Aan de werkkostenregeling (WKR) kan een gerichte vrijstelling voor bestuurdersaansprakelijkheidsverzekeringen worden toegevoegd en de vrijstelling voor korting op branche-eigen producten kan worden geschrapt.
Een verhoging van de vrije ruimte verlaagt waarschijnlijk de doelmatigheid, de effecten van een verlaging van de vrije ruimte zijn onzeker. Dat staat in het onderzoek ‘Loont de werkkostenregeling, evaluatie werkkostenregeling 2019-2024‘.
Loonbegrip niet aanpassen
Uit deze evaluatie blijkt geen aanleiding om het loonbegrip aan te passen. Het uitgangspunt dat alles loon is, wordt als duidelijk ervaren.
Er is verder geen brede behoefte aan een algehele vrijstelling voor vergoedingen die naar maatschappelijke beleving niet als beloningsvoordeel worden ervaren als aanvulling op of vervanging van de vrije ruimte. De ervaringen met het systeem van vergoedingen en verstrekkingen voorafgaand aan de WKR zijn niet positief op dit punt.
Wel komt uit de evaluatie naar voren dat een vrijstelling voor beroepskosten zoals bestuurdersaansprakelijkheidsverzekeringen nu ontbreekt.
Twee alternatieven voor WKR
Er zijn twee alternatieven voor de WKR:
- de aanpassing van het loonbegrip; en
- het overhevelen van gerichte vrijstellingen naar artikel 11-vrijstellingen.
De aanpassing van het loonbegrip zodat alle vergoedingen waar nu de WKR van op toepassing is, buiten het loonbegrip vallen, lijkt op het systeem dat voor de WKR in werking was. De complexiteit en administratieve lasten hiervan waren hoog. Daarnaast zou de vrije ruimte wel binnen de WKR moeten, waardoor men twee systemen krijgt.
Gerichte vrijstellingen kunnen ook als artikel 11-vrijstelling worden vormgegeven maar dit leidt vooral tot een verschuiving van posten zonder dat daar een fundamentele efficiëntieverbetering in zou zitten.
Gewend aan WKR
Hierbij speelt ook dat werkgevers en andere betrokkenen na ongeveer 15 jaar wel gewend zijn aan de WKR, en dat een alternatief systeem grote transitiekosten met zich mee zou brengen, zonder duidelijke meerwaarde.
Systematiek en waarderingsmethoden in andere landen
Nederland verschilt met name van de onderzochte landen in het systeem van aanwijzen van eindheffingsloon en de vrije ruimte. Het VK heeft mogelijkheden om al vastgestelde sectorspecifieke forfaits te hanteren. Duitsland heeft een beperkte lijst aan vrijgestelde kostensoorten en kent geen open norm. Nederland, België en het VK hanteren wel open normen. Alle landen kennen voorwaarden die de noodzakelijkheid en zakelijkheid van de kosten beogen te waarborgen.
Vrije ruimte
Het bedrag dat de werkgever onbelast mag besteden, is de vrije ruimte. In 2025 is de vrije ruimte over het fiscale loon tot en met € 400.000 2,00%. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte in 2025 1,18%.
Afschaffing hoge percentage in 1e schijf vrije ruimte
Het hogere percentage in de eerste schijf van de vrije ruimte kan worden afgeschaft omdat dit ondoelmatig is in het ondersteunen van het mkb. Het voordeel komt namelijk bij alle werkgevers terecht en niet bij het mkb. Voor het kleine mkb levert het hogere percentage een aanzienlijke ondersteuning, voor het grotere mkb is het effect ook al beperkt. Een alternatieve vormgeving waarbij voor werkgevers onder een bepaalde loonsomgrens er een tweeschijvenstelsel is en voor werkgevers met een hogere loonsom maar één schijf, is waarschijnlijk lastig te rijmen met de EU-staatssteunregels.
Kleine werkgevers geraakt
De afschaffing van het hoge percentage in de eerste schijf van de vrije ruimte raakt kleinere werkgevers relatief zwaarder dan grotere werkgevers. Elke werkgever met een loonsom van 400 duizend euro of hoger heeft een voordeel van 3.280 euro vanwege het hogere percentage in de eerste schijf. Voor het kleine mkb met een loonsom van 400.000 euro en een beperkt aantal medewerkers is dit een aanzienlijk bedrag per medewerker (656 euro bij 5 werknemers).
Voor het kleine mkb is er na afschaffing van het hoge tarief dus per werknemer relatief minder vrije ruimte beschikbaar, voor grotere werkgevers is dit effect kleiner. Een groot deel van de bedrijven in het mkb met een loonsom tot 400 duizend euro profiteert echter niet volledig van het tweeschijvenstelsel omdat ze de vrije ruimte niet volledig gebruiken.
Verhoging vrije ruimte
Een verhoging van de vrije ruimte zou de doelmatigheid verminderen omdat het de doeltreffendheid waarschijnlijk niet verbetert, de budgettaire lasten toenemen en de opbrengsten van de eindheffing zouden afnemen.
