Niet in alle gevallen ontvangen werknemers door het jaar heen een maximale fiscale onbelaste woon-werkvergoeding. Voor zover de woon-werkvergoeding nog niet fiscaal geoptimaliseerd is, heeft de werknemer dan de mogelijkheid om het brutoloon of een eindejaarsuitkering te ruilen tegen een extra netto gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer (cafetariaregeling).
Hierbij is het volgende van belang:
- De afspraak over het uit te ruilen brutoloon moet worden gemaakt voordat het loon wordt genoten.
- Daarnaast neemt de Belastingdienst het standpunt in dat een vaste reiskostenvergoeding (op basis van 214 dagen) niet met terugwerkende kracht mag worden toegekend.
Dit betekent dat een werkgever en werknemer aan het begin van het kalenderjaar afspreken dat het brutoloon of de eindejaarsuitkering wordt uitgeruild voor een vaste reiskostenvergoeding.
Doen zij dat later, dan is uitruil nog wel mogelijk maar dan alleen op basis van daadwerkelijk gereisde kilometers. Een vaste gerichte vrijgestelde vergoeding is dan niet meer mogelijk.
De werkgever mag zolang het Beleidsbesluit fiscale coronamaatregelen geldt, blijven uitgaan van de feiten waar de vergoeding op is gebaseerd, mits het een vaste reiskostenvergoeding betreft waarop de werknemer uiterlijk 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht had. Deze goedkeuring vervalt per 1 januari 2021.
Fiscale uitruil
In het jaar 2020 is het uitruilen van brutoloon of een eindejaarsuitkering voor een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer nog steeds mogelijk. Daarbij kunnen zich een aantal situaties voordoen:
- De werknemer kan een fiscale uitruil toepassen voor een aanvullende onbelaste reiskostenvergoeding op basis van 214 werkdagen; de fiscale uitruil blijft dan voor het hele kalenderjaar mogelijk als de werknemer zijn keuze voor de uitruil vóór de eerste loonbetaling van het kalenderjaar heeft gemaakt.
- De werknemer kan een fiscale uitruil toepassen voor een aanvullende onbelaste reiskostenvergoeding op basis van de werkelijke kilometers woon-werk; de fiscale uitruil blijft dan voor het hele kalenderjaar mogelijk. Het moment waarop de werknemer zijn keuze maakt is niet relevant zolang de brutobeloning/eindejaarsuitkering nog niet genoten is.
Praktisch betekent dit dat in 2020 situaties kunnen ontstaan waarin werknemers geen brutoloon meer kunnen uitruilen voor een gericht vrijgestelde onbelaste reiskostenvergoeding, omdat de keuze voor het uitruilen niet op tijd is gemaakt.
Wel is het mogelijk de fiscale uitruil toe te passen op de daadwerkelijk gereisde kilometers (i.e. op declaratiebasis).
Vrije ruimte
Op het moment dat de werknemer de keuze niet op tijd maakt, kan de werkgever ervoor kiezen om de uitruil op basis van 214 dagen wel toe te passen en het verschil tussen de berekende fiscale ruimte op basis van de werkelijke reisbeweging én de 214-dagenberekening op te nemen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Bron: BDO
