Het maakt daarbij geen enkel onderscheid of het een gerichte of een open sollicitatie betreft en of deze per post of per e-mail wordt ontvangen. Ook als u dus geen (nieuwe) medewerkers aanneemt, moet u beleid hebben over hoe om te gaan met te ontvangen sollicitaties.
Weet wat u aan persoonsgegevens verwerkt
De AVG is gericht op de verwerking van persoonsgegevens. Ook wanneer u een sollicitatie direct afwijst of zelfs ongelezen door de papiervernietiger werpt omdat u geen personeel aanneemt, bent u bezig met de verwerking ervan. Verwerken is namelijk iedere handeling met betrekking tot persoonsgegevens vanaf ontvangst tot vernietiging.
In een sollicitatiebrief komen heel wat persoonsgegevens voor. Denk alleen maar aan de naam, adresgegevens en handtekening van de sollicitant. Soms wordt zelfs het burgerservicenummer of de geloofsovertuiging genoemd. Maar hebt u deze informatie eigenlijk nodig om te kunnen beoordelen of iemand geschikt zou kunnen zijn om binnen uw organisatie werkzaam te zijn? Neen, een onderscheid maken op basis van de geloofsovertuiging is niet toegestaan. En het burgerservicenummer komt doorgaans pas veel later van pas, wanneer de werknemer daadwerkelijk in dienst treedt.
Onderscheid tussen gewone, gevoelige en bijzondere persoonsgegevens
De geloofsovertuiging of het burgerservicenummer mag de sollicitant dus achterwege laten. Als we verder inzoomen op persoonsgegevens, dan zullen we zien dat nog een veelvoorkomend onderdeel van een sollicitatiebrief of cv problematisch is. Wat dit is, licht ik graag toe aan de hand van de basis van de AVG. Hiermee wordt ook in één klap duidelijk waarom het burgerservicenummer en de geloofsovertuiging zo’n groot probleem vormen.
De AVG maakt namelijk een onderscheid tussen gewone, gevoelige en bijzondere persoonsgegevens. Gewone persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld de eerder genoemde naam, adresgegevens en contactgegevens. Het burgerservicenummer is wel gevoelig, maar niet bijzonder. Toch is er bepaald dat alleen wanneer de wet dit toelaat, u dit type persoonsgegeven mag verwerken.
Als werkgever moet u over het burgerservicenummer van uw werknemer beschikken. Bijvoorbeeld omdat u een kopie van het legitimatiebewijs moet bewaren of omdat u dit verplicht bent op te nemen in de salarisadministratie uit hoofde van de Wet op de loonbelasting 1964. In de sollicitatiefase bent u echter nog geen werkgever, zodat u zich niet op deze wetgeving kunt baseren. Als potentiële werkgever is er dus geen nut of noodzaak om over deze gevoelige informatie te beschikken.[1]
Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens als politieke voorkeuren of informatie over het lidmaatschap van een vakbond. Ook de eerder genoemde geloofsovertuiging is een bijzonder persoonsgegeven. Weet u echter dat ook een foto of video bijzondere persoonsgegevens bevat? Een foto of video zegt namelijk iets over het ras of etnische afkomst van de sollicitant en die informatie is aangeduid als bijzonder. Ook kan iemand bepaalde kleding of accessoires dragen die duiden op een geloofsovertuiging. Het gevolg is dat u deze informatie strikt genomen niet mag verwerken, tenzij daar in de wet een uitzondering voor is gemaakt. Denk maar weer aan de verplichting om een kopie van het legitimatiebewijs te bewaren, die is voorzien van een foto.
Praktische oplossing voor de verwerking van foto- of videomateriaal
Uiteraard gaat voorgaande niet zo ver dat u nooit een videosollicitatie kunt organiseren of dat u direct in overtreding bent wanneer een sollicitant met de beste bedoelingen een foto bij de sollicitatie voegt. Toch brengt het wel spelregels met zich mee. U mag een sollicitant namelijk niet verplichten om een videosollicitatie in te sturen. Blijf daarom altijd ook de mogelijkheid bieden om een brief in te sturen. In dat geval bent u verplicht om uit te leggen dat de ene vorm van solliciteren niet boven de andere gaat en dat er dus nooit nadelige consequenties kunnen kleven aan de keuze voor een type sollicitatie.