Een verhoging van de gehele vrije ruimte als compensatie voor de afschaffing van het hogere tarief in de eerste schijf kan wel doelmatig zijn omdat het een andere ondoelmatigheid (en beperkte doeltreffendheid) corrigeert.
Aanwijzen blijft noodzakelijk
Aanwijzen als eindheffingsloon blijft noodzakelijk gezien het keuzerecht van de werkgever.
De werkgever maakt de keuze om iets als werknemersloon of als eindheffingsloon te behandelen. Een vorm van aanwijzen is daarvoor nodig. De wijziging dat wanneer een vergoeding gericht wordt vrijgesteld, aanwijzen wordt aangenomen, is positief geweest.
Verduidelijking in Handboek Loonheffingen
Om aanwijzen te verduidelijken kan de Belastingdienst in het Handboek Loonheffingen paragraaf 10.1.3 een aantal voorbeelden geven over hoe aanwijzen geregeld kan worden om werkgevers meer juridische houvast te geven. De vormvrijheid hiervan ervaren veel werkgevers en andere betrokken als een groot knelpunt van de WKR.
Gebruikelijkheidscriterium
Het gebruikelijkheidscriterium is complex om uit te voeren voor de Belastingdienst, een inflatiecorrectie van de doelmatigheidsgrens komt hierin tegemoet.
Doordat de doelmatigheidsgrens van 2.400 euro sinds 2014 niet voor inflatie is gecorrigeerd, is de Belastingdienst in feite strenger geworden met de toetsing van het gebruikelijkheidscriterium, omdat minder vergoedingen per definitie als gebruikelijk worden gezien en daarmee vergroot men de scope voor mogelijk onderzoek.
Inflatiecorrectie
De onderzoekers stellen een inflatiecorrectie voor om de scope weer te verkleinen. Dit zal waarschijnlijk ook tot minder uitvoeringslasten leiden voor de Belastingdienst.
Eindheffing van 80 procent
Het percentage eindheffing van 80 procent is niet volledig onderbouwd en mogelijk niet meer actueel.
Bij een herziening van het percentage eindheffing moet je er ook rekening mee houden dat het percentage van 80 procent relatief voordelig is voor hogere inkomens, en dit zijn ook de inkomensgroepen waarvoor de vrije ruimte het meest wordt gebruikt.
Er zijn werkgevers die vanuit dit tariefvoordeel vergoeden en het zijn vooral de vergoedingen in deze categorie die het gebruikelijkheidscriterium raken. Bij een hoger percentage eindheffing neemt dit relatieve voordeel af voor werkgevers, waardoor werkgevers minder vergoedingen zullen verstrekken. Een vermindering daarvan zou de uitvoeringslast voor de Belastingdienst ook verminderen.
Gerichte vrijstelling voor beroepskosten
De vergoeding of verstrekking van beroepskosten zoals bestuurdersaansprakelijkheidsverzekeringen kunnen als gerichte vrijstelling worden opgenomen. Dit is een voordeel binnen de dienstbetrekking, maar dit wordt niet als loon ervaren. Omdat het gaat om aanzienlijke bedragen en de kosten bijdragen aan de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, is de vrije ruimte minder geschikt hiervoor. Het invoeren van een gerichte vrijstelling hiervoor is te overwegen.
Vrijstelling korting op branche-eigen producten afschaffen
De gerichte vrijstelling voor korting op branche-eigen producten is ondoelmatig en kan worden geschrapt. De vrije ruimte biedt werkgevers de gelegenheid om korting op branche-eigen producten alsnog onbelast te faciliteren. Gezien het beperkte gebruik hiervan is de impact van het afschaffen van de gerichte vrijstelling beperkt.
Vrijstelling beroepsregister niet doeltreffend
De vrijstelling voor het beroepsregister is niet doeltreffend om het inschrijven in het beroepsregister te stimuleren voor beroepsgroepen waar dit verplicht is. Dit is niet additioneel en daarmee niet doelmatig. Een ondoelmatige vrijstelling kan worden geschrapt, maar een alternatief is om het doel anders te formuleren: “de kosten voor een beroepsregister niet meer ten laste van de vrije ruimte te laten komen om zo werknemers waarbij inschrijving in het beroepsregister een vereiste is niet te benadelen.”
Op deze manier lijkt de vrijstelling meer op de VOG-vrijstelling en zou het oordeel wel ‘doeltreffend’ zijn. Daarbij moet de wetgever wel duidelijk maken wanneer sprake is van een kwalificerend beroepsregister, omdat dit in de praktijk lastig te beoordelen is.
Arbovrijstelling complex
De arbovrijstelling is complex vanwege haar koppeling aan de Arbowet. Dit wordt als één van de meest complexe gerichte vrijstellingen ervaren, omdat de reikwijdte volgt uit de Arbowet, maar dat er wel verschil zit tussen wat de Arbowet voorschrijft en waar de gerichte vrijstelling volgt.
Deze evaluatie beveelt ook geen uitbreiding van de arbovrijstelling aan. De bredere discussie die leeft rondom het bevorderen van gezonde maaltijden zien de onderzoekers ook niet als aanleiding om de arbovrijstelling hierop aan te passen. De Arbowet is het aangewezen kader om deze discussie te voeren.
