Vakantie lijkt op het eerste gezicht een eenvoudig onderwerp, maar in de praktijk roept het regelmatig complexe vragen op. Een vergeten vervaltermijn, een discussie bij uitdiensttreding of een werknemer die ziek wordt tijdens zijn vakantie? Welke regels gelden precies en waar moeten HR‑professionals op letten? In dit artikel nemen we je mee langs de 5 meest gestelde vragen over vakantie.
1. Moet ik werknemers informeren dat hun wettelijke of bovenwettelijke vakantiedagen vervallen?
Werknemers hebben recht op wettelijke vakantiedagen (4 keer de wekelijkse arbeidsduur) en vaak ook op bovenwettelijke vakantiedagen. Het onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen is belangrijk, omdat er andere termijnen gelden:
- Wettelijke vakantiedagen vervallen 6 maanden na afloop van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd.
- Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren pas na 5 jaar.
Werkgevers hebben een actieve informatieplicht. Je moet werknemers tijdig en duidelijk informeren over:
- Het aantal vakantiedagen.
- Het moment waarop deze vakantiedagen vervallen.
- De mogelijkheid om ze vóór die datum op te nemen.
Als je werknemers niet of onvoldoende informeert, dan vervallen de wettelijke vakantiedagen niet automatisch. Een goede en communicatie is dus essentieel.
2. Wat gebeurt er met vakantiedagen als een werknemer ziek wordt tijdens de vakantie?
Meldt een werknemer zich ziek tijdens zijn vakantie? Dan tellen deze dagen in principe niet als vakantiedagen, je boekt de dagen af als ziektedagen. Voorwaarde is wel dat de werknemer zich tijdig en correct ziek meldt volgens de binnen jouw organisatie geldende regels.
Heeft een werknemer zich niet (of te laat) ziekgemeld? Dan mag je de ziektedagen wél als vakantiedagen aanmerken. Duidelijke afspraken over de wijze van ziekmelden, ook tijdens vakanties, zijn daarom belangrijk. Zorg dat je werknemers weten wat er van hen wordt verwacht bij ziekte tijdens vakantie.
Je mag de vakantiedagen niet zomaar afschrijven. Een werknemer moet expliciet instemmen met het afboeken van vakantiedagen wanneer hij ziek wordt nadat zijn vakantie is vastgesteld. Het is niet genoeg dat een werknemer nadat zijn vakantie is vastgesteld en voordat hij op vakantie gaat, aan de bedrijfsarts, zijn leidinggevende of de werkgever kenbaar maakt dat hij nog met vakantie wil gaan.
3. Hoe boek je vakantiedagen af bij een zieke werknemer?
Wordt een werknemer ziek vóór een geplande vakantie? Dan mag je alleen vakantiedagen afboeken als de werknemer uitdrukkelijk akkoord gaat. Zonder dat akkoord mag je geen vakantiedagen afboeken. De werknemer moet dan gewoon verder meewerken aan zijn re-integratie.
4. Mag je werknemers verplichten om vakantie op te nemen?
In bepaalde situaties mag je werknemers verplichten vakantie op te nemen, bijvoorbeeld bij een collectieve bedrijfssluiting in de zomer of rond de feestdagen.
Voorwaarde is wel dat je dit vooraf duidelijk vastlegt, bijvoorbeeld in een personeelshandboek na instemming van de ondernemingsraad. Ontbreken zulke afspraken, dan kun je werknemers niet zomaar verplichten vakantie op te nemen.
5. Bouwt een werknemer vakantiedagen op tijdens zwangerschaps‑ en ouderschapsverlof?
Ja! Tijdens zwangerschaps‑ en bevallingsverlof en tijdens betaald ouderschapsverlof bouwt een werknemer volledig vakantiedagen op. Tijdens onbetaald ouderschapsverlof bouwt een werknemer geen vakantiedagen op.
Vragen of hulp nodig?
Heb je vragen over vakantiedagen? Plan een gratis digitaal kopje koffie in, mail ons op taxandlegal_nl@sdworx.com of bel naar +31 (0)76 750 1350.
Fleur van Gisbergen, Legal Consultant
Fleur van Gisbergen is één van de arbeidsjuristen binnen het Tax & Legal team van SD Worx.
