Gebruikelijk wil zeggen dat deze vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet meer dan 30 procent mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Dit is de gebruikelijkheidstoets.
In deze handreiking wordt hierna alleen het woord ‘vergoedingen’ gebruikt. Voor verstrekkingen en terbeschikkingstellingen geldt hetzelfde.
Vergelijkbare omstandigheden
De gebruikelijkheidstoets houdt in dat het gebruikelijk moet zijn dat een werknemer vergoedingen van een bepaalde omvang als eindheffingsloon krijgt. De werkgever neemt de loonbelasting/premie volksverzekeringen dan via de eindheffing voor zijn rekening. Hierbij kijk je naar wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.
Vergelijkbare omstandigheden kunnen zijn:
- andere werknemers van dezelfde werkgever;
- collega’s van de werknemer in dezelfde functiecategorie;
- werknemers van andere werkgevers.
Aandachtspunten
Of het gebruikelijk is om een vergoeding aan te wijzen als eindheffingsloon, kijk je in elk geval naar:
- de soort vergoedingen;
- de hoogte van de vergoedingen;
- wie de vergoedingen krijgen;
- de vraag of tariefsvoordeel een doorslaggevende rol speelt bij de aanwijzing als eindheffingsloon.
Maximaal € 2.400 per persoon per jaar
Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar, vindt de Belastingdienst gebruikelijk. De afwijking van 30 procent geldt niet voor dit bedrag.
Let op: je moet wel nagaan of het redelijk is om € 2.400 aan te wijzen als eindheffingsloon. Dit bedrag is niet redelijk voor bijvoorbeeld stagiairs en werknemers met een loon dat lager is dan het minimumloon.
Wat te doen bij twijfel?
Als je twijfelt of je voldoet aan de gebruikelijkheidstoets, doe je het volgende:
Je beoordeelt de aanwijzing als eindheffingsloon van iedere vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling op gebruikelijkheid. Kijk bij de toets in ieder geval naar de vier voornoemde (aandachts)punten’.
Je beoordeelt in de loop van het kalenderjaar het totaal van alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Als dit in totaal meer dan 30 procent ongebruikelijk is, is het bedrag boven de 30%-grens loon van de werknemer. Dat kan dus ook al bij de eerste vergoeding het geval zijn.
Bewijslast Belastingdienst
Als de Belastingdienst vindt dat de aanwijzing als eindheffingsloon van de vergoeding ongebruikelijk is, moet de Belastingdienst dat aantonen. Je kunt dan toelichten waarom de aanwijzing als eindheffingsloon toch gebruikelijk is.
Voorbeeld 1. Bonus € 1.000
Een werknemer ontvangt een bonus van € 1.000. Mag een werkgever deze aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte? De werknemer is geen stagiair en hij verdient meer dan het wettelijk minimumloon.
Een werkgever mag een bonus aanwijzen als eindheffingsloon. Hij moet wel rekening houden met de gebruikelijkheidstoets.
De Belastingdienst vindt vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal
€ 2.400 per persoon per jaar gebruikelijk. Als de werknemer hieraan voldoet, mag de werkgever de bonus van € 1.000 aanwijzen als eindheffingsloon.
Voorbeeld 2. Bonus € 6.000
Een aantal werknemers ontvangen een bonus van € 6.000. Mag een werkgever deze aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte? De werknemers zijn geen stagiairs en verdienen meer dan het wettelijk minimumloon.
De bonus bedraagt meer dan € 2.400. De werkgever mag de bonus van € 6.000 toch aanwijzen als eindheffingsloon, als dit gebruikelijk is. Dit kan zo zijn als het in de cao is aangewezen als eindheffingsloon, of als het in de branche gebruikelijk is om voor een bepaalde functiegroep zo’n bonus als eindheffingsloon aan te wijzen.
Meer voorbeelden lees je in hoofdstuk 4.2 Loon van het Handboek Loonheffingen.
Bron: Forum Salaris
Bonus onbelast geven onder werkkostenregeling: hoe doe je dat?