Samenloop reiskosten- en thuiswerkvergoeding
De samenloop van een reiskosten- en thuiswerkvergoeding op één dag is nu niet toegestaan en vanuit complexiteitsreductie en het hoofddoel van de WKR is het toestaan hiervan wel aan te bevelen.
Uit de evaluatie van de reiskostenvergoeding blijkt dat het niet mogen samengaan van deze vergoedingen een knelpunt is voor werknemers die op een werkdag zowel thuis als op kantoor werken. Deze werknemers en hun werkgevers ervaren hierdoor complexiteit en de evaluatie stelt dat dit het buiten de spits reizen ontmoedigt.
Uit het oogpunt van doelmatigheid en administratieve lastenverlichting is te overwegen om de volledige thuiswerk- en reiskostenvergoeding te geven bij een gemengde werkdag. Dat voorkomt ook terughoudendheid bij werkgevers uit angst dat zij de samenloop op een onjuiste manier uitvoeren.
Thuiswerkvergoeding omhoog
De maximaal onbelast te vergoeden thuiswerkkosten zijn vijf cent lager dan de werkelijke kosten volgens het Nibud. Volgens het Nibud zijn de gemiddelde kosten van thuiswerken 2,45 euro per dag en de onbelaste vergoeding is 2,40 euro per dag. In lijn hiermee kan de maximaal onbelaste thuiswerkvergoeding worden verhoogd naar 2,45 euro. Voor de werknemer maakt dit op jaarbasis weinig verschil, namelijk 7,20 euro voor iemand die drie dagen per week thuiswerkt en vier weken vakantie heeft.
Verhuiskostenvergoeding
De maximaal onbelast te vergoeden verhuiskostenvergoeding lijkt ook passend. De maximale verhuiskostenvergoeding in 2024 is 7.750 euro exclusief een vergoeding voor de werkelijke kosten van het overbrengen van de inboedel. Uit cijfers van een grote werkgever blijkt dat de gemiddelde vergoeding tussen de 6.200 en 6.400 euro ligt, het maximum is niet bekend. De maximale vergoeding ligt dus 20 procent boven dit gemiddelde, wat aanwijst dat het ruimte biedt aan realistische verhuiskostenvergoedingen.
De waarderingsforfaits weerspiegelen niet altijd de werkelijke kosten en dat is de bedoeling van de waarderingsforfaits. Het forfait voor maaltijden ligt lager dan de gebruikelijke bedragen.
dat de waarderingsforfaits voor maaltijden aan de lage kant zijn en stellen dat een daadwerkelijke benadering van waarde in economisch verkeer gepaster is. Dit gaat echter tegen het principe van administratieve lastenverlichting in, omdat de waardering wat dan de economische waarde is, dan complexer is dan toepassing van het forfait en ook kan leiden tot meer discussie. Door dit met een forfait te waarderen is die discussie uitgesloten.
Twaalf aanbevelingen
Ten aanzien van de WKR volgen uit deze evaluatie de volgende aanbevelingen:
- De eerste schijf van de vrije ruimte afschaffen, omdat deze ondoelmatig is en het voordeel ook bij niet-mkb terechtkomt.
- De vrijstelling voor korting op branche-eigen producten afschaffen. Deze dient geen maatschappelijk doel meer en is ook in de vrije ruimte te vergoeden.
- De voorwaarden van de vrijstelling voor inschrijving in het beroepsregister verduidelijken en de doelstelling aanpassen naar “de kosten voor een beroepsregister niet meer ten laste van de vrije ruimte te laten komen om zo werknemers waarbij inschrijving in het beroepsregister een vereiste is niet te benadelen”.
- Een gerichte vrijstelling voor beroepskosten zoals bestuurdersaansprakelijkheidsverzekeringen invoeren en beroepskosten duidelijk definiëren.
- De diensttijdvrijstelling in artikel 11 afschaffen.
- In het Handboek Loonheffingen een aantal voorbeelden geven over hoe aanwijzen geregeld kan worden om werkgevers meer juridische houvast te geven.
- Inflatie-indexatie toepassen op de doelmatigheidsgrens van 2.400 euro in het gebruikelijkheidscriterium. Door geen rekening met inflatie te houden is deze grens gaandeweg strenger geworden. Daar lijkt geen aanleiding toe.
- Samenloop van de reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding toestaan.
- De maximale thuiswerkvergoeding van 2,40 euro naar 2,45 euro verhogen om aan te sluiten bij de inschatting van werkelijke kosten door het Nibud.
- Zeer terughoudend zijn in het gebruik van de WKR voor het bereiken van aanvullende beleidsdoelstellingen.
- Het eindheffingstarief duidelijker onderbouwen en indien nodig aanpassen om de actuele gemiddelde marginale druk te weerspiegelen.
- De bekendheid met de WKR via verbeterde informatieverstrekking verhogen, bijvoorbeeld via één centraal en duidelijk vindbaar platform met visuele stroomschema’s en praktische hulpmiddelen.
Loont de werkkostenregeling, evaluatie werkkostenregeling 2019-2024