Daarnaast doet u er verstandig aan om in het privacy statement een apart onderdeel te wijden aan informatie ten behoeve van sollicitanten. Leg hierin uit dat het niet nodig is om in de sollicitatiebrief of het cv informatie op te nemen als een burgerservicenummer, lidmaatschap van een vakbond of geloofsovertuiging. Ook kunt u opnemen dat het meesturen van een foto niet nodig is. Verwijs vervolgens bij iedere vacature naar uw privacy statement.
Als u gebruik maakt van een invulformulier voor sollicitanten, let dan op de informatie die u opvraagt. Zorg dat hierin niet de schijn wordt gewekt van een verplichte opname van het burgerservicenummer of een verplichte toevoeging van foto- of videomateriaal.
Screening van een sollicitant
Tot zover betreft het slechts de gegevens die de sollicitant zelf bij de sollicitatie voegt. Wellicht vindt er vooraf een screening plaats en is het gewenst om aanvullende informatie te verzamelen. Een dergelijke screening is aan strenge eisen gebonden. Een sollicitant op internet opzoeken is namelijk niet toegestaan, ook niet als u zich beperkt tot zakelijke informatie als verkregen via bijvoorbeeld LinkedIn. Als het noodzakelijk is dat u een sollicitant screent, dan moet u vooraf vastleggen welke informatie relevant is voor de functie, waarom een screening noodzakelijk is en om welke redenen u er een gerechtvaardigd belang bij hebt.
U dient bij de screening altijd uit te gaan van de minst verstrekkende vorm. Als bijvoorbeeld een Verklaring omtrent gedrag (VOG) volstaat, dan mag u de sollicitant daarnaast niet ook nog googelen; een afgegeven VOG sluit uw screening af. Bovendien moet u de sollicitant bij voorbaat informeren over de screening (al in de vacaturetekst) en u dient de resultaten ook weer te delen met de sollicitant. Dit omdat niet alle op internet gevonden informatie waar hoeft te zijn. Medische gegevens kunnen geen onderdeel vormen van deze door de werkgever te verrichten screening. Als medische informatie relevant is voor de functie, dan moet een bedrijfsarts vaststellen of de sollicitant in staat is om de functie uit te oefenen.
Bewaren van sollicitaties
Het kan aantrekkelijk zijn om een ontvangen sollicitatie te bewaren voor je-weet-maar-nooit-momenten, maar dat is niet de insteek van de AVG. De AVG verbiedt het u namelijk om persoonsgegevens langer te bewaren dan strikt noodzakelijk. U mag daarom een sollicitatiebrief en cv doorgaans niet langer bewaren dan tot 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Toch kunt u er een redelijk belang bij hebben om een cv in portefeuille te houden, bijvoorbeeld omdat u op dit moment geen vacature beschikbaar hebt, maar u deze op de korte termijn wel verwacht. In dat geval mag u de sollicitant vragen of u de sollicitatie tot maximaal 12 maanden mag bewaren. Hoort u niets van de sollicitant of weigert hij zijn toestemming? Dan moet de sollicitatiebrief alsnog door de papiervernietiger. Ontvangt u deze toestemming wel, voeg dit dan toe aan het sollicitatiedossier en bewaar de gegevens uitsluitend met dat doel. Is de maximale bewaartermijn voorbij? Dan is er blijkbaar geen noodzaak om nog langer over de gegevens te beschikken en dient u deze alsnog te verwijderen. Legt u daarom een systeem aan waarmee u dergelijke termijnen eenvoudig in het oog houdt.
Tot slot
Er is nog zoveel meer te vertellen over privacy bij sollicitaties, maar dat voert voor dit artikel te ver. Heb ik uw interesse gewekt en wilt u graag meer weten over dit onderwerp. Of loopt u tegen concrete vraagstukken aan en wilt u deze graag eens voorleggen? Neemt u dan contact met mij op.
Melanie Hermes is AVG specialist | advocaat arbeidsrecht | specialist aansprakelijkheid en verzekeringen | trainer verbonden aan Fiscount
[1] Uitzondering geldt wanneer u wilt controleren of de kandidaat onder de doelgroep van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten valt. Om dit bij UWV te kunnen controleren, is namelijk het burgerservicenummer nodig.
