 1 jaaropgaaf geven.
Om vragen van de werknemer te voorkomen, kun je beter voor elke inkomstenverhouding apart een jaaropgaaf geven. Want dan kan de werknemer bijvoorbeeld eenvoudiger de gegevens controleren van de vooraf ingevulde aangifte inkomstenbelasting of van zijn digitaal verzekeringsbericht.
Werkt een werknemer bij 2 of meer inhoudingsplichtigen binnen een samenhangende groep inhoudingsplichtigen, dan moet elke inhoudingsplichtige aan deze werknemer een jaaropgaaf geven. De verschillende jaaropgaven mogen ook in 1 document staan, als je deze per inhoudingsplichtige maar apart vermeldt.
Model jaaropgaaf
Je kunt een model jaaropgaaf downloaden van belastingdienst.nl. je bent niet verplicht dit model te gebruiken, want de jaaropgaaf is vormvrij.
Je kunt kiezen uit de volgende mogelijkheden:
- je gebruikt jouw eigen formulieren;
- je gebruikt de jaaropgaaf zoals die door de aangifte- of administratiesoftware wordt samengesteld;
- je gebruikt een digitale jaaropgaaf;
- je gebruikt de laatste loonstrook die je aan de werknemer geeft als jaaropgaaf;
- je gebruikt onze modeljaaropgaaf.
Maak je geen gebruik van het model van de Belastingdienst, zorg er dan wel voor dat de gegevens die op het model van de fiscus staan, terugkomen op de jaaropgaaf die je aan de werknemers geeft.
Digitale opgaaf
Geef je de jaaropgaaf digitaal aan de werknemers, dan is het handig als de werknemer de digitale opgaaf ook nog kan bekijken als hij niet meer bij de werkgever in dienst is. De werknemer kan de jaaropgaaf dan nog nodig hebben.
Als je de laatste (digitale) loonstrook van het jaar gebruikt als jaaropgaaf, zet op deze loonstrook dan alle cumulatieve verplichte gegevens. Je moet de werknemers er wel op wijzen welke
gegevens op de laatste loonstrook van het jaar hun jaaropgaaf vormen.
Verplichte gegevens
Op de jaaropgaaf moet in ieder geval het volgende staan:
- naam van de werknemer;
- naam van de werkgever;
- het loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen dat de werknemer in 2020 heeft gekregen (kolom 14 van de loonstaat);
Als sprake is van gage in de zin van de artiesten- en beroepssportersregeling, tel je hier het bedrag van de kleinevergoedingsregeling en de kostenvergoedingsbeschikking (kolom 7 van de loonstaat) bij op. Download de Handleiding Loonheffingen artiesten- en beroepssportersregeling; - de loonbelasting/premie volksverzekeringen die je hebt ingehouden (kolom 15 van de loonstaat);
- het totaalbedrag van de arbeidskorting die je hebt verrekend (kolom 18 van de loonstaat);
- het burgerservicenummer van de werknemer;
- het totaalbedrag van de levensloopverlofkorting die je hebt verrekend (kolom 19 van de loonstaat);
- de bijdrage Zvw die je hebt ingehouden op het nettoloon van de werknemer (kolom 16 van de loonstaat);
- de werkgeversheffing Zvw met betrekking tot het loon van de werknemer. Dit is het bedrag voor de Zvw dat voor rekening van de werkgever is en dat je aan de Belastingdienst betaalt.
- het totaal van de premies werknemersverzekeringen. Dit is het totale bedrag dat de werkgever voor de werknemer betaalt aan premies werknemersverzekeringen. Je vult hier geen premie in voor een eventuele particuliere verzekering. En je houdt geen rekening met de WGA-premie die je eventueel op de werknemer hebt verhaald.
Valt de werknemer niet onder het Nederlandse socialezekerheidsstelsel, dan vul je hier niets in.
Gemoedsbezwaarden
De Belastingdienst heeft geen apart model jaaropgaaf voor gemoedsbezwaarde werknemers of werkgevers.
Als je het model van de fiscus of een eigen jaaropgaaf gebruikt, moet je de namen van de rubrieken ‘ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen’ en ‘ingehouden bijdrage Zorgverzekeringswet’ aanpassen.
In plaats daarvan vermeld je ‘ingehouden loonbelasting/premievervangende loonbelasting’ en ‘ingehouden bijdragevervangende loonbelasting’.
In deze rubrieken vermeld je de bedragen van de premievervangende loonbelasting en de bijdragevervangende loonbelasting.
Ben je een gemoedsbezwaarde werkgever, dan vermeld je bovendien onder ’totaal premies werknemersverzekeringen’ de premievervangende loonbelasting.
