Je mag uitgezonden werknemers een vergoeding geven voor extra kosten van het verblijf in het buitenland. Voor deze vergoeding van extraterritoriale kosten (ET-kosten) geldt een gerichte vrijstelling. Voor een bepaalde groep uitgezonden werknemers mag je de 30%-regeling toepassen. Dit houdt in dat je voor ET-kosten zonder nader bewijs een vergoeding mag geven van 30% van het loon inclusief de vergoeding. Als je voldoet aan de voorwaarden is de vergoeding gericht vrijgesteld.
Dit geldt voor de volgende werknemers:
- werknemers die je vanuit Nederland uitzendt naar landen in Afrika, Azië, Latijns-Amerika en een aantal Oost-Europese landen
- werknemers die je vanuit Nederland uitzendt om in een ander land wetenschap te beoefenen of onderwijs te geven
- ambtenaren die Nederland vertegenwoordigen in het buitenland
- ambtenaren, rechterlijke ambtenaren en militairen die je uitzendt naar de BES-eilanden, Curaçao, Sint Maarten of Aruba
- militairen die je uitzendt naar landen buiten het Koninkrijk der Nederlanden
Voorwaarden
Wil je gebruikmaken van de 30%-regeling voor een uitgezonden werknemer? Dan moet de werknemer in een periode van 12 maanden ten minste 45 dagen in het buitenland verblijven. Uitzendingen van minder dan 15 dagen tellen hierbij niet mee. Maar als de werknemer eenmaal aan de 45-dagenvoorwaarde voldoet, dan mag je voor de berekening van het aantal dagen waarop je de 30%-regeling mag toepassen, ook alle uitzendingen van ten minste 10 dagen meetellen.
Geen beschikking nodig
Om van de 30%-regeling voor uitgezonden werknemers gebruik te kunnen maken, heb je geen beschikking nodig van de Belastingdienst. Als je aan de voorwaarden voldoet kun je de regeling toepassen. De 30%-regeling geldt dan voor de duur van de uitzending.
Voorbeelden
Hieronder vind je 2 praktische voorbeelden over de berekening van de dagen waarop je de 30%-regeling mag toepassen.
Voorbeeld 1
Je zendt werknemer A op 1 februari uit naar Chili voor 50 dagen. Na afloop van het werk daar, komt de werknemer terug naar Nederland. In oktober van hetzelfde jaar zend je deze werknemer opnieuw uit, nu voor 11 dagen naar Argentinië. Omdat deze werknemer aan de 45-dagenvoorwaarde voldoet, mag je ook de 11-daagse uitzending meetellen: je past de 30%-regeling voor deze werknemer toe op het loon dat hij tijdens de 61 dagen uitzending verdiende.
Voorbeeld 2
Op 8 maart zend je werknemer B uit naar Tanzania. De uitzending duurt 20 dagen, waarna de werknemer weer naar Nederland komt. In de loop van hetzelfde jaar zend je werknemer B nog 2 keer uit: voor 14 dagen naar Mali en voor 20 dagen naar Kenia. Hoewel je werknemer B in een periode van 12 maanden in totaal 54 dagen hebt uitgezonden, voldoet deze werknemer niet aan de 45-dagenvoorwaarde, want de uitzending naar Mali (minder dan 15 dagen) telt niet mee. Je mag voor deze werknemer de 30%-regeling niet toepassen.
Extra vergoeding
Geef je naast de 30%-vergoeding ook nog een vergoeding of verstrekking voor de werkelijke ET-kosten, dan is deze vergoeding of verstrekking loon van de werknemer. Als het gebruikelijk is, mag je dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding of verstrekking komt dan ten laste van de vrije ruimte.
Vergoeden werkelijke kosten
Als de werkelijke ET-kosten hoger zijn dan de 30%-vergoeding, mag je er ook voor kiezen om – in plaats van de 30%-regeling – de werkelijke kosten onbelast te vergoeden. Je moet deze kosten dan wel aannemelijk maken. Je houdt dan de kosten en de vergoeding per werknemer bij in uw loonadministratie.
Meer informatie over de 30%-regeling lees je in paragraaf 17.4 Handboek Loonheffingen.
